淺談農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理

李慶凱 田甜 馮川

[摘 要]自2010年新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級工程啟動以來，廣大農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)水平得到了顯著增強，供電能力和供電可靠性不斷提升。同時由于農(nóng)網(wǎng)改造升級工程項目多、投資額大，工程檔案在農(nóng)網(wǎng)建設(shè)管理中的重要作用也體現(xiàn)的得日益明顯。工程檔案不僅可以真實記錄和客觀反映工程實施全過程，更是對工程稽查、審計、監(jiān)督、管理和驗收的重要憑據(jù)。2016年以來，國網(wǎng)大連供電公司加大了農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理工作的力度，細化并規(guī)范了農(nóng)網(wǎng)改造升級工程的檔案管理。

[關(guān)鍵詞]工程檔案管理；改造升級；農(nóng)網(wǎng)建設(shè)

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A

1 農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的重要性

農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案內(nèi)容，是指項目前期提出到建成投產(chǎn)全過程中應(yīng)歸檔保存的全部文件材料，包括項目可研批復(fù)、勘測設(shè)計、招標管理、物資供應(yīng)、施工監(jiān)理、竣工驗收等資料。根據(jù)國家能源局《農(nóng)村電網(wǎng)改造升級工程驗收指南》中提到的“總體工程驗收采用資料審查與現(xiàn)場驗收相結(jié)合的方法，驗收工作組對項目法人提交的資料進行審查，審查資料是否齊全完整，資料內(nèi)容是否真實等”文字，充分體現(xiàn)了工程檔案在項目驗收管理中的重要性。此外，檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有十分重要的作用，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。

2 做好專項管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

目前，農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理鏈條較長，檔案分散掌握在管理者、技術(shù)人員和施工人員等手中，易出現(xiàn)檔案管理職責(zé)不清晰、歸檔范圍不明確、歸檔資料不規(guī)范等問題。國網(wǎng)大連供電公司積極建立健全農(nóng)網(wǎng)改造升級工程領(lǐng)導(dǎo)組，工程管理各部門加強協(xié)同，密切配合，共同推進檔案管理工作。

一是成立專門的檔案管理工作小組，構(gòu)建檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確人員工作職責(zé)和分工安排，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

二是從工程立項開始開展全過程檔案管理，指定專人從工程前期開始全過程負責(zé)做好文件、圖紙、數(shù)據(jù)、影像記錄等資料的收集、管理工作，做到檔案閉環(huán)管理，明確崗位管理責(zé)任，按照工作完成進度和質(zhì)量進行考核。譬如一份施工記錄的形成、簽字、收集和整理，一份設(shè)備圖紙或說明書的收集、歸檔等，相關(guān)人員各負其責(zé)，增加責(zé)任意識，積極提高檔案質(zhì)量和管理效率。

3 加強檔案管理制度的建設(shè)

近年來隨著工程管理的日益規(guī)范，省內(nèi)各相關(guān)單位都建立了農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的相關(guān)制度，對檔案提交和管理責(zé)任也做出了規(guī)定。但實際工作中，部分制度的可操作性不強，各管理制度相互沖突，檔案管理需要進一步精細化。國網(wǎng)大連供電公司在農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理的制度上進行了細化。

一是制定公司工程檔案標準化管理手冊，并根據(jù)工作實踐定期修訂檔案整理、移交、驗收和保管的相關(guān)制度，確保順利開展，大連供電公司一年內(nèi)連續(xù)下發(fā)兩次關(guān)于農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的文件《國網(wǎng)大連供電公司關(guān)于印發(fā)農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案管理的指導(dǎo)》和《關(guān)于進一步明確國網(wǎng)大連供電公司檔案管理職能的通知》。通過這兩份文件的下發(fā)，使得農(nóng)網(wǎng)工程檔案的管理有了更確切的依據(jù)，細化了流程，明確了職責(zé)分工。

二是實行全市農(nóng)網(wǎng)改造升級檔案統(tǒng)一管理，各縣（區(qū)）公司對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。

三是定期組織有關(guān)參建單位人員參加農(nóng)網(wǎng)改造升級工程推進協(xié)調(diào)會議，通報各單位負責(zé)的工程進度和檔案歸檔進度，研究檔案管理工作需要協(xié)調(diào)解決的重要問題，提出下一步工作要求。

4 加大專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)考核

農(nóng)網(wǎng)改造升級檔案管理工作面寬、數(shù)量大、頭緒多，公司層面特別強調(diào)各參建單位要“協(xié)同作戰(zhàn)”，共同做好檔案管理工作。同時，國網(wǎng)大連供電公司加大了對農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理的專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)考核。

一是定期開展檔案管理集中培訓(xùn)。國網(wǎng)大連供電公司多次邀請省公司專家到公司授課。在培訓(xùn)過程中，各單位管理人員積極學(xué)習(xí)各兄弟單位的先進管理經(jīng)驗，各兼職檔案員注重自身業(yè)務(wù)水平的提高。

二是加強與檔案管理部門、各參建單位的溝通和交流，積極宣貫檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及工程資料形成業(yè)務(wù)規(guī)范，使項目管理人員、一線的施工、監(jiān)理人員，熟悉規(guī)范規(guī)章，使檔案的形成、整理、移交、歸檔工作有據(jù)可依，有標準可執(zhí)行。

三是在工程立項、開工等關(guān)鍵節(jié)點進行檔案督查，力促在文件材料和案卷的形成環(huán)節(jié)就能緊靠標準，規(guī)范地進行收集整理工作，盡量避免竣工后再去整改不規(guī)范的檔案資料。

四是不斷加大對各個施工單位的考核力度。項目建設(shè)單位在簽訂合同時，在合同內(nèi)容中明確項目檔案的整理要求，各參建單位形成的材料，由形成單位負責(zé)整理好，向建設(shè)單位檔案部門移交，并把檔案工作進度與整體工程完成進度進行掛鉤，督促其嚴格按照建設(shè)單位的要求及時完成檔案管理的各階段性目標任務(wù)。

5 組織檔案交叉評比，共同學(xué)習(xí)進步

農(nóng)網(wǎng)工程歸檔資料，總類冗雜。歸檔內(nèi)容復(fù)雜，工作任務(wù)繁重，再加上各單位的檔案員業(yè)務(wù)水平參差不齊。導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量不高，規(guī)范性較差。為了提高業(yè)務(wù)水平，調(diào)動基層單位的積極性。國網(wǎng)大連供電公司組織“兩年攻堅戰(zhàn)”農(nóng)網(wǎng)工程檔案交叉評比活動。通過各分公司推薦及農(nóng)網(wǎng)辦抽查等方式，對各個批次農(nóng)網(wǎng)工程進行交叉評比。評比成績優(yōu)異的單位給予相應(yīng)獎勵。通過這種方式推進了農(nóng)網(wǎng)工程檔案的歸檔進度，提高了歸檔文件的規(guī)范性，各分公司也通過本次活動互相借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，共同進步。

6 做好檔案驗收工作

農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案驗收是工程驗收的重要組成部分，做好項目檔案驗收工作是保證項目檔案質(zhì)量的重要步驟。在項目法人三級預(yù)驗收和省發(fā)改委總體驗收前，國網(wǎng)大連供電公司就組織預(yù)驗收小組，按照國家和公司農(nóng)網(wǎng)改造升級工程管理的有關(guān)規(guī)定，重點抽查項目前期管理性文件、重要合同、協(xié)議、竣工資料、隱蔽工程資料等，發(fā)現(xiàn)問題及時查缺補漏、糾錯改誤。

根據(jù)近幾年農(nóng)網(wǎng)工程驗收的工作經(jīng)驗，一些重要的影像材料，如項目開、竣工儀式照片，工程建設(shè)前后對比照片等是收集的難點之一，另外竣工圖章的簽署也不容忽視，中間未發(fā)生任何設(shè)計變更的施工圖可以作為竣工圖進行保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章。

7 通過歸檔資料形成過程，服務(wù)農(nóng)網(wǎng)工程管理

檔案歸檔工作工作量大，工作內(nèi)容枯燥，大量的工程檔案只為了應(yīng)付驗收檢查，缺乏后期借鑒利用，降低了檔案工作人員的使命感和榮譽感。為了改善這一情況，國網(wǎng)大連供電公司在檔案的全過程管理上和后期檔案資料借閱利用上動了心思。

一是國網(wǎng)大連供電公司強化檔案的過程管理，要求各項目管理部分的檔案員要參與到工程的全過程中去。農(nóng)網(wǎng)辦成員不定期抽查農(nóng)網(wǎng)工程現(xiàn)場，檔案員需提交抽查工程的相關(guān)資料，農(nóng)網(wǎng)辦根據(jù)歸檔的隱蔽工程記錄、施工圖、監(jiān)理日志、施工日志等現(xiàn)場核對工程量和工程進度。通過歸檔資料中“一圖二記錄”和現(xiàn)場的核對使得對農(nóng)網(wǎng)工程的管理更加明確簡化。

二是工程竣工后，辦公室和農(nóng)網(wǎng)辦不定期組織已歸檔文件的檢查、查閱工作。通過這種方式，確保農(nóng)網(wǎng)工程檔案能夠妥善曝光。同時各分公司利用已歸檔的施工記錄、現(xiàn)場照片等文件服務(wù)后期的設(shè)備運行維護。

8 搭建管理平臺

目前，農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)和管理已進入信息化時代，項目物資申報、進度管控、資金支付都納入了ERP、PMS系統(tǒng)進行統(tǒng)一管控。建立以項目為中心、過程為節(jié)點的農(nóng)網(wǎng)改造升級檔案綜合平臺，實施工程檔案的數(shù)字化、精益化管理是下一階段農(nóng)網(wǎng)工程管理的重要工作之一。公司積極搭建農(nóng)網(wǎng)改造升級檔案管理平臺，提高管理的現(xiàn)代化、科技化水平。

一是明確檔案收集的范圍、種類和數(shù)量，通過系統(tǒng)直觀展示全市農(nóng)網(wǎng)改造升級資料歸檔的進度與狀況，實現(xiàn)檔案省、地、縣三級一體化垂直管控，大幅提升工程檔案管理建設(shè)質(zhì)量，避免了資料的無序、無效、重復(fù)歸檔。

二是將工程檔案種類分為圖紙、文檔、影像等形式進行分類歸檔，按時間節(jié)點由前到后推進，建立網(wǎng)絡(luò)平臺與紙質(zhì)檔案對應(yīng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)農(nóng)網(wǎng)改造升級檔案立體管理。

檔案管理不僅是農(nóng)網(wǎng)改造升級工程建設(shè)項目的組成部分，也是質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。嚴控工程檔案的管理，能夠讓農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案更具真實性，有更大的實用價值。

下一階段，國網(wǎng)大連供電公司將結(jié)合農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理中存在的問題和產(chǎn)生的原因，推行檔案的信息化管理、常態(tài)化開展檔案培訓(xùn)和加大檢查監(jiān)管力度，全面提高配農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的水平和質(zhì)量。

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