淺談城鄉(xiāng)普查檔案數(shù)字化管理

任淑清

摘 要：普查檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展需要，也是在信息時代社會對普查檔案提出了新要求。檔案數(shù)字化管理對提高檔案管理工作職能，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢起到促進(jìn)作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)高速發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為普查檔案數(shù)字化建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障措施。本論文普查檔案數(shù)字化管理的特征、普查檔案數(shù)字化管理的弊端、普查檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢進(jìn)行闡述普查檔案數(shù)字化管理，希望為研究檔案數(shù)字化管理的專家和學(xué)者提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：普查檔案；數(shù)字化管理；研究

文章編號：1004-7026（2018）04-0114-01 中國圖書分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 普查檔案數(shù)字化管理的特征

1.1 檔案管理內(nèi)容發(fā)生變化

傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)形式、照片、影像資料等進(jìn)行管理，現(xiàn)在檔案管理都是電子形式，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行存儲，現(xiàn)在科技水平引入到檔案管理中，促使管理檔案內(nèi)容的形式發(fā)生了變化，這也是社會發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理的數(shù)據(jù)不容易修改，資料真實性強，現(xiàn)代檔案管理形式方便、快捷，具有一定的應(yīng)用價值，也是現(xiàn)代檔案管理的趨勢。

1.2 檔案管理方法更加先進(jìn)

現(xiàn)代檔案管理都依靠檔案管理信息系統(tǒng)，檔案的電子資料都在管理信息系統(tǒng)上，查閱等操作都可以在電腦中完成，非常方便快捷，提高了其工作的效率。傳統(tǒng)的檔案根據(jù)一定規(guī)則進(jìn)行分類，每個檔案都有一定的編號，需要查閱檔案的時候，檔案管理人員需要根據(jù)編號在架子上或柜里進(jìn)行查找，查找時候比較麻煩，一旦由于工作的疏忽，檔案放錯位置，給查找?guī)硪欢ǖ谋锥?，因此檔案數(shù)字化管理對提高工作效率，完善檔案管理職能起到重要作用。

1.3 檔案管理目的更加多元化

傳統(tǒng)的檔案基本都是紙質(zhì)形式，這給檔案的調(diào)走，資源共享等方面帶來一定的困難?，F(xiàn)在社會不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理的種類不斷變化，管理的方式不變化是不適合現(xiàn)代檔案管理目的多元化的需求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，科技水平不斷進(jìn)步，需要把現(xiàn)代科技手段利用到檔案管理中，提高檔案管理的效率，滿足檔案管理多元化發(fā)展的需求。數(shù)字化檔案的應(yīng)用，對提高普查檔案的信息共享，資源合理分配等方面都起到重要作用，必須科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，體現(xiàn)出檔案管理目的更加多元化。

2 普查檔案數(shù)字化管理的弊端

2.1 檔案數(shù)字化管理還處于不斷摸索前進(jìn)的時期

現(xiàn)在我國檔案管理基本采用數(shù)字化形式和紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，現(xiàn)在檔案數(shù)字化管理還在摸索階段，在實際應(yīng)用過程中，需要不斷提高其技術(shù)水平，完善數(shù)字化檔案管理的職能，提高其檔案數(shù)字化管理的過程。信息技術(shù)在不斷發(fā)展與完善，提高其信息技術(shù)水平，促使數(shù)字化檔案在更改的過程中，不留下任何痕跡，使其應(yīng)用存在一定的風(fēng)險意識。

2.2 管理軟件不相同，導(dǎo)致各部門之間的文件、資料等無法實現(xiàn)共享

現(xiàn)在檔案數(shù)字化進(jìn)程存在一定的差別，各個行業(yè)領(lǐng)域中使用的檔案數(shù)字化管理軟件不同，這給信息共享帶來一定的弊端，檔案數(shù)字化過程中，必須統(tǒng)一檔案管理的應(yīng)用軟件，這是檔案管理信息共享的基礎(chǔ)，必須讓信息資源共享，這是普查檔案管理的關(guān)鍵，普查檔案中的數(shù)據(jù)都是各個領(lǐng)域中的基本應(yīng)用數(shù)據(jù)，對促進(jìn)其它行業(yè)的發(fā)展起到重要作用，現(xiàn)在需要檔案管理建立相應(yīng)的制度，開發(fā)各個部門統(tǒng)一的普查檔案管理軟件，讓普查檔案中重要的數(shù)據(jù)能為其它行業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

3 普查檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

3.1 檔案數(shù)字化管理不受時間和空間的限制

數(shù)字化檔案是電子檔案，我們個人可以登錄檔案管理平臺，可以在計算機中進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷的查找個人檔案。傳統(tǒng)的檔案需要到專門的機構(gòu)去查找，根據(jù)用戶識別碼，檔案管理人員給你找，但這種紙質(zhì)檔案是最原始的檔案，紙質(zhì)檔案不容易被更改，其真實性強，現(xiàn)在有很多檔案都是有電子檔案與紙質(zhì)檔案，比如學(xué)生的學(xué)籍檔案，高校基本都是兩種形式都保存，這也是數(shù)字化檔案管理沒有完全取代傳統(tǒng)檔案管理模式的根本因素。

3.2 檔案數(shù)字化管理更加方便、快捷

檔案數(shù)字化就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，對普查檔案進(jìn)行科學(xué)管理。檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的需要，現(xiàn)在信息時代，用戶的需求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理方法不適合現(xiàn)代用戶的需要，現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)對檔案的分類更加科學(xué)，能滿足用戶在家就可以查找檔案的需求，電子檔案的應(yīng)用符合現(xiàn)代用戶的需要讓用戶更加方便快捷。

參考文獻(xiàn)：

[1]張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端[J].黑龍江科技信息，2009（04）.

[2]張洪嬋.電子文件真實性的保護[J].黑龍江檔案，2014（03）.