完善事業(yè)單位辦公室管理職能的側(cè)重點思考

馬宇

國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得我國企業(yè)猶如雨后春筍，遍地開花。企事業(yè)單位辦公室作為綜合性管理機構(gòu)，承擔(dān)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、監(jiān)督等職能。辦公室管理水平直接關(guān)系到企事業(yè)單位各項工作的順利運轉(zhuǎn)，以及營商、發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。因此需要進(jìn)行完善辦公室管理職能，比如可以通過提高工作人員的工作效率、維護(hù)辦公室的正常工作等方法，使辦公室管理職能得到有效發(fā)揮。本文以事業(yè)單位辦公室管理職能為切入點，分析事業(yè)單位辦公室管理中存在的問題，提出針對性的管理方法，使事業(yè)單位辦公室職能有效發(fā)揮的目標(biāo)得以實現(xiàn)。

事業(yè)單位辦公室管理職能 側(cè)重點

引言

通過40年的改革開放，我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入了新時達(dá)，社會的主要矛盾隨之變化。優(yōu)化營商環(huán)境，滿足人民對美好生活的向往，成了事業(yè)單位辦公室管理面臨的新課題。古訓(xùn)“攘外必先安內(nèi)”。只有不斷加強辦公室內(nèi)部管理，才能達(dá)到優(yōu)化營商環(huán)境，滿足人民對美好生活的向往的目標(biāo)。辦公室作為作為事業(yè)單位部門之首，如何在繼承傳統(tǒng)管理方法的同時，不斷學(xué)習(xí)及借鑒現(xiàn)代管理理論，提高管理水平，是需要認(rèn)真思考和積極探索的?，F(xiàn)階段辦公室職能管理中存在的現(xiàn)狀

（1）管理職能不確定性過高

辦公室是一個具有一定管理職能的業(yè)務(wù)部門。從業(yè)務(wù)角度分析，辦公室工作有章可循，執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。如：GBT9704-2012。從管理職能角度進(jìn)行分析，辦公室的工作內(nèi)容和類型比較多，不僅負(fù)責(zé)辦文、辦事、辦會，還需要負(fù)責(zé)信訪、保密、機要等工作，以及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各類事項。甚至有的單位內(nèi)設(shè)科室之間發(fā)生矛盾都是辦公室來調(diào)節(jié)。導(dǎo)致工作人員的工作壓力逐漸提高。在這種情形下，辦公室的工作效率無法得到提升，進(jìn)而也會影響到辦公室職能無法得到有效發(fā)揮。

（2）管理隊伍能力不高

在時代不斷進(jìn)步的今天，過于單一的知識性人才已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)實的需要，只有能力全面性、素質(zhì)水平高的人才才能滿足時代發(fā)展的需求[3]。目前許多事業(yè)單位的辦公室管理人員沒有吸收新型管理信息的機會。辦公室管理人

員長期處于忙碌狀態(tài)，但在述職或總結(jié)的過程中，確找不到工作的亮點，每件事都有辦公室的影子但又每件事都是由主辦科室人員完成的。使得辦公室人員的發(fā)展受到影響。容易使辦公管理人員缺乏上進(jìn)的意識，滿足于現(xiàn)狀，而減少對學(xué)習(xí)專業(yè)和實踐知識的重視度，最終導(dǎo)致辦公室管理工作效果逐漸下降。

完善事業(yè)單位辦公室管理職能的側(cè)重點策略

（1）確定管理體制，完善管理職能

面對管理職能不確定性過高的問題，辦公室作為服務(wù)部門是不能回避的。但可以從管理手段的角度對其進(jìn)行優(yōu)化。辦公室可以根據(jù)其人員的特點及能力，分配工作任務(wù)，讓每名工作人員知道哪些工作是自己必須完成了，哪些工作是協(xié)助其他同事完成的。避免一團(tuán)糟，一團(tuán)麻，遇事拖延或推諉扯皮。這需要確定較完善的管理體制。管理體制的確定可以采取項目管理的手段，利用WBS網(wǎng)絡(luò)圖，將辦公室的職能進(jìn)行分解，對照工作的關(guān)聯(lián)性，明確緊前工作、緊后工作。再將工作任務(wù)布置到每名工作人員手上，告知最遲工作開始時間以及完成時間。

（2）錘煉黨性，提升團(tuán)隊協(xié)作精神

事業(yè)黨委辦公室工作人員因其工作性質(zhì)，在人員配置上往往黨員居多。對辦公室人員的管理，可以從人的因素上下功夫。倡導(dǎo)職工學(xué)習(xí)黨的理論知識及先鋒事例，錘煉黨性，喚醒初心，完成使命。鼓勵辦公室工作人員參加機關(guān)工委、文聯(lián)、婦聯(lián)、工會等組織舉辦的各類文體活動，在活動中培養(yǎng)配合的默契性及團(tuán)隊協(xié)作精神。團(tuán)隊協(xié)作精神是辦公室乃至事業(yè)單位干事創(chuàng)業(yè)的關(guān)鍵，辦公室人員在處理事務(wù)的過程中，經(jīng)常遇到比較繁瑣、冗雜需要多部門同時配合的工作，這就要求工作人員有足夠的耐心，遇事多思考，多與其他部門請教交流，有一種整體觀和大局觀，以單位的整體利益為根本，起到良好的上傳下達(dá)溝通協(xié)調(diào)的作用。團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍需要每一個工作人員的付出努力，部門可以通過組織集中學(xué)習(xí)以及一些有益身心的集體活動來增強大家的凝聚力。在這樣的工作氛圍下大家可以團(tuán)結(jié)一致眾志成城，把自己的工作做好，實現(xiàn)單位利益的最大化。辦公室管理工作人員的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神不是打造小團(tuán)體，搞小團(tuán)體主義，我們提倡的團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，不僅包括辦公室部門內(nèi)部的工作氛圍還包括整個單位的良好氣氛的打造，辦公室起著重要的上傳下達(dá)，信息傳遞，溝通交流的作用，辦公室工作人員應(yīng)自覺主動的維護(hù)好跟其他部門同事的關(guān)系，起到良好的潤滑協(xié)調(diào)的作用，將整個單位打造為團(tuán)結(jié)奮進(jìn)積極向上的隊伍。

（3）加強技能培訓(xùn)，提升職工素質(zhì)

我國事業(yè)單位的創(chuàng)建是以社會公益為目的，為給群眾提供更好的服務(wù)。事業(yè)單位辦公室工作算是半個窗口單位，人員的綜合素質(zhì)高不高，關(guān)乎整個事業(yè)單位在人民心中的形象好不好。因此重視職業(yè)道德培訓(xùn)，提升辦公室個人修養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力，也是不容忽視的事情。在某些方面，辦公室工作人員可能仍存在著專業(yè)技術(shù)上的不足、不具備專業(yè)指向性等缺點，這就更加需要定期地對辦公室工作人員進(jìn)行有步驟、有計劃的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，使得工作人員在做好各項服務(wù)工作的同時也能實現(xiàn)自身的價值。

（4）把握管理的基本原則，為事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)提供保障

辦公室的各項管理制度，是辦公室管理工作的基本原則，辦公室人員必須嚴(yán)格遵守并不斷健全。每名辦公室人員必須清醒地認(rèn)識到，辦公室的一切權(quán)利來源于制度，辦公室的一切責(zé)任都是因為制度執(zhí)行不嚴(yán)所導(dǎo)致。所謂“有權(quán)必有責(zé)，權(quán)責(zé)必相等”，必須把權(quán)利關(guān)進(jìn)制度的籠子里，辦公室才能有效工作，事業(yè)單位才能正常運轉(zhuǎn)。

結(jié)語

辦公室屬于我國事業(yè)單位工作的主要內(nèi)設(shè)機構(gòu)之一，對溝通事業(yè)單位當(dāng)中的各個部門具有重要的作用，因此需要不斷完善辦公室的管理職能，不斷健全管理制度，使辦公室管理職能得到有效發(fā)揮。在實際工作中，可以通過引用先進(jìn)的管理模式、加強工作人員培訓(xùn)、健全辦公室管理體系等方法，使辦公室管理工作得到完善，有效發(fā)揮辦公室的管理職能，促進(jìn)事業(yè)單位優(yōu)化營商、發(fā)展環(huán)境，逐步解決新時代我國社會的主要矛盾。

[1]劉聰.新時期完善辦公室管理職能的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，12（12）：10+38.

[2]周民.完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點思考[J].海峽科學(xué)，2014，10（09）：59-61.