高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用

孫桂艷

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?在當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，各類信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用，也為高校檔案管理工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。在信息化時(shí)代下高效的檔案管理工作效率與質(zhì)量不斷提高，但是也面臨著眾多的管理問(wèn)題，必須滿足時(shí)代的多元化發(fā)展需求，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行有效的改善與創(chuàng)新，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際需求，切實(shí)提高管理效率。在此背景下，簡(jiǎn)要分析如何在高校檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，并提出具體的應(yīng)用策略，希冀有效提高高校檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?信息化環(huán)境;檔案管理;信息化技術(shù)

[中圖分類號(hào)] ?G712 ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603（2018）26-0167-01

近幾年，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，高校檔案管理信息化建設(shè)也成為高校檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。在高校檔案管理工作中，應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠滿足高校日漸增長(zhǎng)的多元化需求，切實(shí)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，在檔案管理信息化建設(shè)中，也應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理手段。

一、信息技術(shù)對(duì)于高校檔案管理工作的影響

當(dāng)前我國(guó)大部分高校能夠結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建較為科學(xué)完善的檔案信息化管理體系，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。信息環(huán)境下，應(yīng)用信息技術(shù)能夠促進(jìn)高校檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化、電子化、規(guī)范化、數(shù)字化發(fā)展，也為檔案管理工作提供了科學(xué)合理的信息服務(wù)支持。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)后，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢，無(wú)論是時(shí)間與空間，都展示出前所未有的便捷化優(yōu)勢(shì)。在檔案信息查詢過(guò)程中，檔案管理人員可以選用分類查詢、關(guān)鍵詞查詢、組合查詢等多元化方法及時(shí)有效地檢索出檔案信息，能夠減輕工作壓力，切實(shí)提高服務(wù)效率。傳統(tǒng)檔案信息查閱方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力容易出現(xiàn)人為失誤，應(yīng)用信息技術(shù)可以借助計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢與使用。檔案管理人員也可以根據(jù)記錄信息，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的控制，防止出現(xiàn)信息人為流失現(xiàn)象。

二、高校檔案管理工作信息化技術(shù)的應(yīng)用策略

（一）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，設(shè)置規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

高校開(kāi)展檔案管理工作信息化建設(shè)，但是卻并未形成完善的統(tǒng)一機(jī)制與管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重制約著高校各項(xiàng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，也無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。尤其是在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范、軟件設(shè)施的選用中，缺乏科學(xué)有效的監(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理工作分散。所以，高校必須改進(jìn)檔案管理體制，構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的一體化、規(guī)范化管理，符合信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提高信息服務(wù)水平，能夠緊密結(jié)合國(guó)家在檔案管理方面頒布的規(guī)章制度，制定統(tǒng)一的信息化使用標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)性。

（二）加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)力度

在信息時(shí)代下，高校檔案管理人員必須提高自身的綜合素養(yǎng)，高校檔案人員的綜合素質(zhì)決定著檔案管理工作的信息化建設(shè)程度。所以必須加強(qiáng)定期的引導(dǎo)與培訓(xùn)，切實(shí)提高高校檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，使其具備良好的職業(yè)道德，能夠滿足各項(xiàng)管理的多元化需求。檔案管理人員在日常工作中能夠自主學(xué)習(xí)，并且積極踴躍地參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握先進(jìn)的信息操作技術(shù)，熟練地應(yīng)用各類軟件與系統(tǒng)，加大檔案的信息化處理力度，具備較強(qiáng)的檔案學(xué)理論知識(shí)與實(shí)踐能力以及信息文化素養(yǎng)，在實(shí)踐工作中進(jìn)行高效管理。

（三）加快高校檔案信息系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)安全

我國(guó)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，雖然促進(jìn)了高校檔案管理工作的可持續(xù)創(chuàng)新，但是高校檔案管理過(guò)程中，也必須充分重視系統(tǒng)數(shù)字資源的有效建設(shè)。能夠有效應(yīng)用現(xiàn)代化資源，確保以數(shù)字資源的形式，有效支持、促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。我國(guó)高校檔案管理信息化發(fā)展起步緩慢，大部分圖紙與文檔、影像資料仍然采用傳統(tǒng)落后的管理方法，增加了師生的查閱難度，也不利于日后的保管與分類。所以，在高校檔案管理工作中，高校必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)n案信息向數(shù)字化有效轉(zhuǎn)換，增加人力、物力、財(cái)力的投入，切實(shí)保障高校檔案管理工作能夠?yàn)楦咝＝逃虒W(xué)、管理、科研等進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)支撐。由于高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜多樣，也存在各類危險(xiǎn)因素，可能會(huì)對(duì)高效數(shù)據(jù)檔案信息產(chǎn)生威脅。高校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須采取有效的安全防護(hù)措施，可以安裝殺毒軟件或者設(shè)置防火墻等，切實(shí)提高高校檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)水平，確保各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的安全性。

綜上所述，我們能夠看出，隨著我國(guó)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高效開(kāi)展檔案管理工作也必須有效融入信息化技術(shù)，能夠與時(shí)俱進(jìn)地革新工作觀念，創(chuàng)新工作方法，進(jìn)一步加大信息化技術(shù)的研究應(yīng)用力度，充分重視高校檔案管理工作的重要性。定期培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，有助于促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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