新形勢下地勘單位檔案管理工作的創(chuàng)新探索

孫煜

【摘要】人事檔案是個人自身成長的真實(shí)記載，應(yīng)全面地、歷史地、客觀地反映個人的真實(shí)面貌。管好用好人事檔案，為黨的組織工作，人事工作的決策提供重要的依據(jù)。筆者結(jié)合幾年來檔案管理工作的實(shí)踐，探討人事檔案管理中存在的問題及對策。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)勘查；人事檔案；創(chuàng)新

在地勘單位企業(yè)化管理的今天，人力資源管理在企業(yè)管理過程中都有著舉足輕重的地位，而人事檔案管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)，也必然會更加受到重視。為此，如何滿足改革的新要求，對地質(zhì)勘查單位人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展是當(dāng)前面臨的重大挑戰(zhàn)。

一、面臨的問題

人事檔案管理在地質(zhì)勘查單位的日常工作中有著重要的地位，但管理方面仍有一定程度上的不足，影響了地質(zhì)勘查單位的人員調(diào)動。

（1）人事檔案管理制度不完善。有些地質(zhì)勘查單位的人事檔案管理制度還很落后，并沒有形成強(qiáng)烈的檔案意識。由于對人事檔案管理工作的重視程度不足，忽視了對檔案基礎(chǔ)工作的投入，還存在著刻意減少人員變更的個別現(xiàn)象。對檔案基礎(chǔ)工作的忽視，影響了人事檔案管理制度的健全性，限制了人事檔案在人事變更中所起的作用。

（2）人事信息收集不全。人事信息收集不全降低了人事檔案的參考價值。本應(yīng)將所有崗位職稱變動、學(xué)歷學(xué)位變化、獎勵處分材料、年度考核表、工資審批表、離退休審批材料等存入個人檔案，以滿足人事檔案管理規(guī)范的要求。但是由于并不重視檔案的建設(shè)工作，導(dǎo)致人事檔案中個人信息的部分缺失，對人事檔案的真實(shí)性和全面性起到了不良影響，工作中發(fā)現(xiàn)，缺少的材料大部分都是干部任免呈報審批表、年度考核表、獎勵處分材料、離退休審批表等。

（3）人事檔案不夠規(guī)范。人事檔案的不規(guī)范分為信息填寫不規(guī)范及用具、裝訂不規(guī)范。信息填寫不規(guī)范是人事檔案管理工作中最常見的問題，很多檔案的用字并不標(biāo)準(zhǔn)，還有極個別的檔案中存在錯別字的現(xiàn)象。檔案對格式有著統(tǒng)一的要求，需要按照規(guī)定填寫，并且能清楚明確的表達(dá)個人信息，才能起到檔案真正的備份作用。而且很多檔案還存在著涂抹問題嚴(yán)重的現(xiàn)象，甚至檔案的前后內(nèi)容都不一致。用具、裝訂不規(guī)范的問題同樣嚴(yán)重，檔案的書寫用筆、用紙不合乎要求，導(dǎo)致隨著年份的增加很多檔案的內(nèi)容丟失，錯誤的裝訂影響了日后對檔案的保管和使用。

二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新探索

（一）重視人事檔案工作人員的培養(yǎng)

對于檔案管理人員的要求，在《干部檔案工作條例》中有具體的規(guī)定。應(yīng)該在檔案管理工作中配備數(shù)量充足、能力優(yōu)秀的管檔人員，把那些政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有中專（或高中）以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員選調(diào)從事干部檔案管理工作。而且還應(yīng)該重視人事檔案管理人員的政治經(jīng)濟(jì)待遇情況，要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統(tǒng)一規(guī)定評定專業(yè)職稱，保證工作人員的物質(zhì)需求，促進(jìn)相關(guān)人員的工作積極性，肯定他們?yōu)榱巳耸聶n案工作所做的貢獻(xiàn)。同時要對他們進(jìn)行人事檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專業(yè)業(yè)務(wù)能力。對管理檔案的基本人員進(jìn)行培訓(xùn)時，可以以職工為主體，提倡自主學(xué)習(xí)。對于干部的培養(yǎng)，要讓他們明確檔案的相關(guān)知識，能做到了解檔案的重要性和是否需要?dú)w檔。

（二）強(qiáng)化責(zé)任意識，加大工作力度

做好地質(zhì)勘查人事檔案的管理工作需要各級組織人事干部和管檔人員的不懈努力。所以，責(zé)任意識尤為重要。干部本人要將應(yīng)該歸檔的材料及時送交檔案管理部門進(jìn)檔。管檔人員要扎實(shí)做好各項(xiàng)具體細(xì)致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平時。必要時還要抽調(diào)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、肯吃苦的人員，集中人力、集中時間、集中精力，幫助管檔人員整理檔案。管檔人員要培養(yǎng)踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)，要甘于奉獻(xiàn)、樂于清貧。平時要經(jīng)常地做好檔案材料的搜集、審核、甄別和歸檔工作。要嚴(yán)格按照檔案10類材料的先后順序進(jìn)行規(guī)范化管理。各個管檔部門每年要對所管理的檔案進(jìn)行一次檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實(shí)在找不著的，則要進(jìn)行彌補(bǔ)。

（三）優(yōu)化管理體系

為提升單位人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)提高單位人事檔案經(jīng)費(fèi)的投入，不但要增加信息化設(shè)備的投入，還要保證檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配置齊全。此外，還應(yīng)當(dāng)在單位檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)電腦的協(xié)助管理，普及計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，將紙質(zhì)的文字、照片、視頻轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，匯總整理紙質(zhì)資料并錄入到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)而在很大程度上增強(qiáng)檔案的檢索與查詢工作，大幅度提升人事檔案管理的效率。

（四）強(qiáng)調(diào)監(jiān)督管理的重要性

人事檔案的管理要專人負(fù)責(zé)，按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的借閱、調(diào)閱、移交、傳遞審批等手續(xù)。查閱檔案要按管檔人員的要求進(jìn)行，杜絕涂改檔案現(xiàn)象的發(fā)生。要建立檔案資料基礎(chǔ)臺賬，摸清檔案底數(shù)。移交檔案材料要經(jīng)審查合格方可進(jìn)行，對“三齡一歷”材料的填寫必須按組織人事部門審定的填寫。各級組織人事部門要定期召集有關(guān)部門會議，對干部檔案形成及歸檔提出明確要求，建立健全相關(guān)制度并狠抓落實(shí)。

三、結(jié)語

目前較多的地質(zhì)勘查單位人事檔案管理工作面臨人事檔案管理制度不完善，人事信息收集不全，人事檔案不夠規(guī)范等問題，應(yīng)從人為因素、歷史因素、自身因素著手，重視人事檔案工作人員的培養(yǎng)、服務(wù)理念的創(chuàng)新、強(qiáng)調(diào)監(jiān)督管理的重要性，強(qiáng)化責(zé)任意識加大工作力度和優(yōu)化管理體系，逐步解決和完善地質(zhì)勘查單位檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻(xiàn)

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