關(guān)于如何做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：辦公室是一個(gè)單位上情下達(dá)、傳遞信息、綜合協(xié)調(diào)的中樞，充當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀和助手，即是協(xié)調(diào)溝通部門，也是保證單位各項(xiàng)工作可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)和全面落實(shí)的主要載體。因而辦公室工作效率、發(fā)揮作用的好壞等都直接關(guān)系整個(gè)單位的工作質(zhì)量。本人從深刻認(rèn)識辦公室工作特點(diǎn)、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度、增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識、提升學(xué)習(xí)能力、改進(jìn)工作方法五個(gè)方面就如何做好辦公室工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；效率；思考

一、深刻認(rèn)識辦公室工作的工作特性與重要性

隨著社會(huì)的進(jìn)步和政府各項(xiàng)職能的轉(zhuǎn)變，辦公室工作的地位和作用日趨重要、要求越來越高，絕不僅局限于擬辦文件、來人接待等此類瑣碎工作。部分工作人員對辦公室工作認(rèn)識有誤區(qū)，認(rèn)為辦公室就是打雜的部門，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協(xié)調(diào)作用。其實(shí)，辦公室作為一個(gè)承上啟下、協(xié)調(diào)各科室、聯(lián)絡(luò)外部的綜合辦事機(jī)構(gòu)，既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要主動(dòng)為各科室起到紐帶作用，具有明顯的綜合性和服務(wù)性。因而辦公室工作需要圍繞中心，服務(wù)大局、提升工作新水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。要密切聯(lián)系基層與領(lǐng)導(dǎo)，通過宣傳樹立單位正面形象、講究工作方式方法、主動(dòng)溝通、科學(xué)協(xié)調(diào)、緊盯目標(biāo)、抓好落實(shí)與監(jiān)督，確保領(lǐng)導(dǎo)的重要決策部署到位，目標(biāo)順利達(dá)成，使整個(gè)辦公體系順暢高效運(yùn)作。

二、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提高辦公室工作效率

做好辦公室包羅萬象的日常工作，要求辦公室人員要有良好的工作態(tài)度。

首先，要提高工作積極性和創(chuàng)新性，轉(zhuǎn)變一味接受和老年拉車的工作態(tài)度。雖然接受和服從工作安排、有老牛拉車的耐心，不怕苦，不怕累是對辦公室人員的基本要求，但是一味接受，只顧埋頭工作不作思考就變成了毫無思想的“機(jī)器人”。在辦公室工作要有工作的積極性、主動(dòng)性，要有獨(dú)立的見解，在認(rèn)真工作、踏實(shí)干事的前提下，多動(dòng)腦筋、不斷思考，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率和質(zhì)量。

其次，提高責(zé)任意識和競爭意識，轉(zhuǎn)變得過且過、盲目樂觀的態(tài)度，辦公室是連接上下級的紐帶，我們無法想象一個(gè)思想怠惰的人有很高的工作效率。在工作中取得了一定的成績，也不能盲目樂觀、自以為是。作為辦公室工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識和競爭意識，提高警覺性，經(jīng)常自我反省，發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)，找出不足，不斷完善，及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，認(rèn)真、負(fù)責(zé)、高效完成工作任務(wù)。

三、強(qiáng)化服務(wù)意識，未雨綢繆

服務(wù)保障功能是辦公室的一項(xiàng)重要功能，辦公室服務(wù)工作就是為單位服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為同事服務(wù)。這是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，這就要求辦公室人員要抱有良好的服務(wù)意識，把服務(wù)融入工作的全部，貫穿辦公室工作的始終，做好一個(gè)“服務(wù)者”。

首先，辦公室人員要有良好的服務(wù)形象。在日常工作中衣著大方得體、待人處事熱情周到、對同事反映的問題要認(rèn)真傾聽、調(diào)查分析、切不可一副高高在上的姿態(tài)。

其次，辦公室人員要理清思路、及早謀劃、發(fā)揮主觀能動(dòng)性。在辦公室工作中，臨時(shí)性和重復(fù)性工作很多，許多工作無規(guī)律可循，關(guān)鍵是要及時(shí)規(guī)劃、充分準(zhǔn)備、有計(jì)劃有步驟地開展工作、方可做到忙而不亂、事半功倍之效。

再次，辦公室人員要有責(zé)任感、敢擔(dān)當(dāng)。由于辦公室工作繁雜性的特點(diǎn)、導(dǎo)致辦公室人員有時(shí)必須犧牲自己的休息時(shí)間，加班加點(diǎn)完成任務(wù)，但在工作中仍應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度高質(zhì)量完成工作、甘于奉獻(xiàn)、敢擔(dān)當(dāng)、有作為、扎實(shí)做好每一項(xiàng)工作。

四、不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)、提高對辦公室工作的思想認(rèn)識

辦公室不同于主管某一業(yè)務(wù)的科室，其工作范圍廣，如文字材料、會(huì)務(wù)組織、文書處理、后勤保障等工作都要由辦公室來承擔(dān)，同時(shí)，上級政策、領(lǐng)導(dǎo)批示、計(jì)劃、決策等都需要由辦公室來傳達(dá)，各科室對各項(xiàng)政策的貫徹落實(shí)、目標(biāo)完成都需要由辦公室來督促、匯總處理，體現(xiàn)了辦公室工作的綜合性。這就要求辦公室人員要不斷地加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，做一個(gè)能說會(huì)寫的“多面手”。在工作中不斷鍛煉自己，提高政治理論水平、組織協(xié)調(diào)能力、公關(guān)技巧、綜合分析判斷能力以及文字寫作能力，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)、樹立甘于奉獻(xiàn)的意識，耐得住寂寞、守得住清貧，抵得住誘惑，自覺抵制拜金主義、享樂主義等腐朽思想的侵蝕，增強(qiáng)拒腐防變能力，只有齊抓思想認(rèn)識、全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對紛雜的辦公室工作。

五、改進(jìn)工作方法，增強(qiáng)工作針對性

改進(jìn)工作方法，要多在求實(shí)求效上下工夫，科學(xué)統(tǒng)籌。用盡可能少的時(shí)間辦盡可能多的事，具體方法是對遇到的事情提出三個(gè)問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不會(huì)有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并、把能夠合并起來的事盡量合并起來辦。三是用費(fèi)時(shí)少的辦法代替費(fèi)時(shí)多的辦法而同樣能達(dá)到目的，自然是最佳方案了。

同時(shí)辦公室人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)自身使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的輔助功能，取代機(jī)械操作，實(shí)現(xiàn)信息共享，完善工作方法，以提高工作效率。

綜上所述，辦公室擔(dān)負(fù)著單位舉足輕重的責(zé)任，做好辦公室工作只有摒棄陳舊觀念，不斷加強(qiáng)辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高認(rèn)識和服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，改進(jìn)工作方式，才能保證辦公室工作成效，輔助單位日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為同事服務(wù)，同時(shí)推進(jìn)辦公室工作的不斷進(jìn)步與創(chuàng)新。

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[4]杜亮《新形勢下如何做好辦公室工作》《科技信息》2011

作者簡介：

周順荷（1977--）女，浙江省麗水市人，本科，一級教師，辦公室文書，研究方向是英語寫作備考策略及辦公室工作創(chuàng)新。