淺談制度在企業(yè)管理中的重要作用

商慧坤

現(xiàn)代企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠具有強(qiáng)大的生命力，依法治企發(fā)揮著不可或缺的重要作用。對(duì)于企業(yè)而言，合規(guī)管理即意味著依法治企。合規(guī)管理，指的是在其管理過(guò)程中能夠合理制定出一套有序、有效管理制度并貫徹執(zhí)行到位，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)進(jìn)行有效預(yù)防、控制和處置。因此，探討一下管理制度的建立、執(zhí)行對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和保持持久生命力有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

制度 企業(yè) 管理 作用

建立健全管理制度的重大意義

對(duì)于企業(yè)而言，業(yè)務(wù)量大、員工數(shù)多，造成機(jī)會(huì)多、問(wèn)題多、“人”為因素多。狹隘考慮，建立健全管理制度是對(duì)員工進(jìn)行管理的，是規(guī)范員工行為，提高工作效率，在于維持企業(yè)內(nèi)部的秩序。長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，合理的管理制度是保障企業(yè)利益的，企業(yè)管理制度是國(guó)家法律、法規(guī)的延伸和具體化，是一種規(guī)范和約束，使重復(fù)的流程簡(jiǎn)單化，節(jié)省大量的資源和成本，是企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的有效工具，從而達(dá)到保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的可靠保證。

企業(yè)管理中幾種常見(jiàn)的制度問(wèn)題

（1）制度制定不合理

制度是指導(dǎo)職工行為的標(biāo)準(zhǔn)性文件，它的建設(shè)要有一個(gè)完整的體系，每項(xiàng)制度包含具體完整的內(nèi)容。各制度在制定過(guò)程中，要根據(jù)企業(yè)管理需要和輕重緩急突出各階段的建設(shè)重點(diǎn)及制度本身的重點(diǎn)，注意制度與制度之間的系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。如果制度本身制定不夠合理、不夠密切聯(lián)系實(shí)際、不具有可操作性，存在“照搬照抄”、“依葫蘆畫(huà)瓢”等問(wèn)題，那么制度就僅僅成為擺設(shè)和累贅，形同虛設(shè)，嚴(yán)重?fù)p害了制度的嚴(yán)肅性。例如，某個(gè)企業(yè)制定了突發(fā)事件處置應(yīng)急預(yù)案，詳細(xì)規(guī)定了突發(fā)事件處置程序、明確工作體系和內(nèi)容、成立領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室、設(shè)置應(yīng)急響應(yīng)熱線并附帶了保證措施及獎(jiǎng)懲?？此坪侠淼念A(yù)案，卻在執(zhí)行過(guò)程中“無(wú)從下手”，規(guī)定的處置程序不能與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室成員名單多年不變，甚至領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)因職務(wù)調(diào)動(dòng)已離任；應(yīng)急響應(yīng)熱線因辦公室調(diào)換，已變成業(yè)務(wù)部門(mén)工作日常通信電話。此類(lèi)制度的建立，是典型的出臺(tái)制度前沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到制度的產(chǎn)生源于企業(yè)管理的需要，沒(méi)有經(jīng)過(guò)深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)研，憑借主觀需要或借鑒類(lèi)似制度進(jìn)行編寫(xiě)，這樣的制度只能表面滿足需要，根本無(wú)法有效推行，更勿談執(zhí)行是否到位。

（2）制度推行不到位

制度是企業(yè)管理的基石，是員工的行動(dòng)指南，如果對(duì)已制定的制度不大力宣傳、推廣，那么制度的導(dǎo)向面就會(huì)比較狹窄，深入貫徹和執(zhí)行到位難以保障。

舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，某個(gè)企業(yè)經(jīng)決策層研究，決定將員工年度參加培訓(xùn)的累計(jì)積分作為評(píng)選先進(jìn)工作者的主要依據(jù)之一，要求員工個(gè)人在日常工作中注重收集參加培訓(xùn)的內(nèi)容、留有學(xué)習(xí)筆記、及時(shí)填報(bào)培訓(xùn)積分系統(tǒng)，為此印發(fā)了培訓(xùn)積分使用管理制度。此制度印發(fā)后，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的管理部門(mén)僅在企業(yè)非正式的QQ群進(jìn)行通知、上傳制度文件。在年底進(jìn)行先進(jìn)工作者評(píng)選工作時(shí)，便出現(xiàn)了因不了解該制度內(nèi)容及要求，有的員工即便在日常工作中參加培訓(xùn)卻未注重收集相關(guān)培訓(xùn)資料、登陸培訓(xùn)系統(tǒng)錄入培訓(xùn)積分，導(dǎo)致工作業(yè)績(jī)佳，卻因培訓(xùn)積分不足而不能參評(píng)。此例足以說(shuō)明制度推行的重要性，制度推行是要讓員工明白和了解制度的作用，制度推行不僅僅是規(guī)范員工的行為，更是保障員工的利益和安全，是在條條框框的基礎(chǔ)上讓員工自如工作并且得到發(fā)展，只有這樣，才能得到員工對(duì)制度的認(rèn)可。

（3）制度執(zhí)行不徹底

企業(yè)的規(guī)章制度和國(guó)家立法是同樣的道理，國(guó)家制定的法律再健全，如果人人都有法不依，違法不究，必然會(huì)造成國(guó)家的混亂、社會(huì)的動(dòng)蕩。企業(yè)制定的規(guī)章制度再好、再規(guī)范，如果內(nèi)部員工都不遵守，則相當(dāng)于沒(méi)有規(guī)章制度，最終必然造成企業(yè)內(nèi)部管理的混亂，降低效能，甚至危及企業(yè)的生存與發(fā)展，進(jìn)而演變成違法的問(wèn)題。例如，某企業(yè)印發(fā)業(yè)務(wù)招待管理制度，制度明確規(guī)定陪餐人員不得超過(guò)來(lái)客人員的二分之一且人均消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不得高于400元/人。在某次業(yè)務(wù)接待過(guò)程中，負(fù)責(zé)接待的工作人員“憑經(jīng)驗(yàn)”、“拍腦門(mén)”進(jìn)行了接待。后在審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)該企業(yè)進(jìn)行專項(xiàng)內(nèi)控審計(jì)時(shí)，提出了陪餐人員超標(biāo)、人均消費(fèi)超標(biāo)等超標(biāo)準(zhǔn)接待問(wèn)題。又如，企業(yè)考勤管理起不到規(guī)范工作紀(jì)律的要求；企業(yè)文書(shū)、聲像、實(shí)物、科技等檔案管理混亂，無(wú)賬可查、無(wú)借閱審批手續(xù)；企業(yè)固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品申請(qǐng)、購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用缺少管理痕跡，缺少審批流程等問(wèn)題，均是制度學(xué)習(xí)不夠、研究不透、掌握不準(zhǔn)、執(zhí)行不力、遇事不看制度的結(jié)果，從而導(dǎo)致制度的落實(shí)沒(méi)有持久性，制度的執(zhí)行存在跑偏現(xiàn)象或者選擇性執(zhí)行制度，制度的剛性沒(méi)有得到遵守。

（4）制度體系不科學(xué)

1.制度多而不精，條款多、規(guī)定多、程序多，缺乏關(guān)聯(lián)性，執(zhí)行起來(lái)比較復(fù)雜。企業(yè)內(nèi)部管理制度往往由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)制定，這樣起草出臺(tái)的制度會(huì)有較強(qiáng)的針對(duì)性和操作性，但同時(shí)不可避免具有相對(duì)獨(dú)立性。例如，某企業(yè)固定資產(chǎn)管理辦法對(duì)固定資產(chǎn)申請(qǐng)作出了規(guī)定，明確審批流程；該企業(yè)采購(gòu)部門(mén)同樣對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)作出了制度要求，明確審批流程；該企業(yè)物資發(fā)放部門(mén)亦對(duì)固定資產(chǎn)的領(lǐng)用發(fā)放作出了規(guī)定，明確審批流程。導(dǎo)致從申請(qǐng)固定資產(chǎn)到領(lǐng)用這一過(guò)程，審批流程來(lái)回往復(fù)進(jìn)行幾次，影響工作效率。

2.制度相互抵觸，未形成合力，執(zhí)行起來(lái)困難。例如，某企業(yè)檔案管理辦法規(guī)定“對(duì)上年度文書(shū)、聲像、實(shí)物檔案必須在3月底前完成移交檔案室，否則予以考核”；同時(shí)，該企業(yè)印發(fā)了各類(lèi)檔案歸檔管理辦法，要求“文書(shū)、聲像、實(shí)物檔案需在次年6月底前完成移交檔案室，過(guò)期不移交，檔案室進(jìn)行考核”。兩制度的印發(fā)、執(zhí)行，使得文書(shū)、聲像、實(shí)物檔案歸檔要求不一致，相互沖突，制度缺少剛性。

3.制度更新、修訂不及時(shí)。前述舉例突發(fā)事件處置應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單、應(yīng)急響應(yīng)熱線更新不及時(shí)，未及時(shí)修訂，造成制度對(duì)實(shí)際工作無(wú)指導(dǎo)性或指導(dǎo)性差。又如，某企業(yè)截至2018年，仍存在檔案保證金管理制度且未做廢止說(shuō)明，制度詳細(xì)規(guī)定了保證金的收取額度及程序。但依據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳2016年印發(fā)的《關(guān)于清理規(guī)范工程建設(shè)領(lǐng)域保證金的通知》，已明確規(guī)定此類(lèi)保證金取消。此例也是管理制度未依據(jù)國(guó)家行政、法律法規(guī)要求及時(shí)進(jìn)行修訂，而造成僵尸制度或制度錯(cuò)誤的問(wèn)題。

4.制度監(jiān)督缺乏手段。部分制度能否得到有效落實(shí)，沒(méi)有具體的監(jiān)督保障，沒(méi)有客觀的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，公開(kāi)、反饋機(jī)制也不健全，使得制度的執(zhí)行主要依靠廣大干部、員工的素質(zhì)和自覺(jué)性；或者制度歸口管理部門(mén)對(duì)制度執(zhí)行情況的稽查停留在紙面上，未深入到制度制定部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、制度執(zhí)行崗位、廣大員工群眾中去，未全面了解、熟悉、掌握、監(jiān)督制度執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。

加強(qiáng)制度建設(shè)的幾點(diǎn)想法

（1）制度編寫(xiě)人在編寫(xiě)前，要深入調(diào)研。本著尊重員工、理解員工的原則制定制度。作為制度規(guī)定的執(zhí)行者，職工是真正制約制度作用的關(guān)鍵因素，是制度作用發(fā)揮的核心。因此，制度化管理還須和人本化管理結(jié)合起來(lái)才能發(fā)揮其真正的作用，在制度建設(shè)中考慮人性管理的因素，就能夠真正調(diào)動(dòng)職工工作的主動(dòng)性和能動(dòng)性，增強(qiáng)職工自覺(jué)管理工作的行為動(dòng)力，制度就有可能得到廣泛的尊重與遵守，從而增強(qiáng)制度的可操作性，促使制度運(yùn)行上下暢通。

（2）建立統(tǒng)一的制度管理部門(mén)。由統(tǒng)一的制度管理部門(mén)牽頭，注意系統(tǒng)性、完整性和可操作性，體現(xiàn)企業(yè)基本管理思想和流程，對(duì)這些管理流程要縱向橫向充分論證，確保流程在各部門(mén)間有效執(zhí)行。協(xié)調(diào)部門(mén)間的管理制度，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一匯編和梳理，提高管理制度的協(xié)調(diào)性和指導(dǎo)性。

（3）注重制度的推行、檢查、評(píng)估、修訂。在條件許可得情況下，組織全員學(xué)習(xí)，加強(qiáng)企業(yè)宣傳報(bào)道工作，營(yíng)造良好的宣傳氛圍，大力宣貫，明晰考核，以確保制度有效執(zhí)行。并且不定期地對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、糾正，逐步使員工對(duì)一項(xiàng)制度的遵守變成其自覺(jué)行為。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要高度重視制度化建設(shè)工作，經(jīng)常組織召開(kāi)管理工作總結(jié)和提升研討會(huì)，及時(shí)對(duì)管理制度進(jìn)行修訂，使其為企業(yè)發(fā)展更好的保駕護(hù)航。

企業(yè)要建立一套健全的規(guī)章制度，正如一個(gè)人有健全的四肢及協(xié)調(diào)性，各司其職，按章辦事。制度是企業(yè)發(fā)展之根本，建立一套健全并行之有效的企業(yè)管理制度是企業(yè)發(fā)展的法寶。

[1]袁文軍.論“制度”、“流程”、“文化”在企業(yè)管理過(guò)程中的各自作用和相互關(guān)系[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011（20）：44.

[2]楊金勇.企業(yè)管理制度與文化理念對(duì)員工行為作用的機(jī)理及應(yīng)用研究[J].天津市財(cái)貿(mào)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（01）：17-18+21.