高效時(shí)間管理研究

錢丹

一、時(shí)間管理的重要意義

（一）高效時(shí)間管理是促進(jìn)個(gè)人成長的必然要求

不善時(shí)間管理有兩種表現(xiàn)：一種無所事事，碌碌無為，每天不知道應(yīng)該做什么，揮霍時(shí)間；一種忙而無效，徒勞無功，每天忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻成效不佳。前蘇聯(lián)科學(xué)家柳比歇夫，用一生進(jìn)行時(shí)間管理。從28歲開始，每天對(duì)自己所做事情的時(shí)間進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)和總結(jié)，一直堅(jiān)持到離世。他的一生高效實(shí)現(xiàn)了人生寬度，在農(nóng)學(xué)、動(dòng)物學(xué)、哲學(xué)、遺傳學(xué)、進(jìn)化論等方面都取得了成就。

（二）高效時(shí)間管理是促進(jìn)組織發(fā)展的必然要求

個(gè)人績效和組織績效相輔相成。一方面，只有個(gè)人的工作效率提高了，組織的績效才可能提高。另一方面，做好時(shí)間管理提高個(gè)人效率的同時(shí)促進(jìn)本單位的發(fā)展，才能得到組織的認(rèn)可，從而促進(jìn)個(gè)人的發(fā)展。

（三）時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性需要高效管理

一是供給毫無彈性，時(shí)間具有普遍公平性，每個(gè)人的一天皆為24小時(shí)。二是無法蓄積，不能像金錢一樣儲(chǔ)存。三是無法取代，世間萬事萬物必須依賴時(shí)間這一基本資源。四是無法失而復(fù)得，一但流逝，無法挽回。因此，時(shí)間彌足珍貴需要高效利用。

二、時(shí)間管理的內(nèi)涵

（一）時(shí)間管理的含義

用技巧、技術(shù)和工具完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，時(shí)間管理并不是要花更多的時(shí)間，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。本質(zhì)是“自管理者的管理”。通過自我管理，自我約束，合理有效地利用時(shí)間。

（二）時(shí)間管理的演變

第一代時(shí)間管理，著重便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間；第二代時(shí)間管理，強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，注意規(guī)劃時(shí)間的重要性；第三代時(shí)間管理，強(qiáng)調(diào)優(yōu)先級(jí)觀念，依據(jù)輕重緩急設(shè)定目標(biāo)；第四代時(shí)間管理，以自然法則為中心，羅盤理論和正北理論，強(qiáng)調(diào)方向正確最重要，不求快而求如何接近目標(biāo)，這是一種現(xiàn)代時(shí)間管理理念。

三、從西方經(jīng)典理論談時(shí)間管理

（一）二八時(shí)間管理法分析與應(yīng)用

意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出80：20定律：世界上充滿了不平衡性，20%的人口擁有80%的財(cái)富，20%的員工創(chuàng)造了80%的價(jià)值……將這一經(jīng)濟(jì)學(xué)原理運(yùn)用于時(shí)間管理，啟示是把多數(shù)的時(shí)間和精力用在關(guān)鍵問題上，在有限的時(shí)間里創(chuàng)造更多的價(jià)值。

（二）象限時(shí)間管理法分析與應(yīng)用

又叫四象限法則。按照時(shí)間的重要性和緊迫性程度把事物分為四個(gè)象限：第一象限，既重要又緊急的事，如突發(fā)事件應(yīng)該馬上去處理。第二象限，不緊急但重要的事。正是由于它的不緊急會(huì)被忽略。如果被拖延，會(huì)隨著時(shí)間的推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成一象限的突發(fā)事件。 應(yīng)該平時(shí)多花點(diǎn)時(shí)間去處理。第三象限，緊急但是不重要的事，通常是被打擾的事件。因?yàn)榫o急會(huì)有所錯(cuò)覺，表面看似第一象限，隨著時(shí)間的不斷推移，當(dāng)越過一定的極限以后，因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失。應(yīng)減少時(shí)間分配。第四象限是既不重要也不緊急的事，盡量不占用主要時(shí)間。

（三）艾維李的效率法的分析與應(yīng)用

美國管理學(xué)家艾維李的認(rèn)為：先花5分鐘的時(shí)間，把接下來的一個(gè)階段，要做的6件事情列出來；然后花5分鐘的時(shí)間，對(duì)這6件事情進(jìn)行排序；然后按照次序執(zhí)行，以保證所有的時(shí)間都在做最重要、最有價(jià)值的事情。也稱作“10分鐘6件事效率法”。

簡而言之，每天對(duì)第二天要做的事情進(jìn)行計(jì)劃。第一步：列出第二天要做的N件事情；第二步：把這N件事情按重要性和緊急性排序；第三步：第二天按照計(jì)劃一一完成，避免遺漏。

四、時(shí)間管理的四則運(yùn)算

（一）加法——找出隱藏的時(shí)間

時(shí)間如海綿里的水，只要愿意擠，總還是有的。有很多零碎的時(shí)間，可以化零為整。善于利用空擋的時(shí)間，比如上班路上、排隊(duì)、候車的時(shí)間、下班前的幾分鐘，有效瀏覽碎片化的信息或者做工作計(jì)劃。

（二）減法——減少時(shí)間的浪費(fèi)

減少干擾。遵循時(shí)間管理的韻律原則：一是保持自己的韻律，學(xué)會(huì)適當(dāng)拒絕。由于愛面子不好意思拒絕別人的要求，結(jié)果無端地浪費(fèi)了時(shí)間。所以可以有技巧地婉言謝絕，提供更好的建議。二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)。尊重對(duì)方的時(shí)間，不要唐突打擾，與他人時(shí)間取得協(xié)作。

（三）乘法——提高工作成效

不善統(tǒng)籌安排會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間。做事情不分輕重緩急，把多數(shù)時(shí)間用在了不重要的事情上面，結(jié)果丟了西瓜，撿了芝麻。正如管理學(xué)中“泡茶的藝術(shù)”，第一步，洗好水壺，灌上涼水，放在火上；第二步，在等待水開的時(shí)間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；第三步，等水開了，泡茶喝。乘法即要善于統(tǒng)籌，把事情重疊去做，用最短的時(shí)間做最多的事情。

（四）除法——根除浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣

克服“拖延”。帕金森定律指出工作會(huì)自動(dòng)膨脹，占滿一個(gè)人所有可用的時(shí)間；人們會(huì)根據(jù)任務(wù)的最終完成期限來對(duì)工作速度進(jìn)行調(diào)整。假如一項(xiàng)工作的完成期限是一周，人們會(huì)如期完成；而同一項(xiàng)工作完成期限是一個(gè)月，便會(huì)下意識(shí)放慢進(jìn)度，將整個(gè)月的時(shí)間都耗在上面?？朔涎右龊梅纸?，把大任務(wù)分成若干小任務(wù)，明確輕重緩急，按照邏輯順序進(jìn)行排列，逐步完成。（作者單位：中共重慶市九龍坡區(qū)委黨校）