試分析辦公室檔案管理中的不足及對(duì)策

張萍

【摘要】在社會(huì)化分工越來(lái)越精細(xì)化，互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用的大背景下，為了更好地提高單位各個(gè)部門(mén)的工作效率，對(duì)辦公室檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求。本文就針對(duì)目前辦公室檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，從而提出了應(yīng)對(duì)策略，望能夠?qū)θ粘５霓k公室檔案管理工作起到一定的啟示作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；對(duì)策

一、辦公室檔案管理工作的不足

（一）單位對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度不夠

在單位里，很多高層管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)仍然停留在抄抄寫(xiě)寫(xiě)、簡(jiǎn)單的整理歸檔資料的層面。而實(shí)際上，辦公室檔案管理可以反映出單位從創(chuàng)立之初到目前為止，在人力、物力、財(cái)力等方面的運(yùn)行軌跡與發(fā)展?fàn)顩r。同時(shí)，檔案管理也可以為監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督審查工作提供最真實(shí)的證據(jù)來(lái)源。然而，在目前的單位企業(yè)中，辦公室檔案管理不善，方法落后等問(wèn)題的出現(xiàn)，直接影響了檔案管理工作應(yīng)有價(jià)值和作用的發(fā)揮。

（二）檔案管理工作人員的認(rèn)識(shí)程度不足

辦公室檔案管理人員在受教育程度、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面的情況不一，對(duì)檔案管理工作的重要性也缺乏正確的認(rèn)知，因此對(duì)檔案的管理工作仍然停留在淺層的管理層面上，致使檔案資料收集不全，整理不規(guī)范等現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。同時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息化的快速發(fā)展，目前很多管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能已經(jīng)跟不上單位的發(fā)展速度，因此，單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案管理工作的重視。

（三）檔案管理信息化程度不高，管理方式跟不上單位的發(fā)展需要

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多企業(yè)單位也開(kāi)始配備了相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，使得云儲(chǔ)存、辦公自動(dòng)化等新型的管理方式開(kāi)始逐漸的運(yùn)用到檔案管理的工作中，但是由于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的欠缺，無(wú)法充分地發(fā)揮新型技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利。比如：有的企業(yè)在升級(jí)檔案軟件后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的順利移植；有的企業(yè)由于無(wú)法順利的完成辦公自動(dòng)化軟件與檔案管理軟件的對(duì)接，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化軟件中的數(shù)據(jù)資料無(wú)法轉(zhuǎn)換成檔案管理資料，需要檔案管理人員手動(dòng)的輸入檔案資料，這就無(wú)形當(dāng)中加大了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

（四）檔案管理制度有待完善

科學(xué)完善的檔案管理制度可以為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供制度保障。就目前的現(xiàn)狀來(lái)看，單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，同時(shí)檔案管理工作人員自身專(zhuān)業(yè)技能的不足，導(dǎo)致很多單位無(wú)檔案室，或者有檔案室，無(wú)對(duì)應(yīng)的檔案管理制度。盡管單位仍然可以對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是檔案錯(cuò)放，亂放，丟失的情況時(shí)常發(fā)生，檔案的安全性也無(wú)法得到有效的保證。

二、完善辦公室檔案管理的對(duì)策

（一）提高單位對(duì)檔案管理工作的重視度

作為單位的高層領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度。只有高層領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案管理工作，才能夠?yàn)闄n案管理工作的建立與落實(shí)提供前提保障。為了能夠讓檔案管理工作滿足單位快速發(fā)展的需要，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加快檔案管理的信息化建設(shè)，在公司財(cái)務(wù)狀況允許的情況下，完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供可靠的物力支持，同時(shí)要加大對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)。

（二）增強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí)

首先，單位要定期組織統(tǒng)一培訓(xùn)。由于各個(gè)管理人員的能力，素質(zhì)不一，通過(guò)定期組織統(tǒng)一培訓(xùn)，讓管理人員意識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位的健康發(fā)展所起到的重要性。其次，要不斷地加強(qiáng)管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的掌握，從而為提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量提供牢靠的技術(shù)支持。最后，要加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于一些工作負(fù)責(zé)認(rèn)真，業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工，要給予物質(zhì)或者精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于一些工作上有失誤，工作不認(rèn)真的員工，要給予懲罰。通過(guò)獎(jiǎng)懲制度充分的調(diào)動(dòng)起管理人員工作上的責(zé)任感和積極性，從而保證檔案管理工作高效，高質(zhì)量的進(jìn)行。

（三）提高檔案管理的信息化，改善檔案管理方式

首先，要做好電子文檔的歸檔工作，統(tǒng)一計(jì)算機(jī)的規(guī)格型號(hào)，統(tǒng)一軟件的使用。利用計(jì)算機(jī)和掃描儀將紙質(zhì)文檔數(shù)字化。其次，加大檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與利用，注重檔案軟件的通用性與對(duì)接性，實(shí)現(xiàn)檔案資料的完全對(duì)接與導(dǎo)入。然后，建立起全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資料的查詢(xún)，檢索，統(tǒng)計(jì)，利用帶來(lái)便利。

（四）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

健全完善的檔案管理制度可以為檔案管理工作提供制度保障。各單位可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定出切實(shí)可行的檔案管理制度。在日常的檔案管理中，根據(jù)檔案的時(shí)間遠(yuǎn)近和機(jī)密程度，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的升高，降密，解密處理等。對(duì)于一些失去保密意義的文件，可以重新整理，并做好相應(yīng)的記錄。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)化分工的越來(lái)越精細(xì)化，使得檔案管理工作的任務(wù)量增大，因此高效的檔案管理工作成為了單位其他部門(mén)高效工作的前提保障。同時(shí)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的信息化也呈現(xiàn)出了迅速發(fā)展的趨勢(shì)。在此種大環(huán)境下，各個(gè)單位企業(yè)，結(jié)合自身的人力，財(cái)力，物力在做著積極的調(diào)整，使得單位的檔案管理工作水平得到了一定程度的提升。為了更好地促進(jìn)企業(yè)健康有序的發(fā)展，本文對(duì)檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行分析，從而進(jìn)一步地提出有效的應(yīng)對(duì)策略。在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)中，愿單位企業(yè)都能夠不斷的改善不足，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。

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