信息化在黨校檔案管理中的現(xiàn)狀和對策研究

摘 要：黨的十八屆五中全會提出的“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，為檔案事業(yè)的科學發(fā)展指引了新的方向，創(chuàng)新成為引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動力，檔案信息化建設(shè)，令黨校檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，加快黨校檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理與信息服務(wù)，將傳統(tǒng)、靜態(tài)的檔案資料，開發(fā)為開放、動態(tài)的信息資源，對黨校的教學科研、科學決策和行政管理，無疑具有重要意義。

關(guān)鍵詞：信息化；黨校檔案管理；創(chuàng)新；現(xiàn)狀；對策

創(chuàng)新是當今社會生產(chǎn)力解放和發(fā)展的基礎(chǔ)與標志，是中華民族幾千年來生生不息、發(fā)展壯大的重要動力。沒有創(chuàng)新，就沒有人類的未來。創(chuàng)新也是檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉，檔案工作者只有與時俱進，破除傳統(tǒng)觀念，大膽探索，勇于和善于在實踐中創(chuàng)新，才能不斷推動檔案工作向更高層次邁進，才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

黨校檔案是黨校實踐活動的產(chǎn)物，它記錄著黨校不斷發(fā)展壯大，反映著黨校干部事業(yè)向前發(fā)展。社會的發(fā)展、科技的進步，令黨校檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理，存在著管理模式落后、管理科學化水平低、硬件設(shè)備和技術(shù)落后等問題，隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展，檔案實體得到不斷豐富，信息化建設(shè)已成為黨校檔案的重點工作。這就要求檔案管理人員必須從過去單純的文件收發(fā)整理向檔案信息化管理服務(wù)轉(zhuǎn)變，進一步使黨校檔案工作走向規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

一、信息化檔案建設(shè)的重要性

1.檔案管理空間的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)行的黨校檔案管理，一般都實行有形的庫房管理，因此檔案的管理空間非常有限。隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)的發(fā)展，將各種檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息進行存儲，不僅有效地提高了檔案的利用效率，也有效地突破了空間、時間的局限，為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造了有利的條件。

2.檔案管理成本的減少

傳統(tǒng)的檔案管理對各項指標的要求都很高，許多檔案庫房都配備了空調(diào)、去濕機、滅火器等設(shè)備，并要求達到“八防”標準，管理成本較高。而信息化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且方便迅速的查閱速度，使得紙張浪費、材料的損耗等情況得以避免。

3.檔案管理的動態(tài)化

通常，黨校的檔案會涉及到干部、教師的人事信息以及教學科研等業(yè)務(wù)方面的信息，而人事、教學和科研信息又分屬組織人事部門、教學管理部門、科研管理部門，各部門之間往往形成“信息孤島”，造成干部人事檔案信息的管理無法進行聯(lián)動，數(shù)據(jù)無法進行共享，信息無法進行更新，而且，黨校檔案管理工作仍普遍基于傳統(tǒng)手工或者半手工、半現(xiàn)代化和半信息化的管理模式，檔案仍以紙質(zhì)為主，將檔案材料信息化，加強管理系統(tǒng)建設(shè)，不僅可以通過計算機管理系統(tǒng)進行查閱，而且可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)遠程調(diào)用，這就為檔案利用從封閉走向開放、檔案管理由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)化為動態(tài)管理提供了極大的可能性。

4.原始文件的有效保護

檔案需要長期保存，如何有效地保護好原始文件尤為重要，但是由于紙質(zhì)材料所特有的缺點，大大增加了原始文件的保護難度，一場火災有可能就會使這些檔案資料遭到毀滅性的破壞；日積月累的翻閱，也可能使這些原始資料損耗殆盡。特別是涉及到教學科研等業(yè)務(wù)方面的信息，第一手的教學、科研方面的珍貴資料未能及時交到人事部門歸檔，往往分散在各個部門或個人手中，甚至由于沒有得到較好的存放和管理，長期以往就更無法收集找回這些原始性的檔案材料。

通過數(shù)字化錄入、電子檔案的建立以及信息化管理，不僅可以替代原件使用，有效保護原始文件，實現(xiàn)永久保存，也可以實現(xiàn)從手工檢索到電腦檢索的轉(zhuǎn)變，準確查找所需的檔案材料，省去了逐卷逐頁查找的時間，提高了工作效率，減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，延長其使用壽命。另外，還可以有效地杜絕在查閱檔案過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改檔案材料等現(xiàn)象的發(fā)生。

5.有價值信息的提取和應(yīng)用

黨校檔案是黨校整個人事、教學和科研工作的真實記載，是黨校成立、發(fā)展、變遷全部歷史過程的真實、準確地反映，對黨校學科建設(shè)和人才資源開發(fā)起著重要作用。當前，黨校檔案的信息化應(yīng)用程度較低，檔案的完整性、真實性、準確性、有效性和可回溯性都大打折扣。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，從海量數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘分析，獲取并生成有價值的信息，將為黨校的干部工作提供全面、準確的信息服務(wù)，對黨校學科建設(shè)和人才資源開發(fā)提供決策支持。

二、黨校檔案管理信息化工作現(xiàn)狀

1.基礎(chǔ)設(shè)施問題

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，黨校的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了計算機化，檔案管理人員配有獨立電腦，具備基本電腦操作技術(shù)，電腦的配套設(shè)施，如打印機、掃描儀配備齊全，而且搭建了辦公網(wǎng)絡(luò)，基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理的計算機普及程度比較高。然而就目前檔案管理的整體水平來講，仍然需要繼續(xù)加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，因為目前檔案中的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施穩(wěn)定性與安全性還不夠，而黨校檔案管理在信息資源的開放方面恰恰需要穩(wěn)定性與安全性都較高的大容量網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，因此這就要求黨校加大基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資力度。

2.檔案管理運用建設(shè)的問題

目前黨校檔案管理的信息化運用主要集中在文檔一體化管理，然而它仍然采用了傳統(tǒng)的單機版電子文檔管理模式，僅止步于文檔錄入、目錄存儲工作，多媒體數(shù)據(jù)庫、電子歸檔、檔案網(wǎng)站建設(shè)建設(shè)尚未涉及，仍未達到數(shù)據(jù)共享、互通網(wǎng)絡(luò)的目的，這種模式顯然難以滿足未來檔案管理信息化建設(shè)目標，因此檔案管理運用建設(shè)需要技術(shù)人員繼續(xù)攻關(guān)、勇于創(chuàng)新，探索出適合黨校檔案管理信息化發(fā)展的新模式。

三、黨校檔案管理信息化工作的對策思考

1.觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮最大效益

要管好檔案、用好檔案，確立檔案是資產(chǎn)的觀念。黨校檔案是黨校實踐活動的產(chǎn)物，它記錄著黨校不斷發(fā)展壯大，反映著黨校干部事業(yè)向前發(fā)展。每一份檔案，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導者和教職員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。因此，檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，檔案管理人員要對檔案資料做到“胸中有數(shù)”，管理好、利用好檔案資料，在關(guān)鍵時刻使檔案在服務(wù)中發(fā)揮最大效益。

2.體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)信息化的高速發(fā)展

回顧多年來黨校檔案工作實踐，領(lǐng)導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。目前看來，檔案管理制度還不夠健全，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須不斷創(chuàng)新黨校檔案管理制度，用制度來規(guī)范檔案管理工作。

（1）建立健全黨校原始檔案材料的收集機制。加強和各部門、科室的協(xié)調(diào)、聯(lián)動，多角度拓寬原始性檔案材料的收集渠道，加大信息覆蓋面，拓寬收集的種類和內(nèi)容，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文書為主的資源結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕臅⒔虒W、科研檔案為主體，兼顧基建、財務(wù)、圖片、聲像、實物等其他類別檔案的全面立體的資源體系。尤其是教學會議、教材建設(shè)、科研成果、教學大綱以及教學名師和學員的研究報告、課題調(diào)研等資料的收集，構(gòu)建起一個原始性檔案材料收集的網(wǎng)絡(luò)體系。注意跟蹤調(diào)研各部門、科室有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要資料隨時交。當教學過程中有重要培訓、重大活動時，檔案部門應(yīng)提前介入，全程跟蹤，專項收集新材料，加強歸檔收集的準確性，保證數(shù)字化檔案資料內(nèi)容的完整性，提高信息化檔案管理的水平。

（2）構(gòu)建黨校干部人事檔案信息動態(tài)化管理體系。整合資源，打破黨校人事、教學、科研等各部門檔案管理各自為政形成的信息孤島，共建干部人事檔案信息綜合管理平臺，共享干部人事檔案信息資源，建設(shè)好黨校干部教師人事、教學和科研檔案信息資源庫，特別是建設(shè)好包含音、視頻影像信息的檔案資源庫，做到實時更新，動態(tài)化管理。創(chuàng)建黨校干部教職員工人事、教學和科研檔案信息資源庫，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，為黨校干部隊伍和教師隊伍建設(shè)提供決策服務(wù)。

3.管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作

檔案工作既是黨校重要的基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè)，提高整體管理水平，辦公自動化后，通過新的管理制度和管理方法來解決信息的安全性問題，就顯得尤為突出和必要。

檔案管理信息化建設(shè)中，由于需要借助數(shù)字存儲器、光盤、磁盤等多種工具，在極小的空間內(nèi)存儲較大的信息量，因此要特別注重檔案設(shè)備的安全性：首先，必須對網(wǎng)絡(luò)的進出口進行安全控制，加強內(nèi)網(wǎng)與公網(wǎng)訪問權(quán)限的監(jiān)管，防止非法用戶進入人事檔案內(nèi)網(wǎng)。其次，對相關(guān)鏈接及數(shù)據(jù)進行加密，重要數(shù)據(jù)信息，提高加密強度。還要加裝網(wǎng)絡(luò)防火墻及殺毒軟件，實時更新，抵御來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊及病毒對數(shù)據(jù)信息的破壞。再次，要進行身份確認，身份認證既可以防止非法用戶訪問系統(tǒng)操作，又可以防止合法用戶訪問他們無權(quán)查看的信息內(nèi)容。最后，還要建立訪問權(quán)限加密，訪問權(quán)限加密主要是確認操作人員的權(quán)限等級?，F(xiàn)在通用的加密方式有數(shù)字密碼認證、指紋認證、密匙認證等，通過訪問權(quán)限加密可以加強對人事檔案數(shù)據(jù)信息的保密強度。

為了避免檔案信息出現(xiàn)流失或者更改等安全情況，對于一些機密文件，一定要加強存儲管理，為避免對數(shù)字設(shè)備過分依賴，要做好備份以及預處理工作。電子檔案對設(shè)備依賴性過強，如果頻繁更換機器設(shè)備，也會增加數(shù)字檔案流失或者損壞的概率。只有做好各個環(huán)節(jié)的安全保障工作，才能促進信息化人事檔案建設(shè)更好的展開與落實。

4.人才資源創(chuàng)新，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案信息化管理的具體操作者，必須掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，具備多元知識結(jié)構(gòu)，熟練掌握檔案信息的電腦錄入、查閱、傳遞以及管理系統(tǒng)等專業(yè)管理軟件的維護、使用。因此要在加大檔案管理人員專業(yè)檔案知識培訓的基礎(chǔ)上，切實加強辦公自動化、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用技能的培訓，積極組織檔案管理人員參加檔案信息數(shù)字化建設(shè)方面的技術(shù)交流，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

檔案管理工作的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展。要牢固樹立“以人為本”的思想，克服“重使用輕培養(yǎng)”的傾向，充分調(diào)動、發(fā)揮人的積極性和創(chuàng)造性，努力培養(yǎng)檔案人員的敬業(yè)精神、求實精神和獨立思考的習慣，準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

四、結(jié)語

黨校檔案信息化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)化工程，需要在工作實踐中大膽探索、不斷總結(jié)、逐步完善。黨校的人事檔案工作只有不斷的創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時代發(fā)展的要求；只有不斷的創(chuàng)新，才能不斷的向前發(fā)展。只有這樣，才能推動黨校檔案工作向更高層次邁進，提升黨校檔案管理現(xiàn)代化水平，開創(chuàng)黨校檔案管理新局面。

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作者簡介：

楊園（1976--）女，畢業(yè)于云南大學、云南省委黨校公共事業(yè)管理專業(yè)，就職于中共個舊市委黨校；研究方向：檔案管理。