我國高校資產(chǎn)管理信息化平臺建設(shè)研究

陳曉瑜

高校資產(chǎn)管理工作是高校管理工作的重中之重，隨著國家對高等教育領(lǐng)域的重視程度不斷增長，對高校建設(shè)力度不斷加大，有效促進(jìn)了高校自身的發(fā)展。在這一背景下，傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理模式已經(jīng)逐步暴露其弊端，如何在新時(shí)期提高高校資產(chǎn)管理效率，就成為當(dāng)前需要重點(diǎn)解決的難題。而將信息化技術(shù)引入到高校資產(chǎn)管理中，通過構(gòu)建完善的信息化平臺，有利于提高資產(chǎn)的管理效率，并確保資產(chǎn)的安全性和穩(wěn)定性。本文主要結(jié)合實(shí)際情況，首先分析了高校資產(chǎn)管理存在的問題，然后論述了高校資產(chǎn)管理信息化平臺建設(shè)方法，希望通過本次研究，對進(jìn)一步加速信息化技術(shù)在高校資產(chǎn)管理中的應(yīng)用有一定幫助。

高校資產(chǎn)管理工作是高校建設(shè)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是衡量和評價(jià)一所高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)條件的重要指標(biāo)。最近幾年，隨著國家對高等教育的重視程度不斷提高，國家持續(xù)加大對高校的資產(chǎn)投入力度，高校資產(chǎn)管理越來越受到社會大眾的重視。由于高等院校資產(chǎn)的規(guī)模龐大，來源復(fù)雜，管理人員分散，在實(shí)際工作開展過程中，傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理模式所存在的問題和弊端逐漸暴露出來，傳統(tǒng)管理理念、管理方法和管理手段已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理的需求，高校資產(chǎn)管理工作迫切需要尋找一條新的出路。近幾年，隨著信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的成熟應(yīng)用，給高校資產(chǎn)管理工作提出了新的嘗試，提供了一個(gè)新的平臺。將信息技術(shù)應(yīng)用到高校資產(chǎn)管理工作中，能夠切實(shí)提高整個(gè)工作的管理效率，確保資產(chǎn)的安全性。因此，將信息技術(shù)運(yùn)用到高校資產(chǎn)管理中，就成為當(dāng)前高校資產(chǎn)管理工作的研究重點(diǎn)。

一、我國高校資產(chǎn)管理存在的問題

（一）重視投入輕視管理

在很長一段時(shí)間內(nèi)，我國高等院校辦學(xué)所需要的資金主要依賴于國家財(cái)政投入，高校建設(shè)資金、儀器設(shè)備購置主要來源于國家和政府的財(cái)政支持，一少部分是來自于課題基金的科研經(jīng)費(fèi)和校友捐贈。高等院校屬于國家非盈利性質(zhì)的教育組織，在這種體制模式下，高等院校的管理理念和管理思想常常會難以突破固有的思維模式，在進(jìn)行資產(chǎn)管理過程中，普遍重視資產(chǎn)投入，忽視對資產(chǎn)使用管理環(huán)節(jié)的重視，導(dǎo)致資產(chǎn)使用不合理，資產(chǎn)嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）沿用傳統(tǒng)管理手段

高等院校資產(chǎn)數(shù)量龐大，種類繁多，而傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)管理模式屬于靜態(tài)管理模式，只是簡單的記錄高校的資產(chǎn)數(shù)量、型號、價(jià)格等基本信息。而對于資產(chǎn)在實(shí)際使用、流通過程中所產(chǎn)生的變化，以及折舊、報(bào)廢、禁用等方面的信息，并不能及時(shí)得到有效的登記和反映，這就導(dǎo)致院校的管理層并不能實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)的實(shí)際使用動態(tài)，使得某些資產(chǎn)嚴(yán)重浪費(fèi)，資產(chǎn)嚴(yán)重流失，給高校發(fā)展造成不必要的損失。

（三）監(jiān)督管理不到位

要想確保高校資產(chǎn)管理工作更加高效的開展，就需要構(gòu)建一套完善的監(jiān)督管理機(jī)制。只有確保監(jiān)督機(jī)制發(fā)揮作用，才能夠保證學(xué)校資產(chǎn)始終處于一個(gè)良性循環(huán)狀態(tài)。很多高等院校資產(chǎn)管理過程中，普遍存在監(jiān)督管理不到位的現(xiàn)象，管理監(jiān)督環(huán)節(jié)缺乏。在實(shí)際工作中，由于缺少監(jiān)督，監(jiān)督機(jī)制建設(shè)不完善，監(jiān)督人員配置不齊，在資產(chǎn)管理中經(jīng)常會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，很多資產(chǎn)被隨意挪用，卻得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，資產(chǎn)出現(xiàn)問題之后又得不到及時(shí)解決。例如某些設(shè)備采購回來之后，并不能得到及時(shí)的驗(yàn)收，學(xué)校資產(chǎn)重復(fù)購建現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成資產(chǎn)嚴(yán)重浪費(fèi)。

（四）資產(chǎn)管理與預(yù)算管理不能有效結(jié)合

在很長一段時(shí)間內(nèi)，我國高校資產(chǎn)管理過程中，普遍存在管理上的偏差。很多工作人員工作上缺乏積極性，以資產(chǎn)論資產(chǎn)，為了管理而開展管理，沒有將資產(chǎn)管理和財(cái)政預(yù)算管理工作有效結(jié)合。首先，高等院校在資產(chǎn)構(gòu)建過程中，經(jīng)費(fèi)安排不合理，與高?，F(xiàn)有的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)存在脫鉤。長期以來，高校資產(chǎn)信息系統(tǒng)不健全，財(cái)政部門、主管部門、高校資產(chǎn)存量信息不對稱，甚至在高校內(nèi)部資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門的賬目并不能實(shí)現(xiàn)無縫對接，資金預(yù)算一直處于被動局面，難以控制高校重復(fù)性購置資產(chǎn)；其次，與資產(chǎn)購置相關(guān)的資金預(yù)算執(zhí)行情況缺乏必要監(jiān)督。部分高校在開展資產(chǎn)購進(jìn)過程中，不能夠進(jìn)行嚴(yán)格的預(yù)算，并不能明確資產(chǎn)的使用途徑，巧立名目，將資金用作他用。

二、我國高校資產(chǎn)管理信息化平臺建設(shè)方法

（一）通用操作模塊

此功能模塊主要涉及到所有權(quán)限，用戶對此信息化平臺資產(chǎn)管理的最基礎(chǔ)功能操作，主要包含了用戶身份登錄、系統(tǒng)導(dǎo)航、通用操作。用戶在操作過程中，每種涉及到資產(chǎn)信息變化變更的操作都需要經(jīng)過提交審核步驟，在審核通過之后，才會在系統(tǒng)共享資料界面中出現(xiàn)。如果在審核過程中出現(xiàn)了某些阻礙審核通過的觸發(fā)性條件，則系統(tǒng)會保存所提交的審核信息，并將未通過的原因及時(shí)反饋給用戶，要求用戶進(jìn)行適當(dāng)修改。

（二）資產(chǎn)管理模塊

資產(chǎn)管理模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下幾方面功能：首先，預(yù)算管理功能。在該系統(tǒng)中能夠?qū)Ω咝ＹY產(chǎn)購進(jìn)的預(yù)算情況自動匯總、自動分類、自動分析、自動上報(bào)，并實(shí)時(shí)反映整個(gè)審批過程和審批結(jié)果，同時(shí)還能夠切實(shí)反映出各個(gè)部門之間的資產(chǎn)存量和使用情況，從而為制定科學(xué)的預(yù)算方案提供詳細(xì)數(shù)據(jù)；其次，申購管理功能。院校各個(gè)部門能夠利用信息化平臺的申購功能，申請相應(yīng)的物資，并實(shí)行實(shí)物費(fèi)用定額制度。利用該功能，能夠隨時(shí)查詢單位所需要的物資申購執(zhí)行狀態(tài)；再次，驗(yàn)收功能。各個(gè)部門通過利用信息化系統(tǒng)的驗(yàn)收功能，提出相應(yīng)的驗(yàn)收申請之后，院校的資產(chǎn)管理部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)驗(yàn)收審核處理；第四，入賬對賬功能。利用上述兩種功能，能夠詳細(xì)的記錄整個(gè)購進(jìn)物資的使用部門、設(shè)備詳細(xì)信息、型號規(guī)格、數(shù)量多少，資產(chǎn)管理部門可隨時(shí)利用該功能查閱各個(gè)單位相應(yīng)物資的使用情況以及物資在各個(gè)部門之間的調(diào)配情況。同時(shí)利用對賬功能，能夠自動實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)的物資進(jìn)行對賬，并能夠查詢已經(jīng)審核通過的信息。通過利用對照功能，能夠?qū)崿F(xiàn)物資管理和財(cái)務(wù)管理的統(tǒng)一化；最后，資產(chǎn)處置收益管理功能。針對報(bào)廢、損壞的物資，利用該功能能夠?qū)崟r(shí)掌握整個(gè)資產(chǎn)的處理流程。同時(shí)利用收益管理功能，還能夠及時(shí)掌握院校資產(chǎn)出租、出借、無形資產(chǎn)的使用過程中的收益情況，并確保對相關(guān)收益進(jìn)行合理分配。

（三）采購管理模塊

采購管理模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下幾方面功能：首先，采購申請單管理功能。在資產(chǎn)采購之前，只有通過了該系統(tǒng)的審核之后，才能夠開展物資采購，在該系統(tǒng)中應(yīng)該提供多種統(tǒng)計(jì)和狀態(tài)顯示方式，方便采購部門集中采購物資；其次，采購管理功能。利用該功能能夠要求相應(yīng)的采購人員，按照相關(guān)法律法規(guī)，科學(xué)采購物資，并按照嚴(yán)格的審批流程，開展物資采購；再次，物資采購評價(jià)管理功能。系統(tǒng)按照所采購物資的質(zhì)量和使用情況，提供各種物資的故障原因、維修次數(shù)、使用壽命、供應(yīng)商的服務(wù)情況等詳細(xì)資料，并實(shí)現(xiàn)對商業(yè)物資的評價(jià)；最后，采購信息管理功能。該功能主要是協(xié)調(diào)管理設(shè)備采購資金，協(xié)助管理儀器、設(shè)備的采購資金，提供相應(yīng)的決策支持。

（四）房屋管理模塊

房地產(chǎn)管理模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下幾方面功能：首先，公共房屋管理功能。通過應(yīng)用該功能，對高等院校的各種公共房屋基本信息進(jìn)行有效統(tǒng)籌，并結(jié)合房屋的具體功能和各單位人員的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)對公共房屋的統(tǒng)一配置，科學(xué)使用，以提高公共房屋的利用效率，確保資產(chǎn)正常使用，不存在閑置和無效使用情況；其次，教工住房管理功能。在管理過程中，按照未生效合同、現(xiàn)有合同、快到期合同、已失效合同、歷史合同的流程，實(shí)現(xiàn)對教工住房房屋的有效管理，對房屋進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管；最后，周轉(zhuǎn)房管理功能。利用該功能能夠?qū)崿F(xiàn)對單身教職工租用房屋的有效管理和調(diào)配，并能夠?qū)崿F(xiàn)對各個(gè)房屋的維修工程檔案進(jìn)行有效管理，掌握各個(gè)房屋的質(zhì)量以及維修情況，實(shí)現(xiàn)對單身教職工住房的有效修繕，相關(guān)設(shè)備的維修管理。（作者單位為廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）