芻議信息時代下電子檔案管理的應用

【摘要】在科學技術(shù)逐漸提升和發(fā)展下，計算機的應用得到普及化，為各個行業(yè)的運行管理工作提供方便。在檔案管理工作中，為信息時代發(fā)展提供電子檔案，能提高行業(yè)地位，也能使行業(yè)得到健康發(fā)展?；诖?，文章通過對電子檔案的分析，說明其在信息時代下電子檔案管理工作的實踐應用。

【關(guān)鍵詞】信息時代；電子檔案；管理；應用

在信息時代發(fā)展下，電子檔案被廣泛應用，為現(xiàn)代社會發(fā)展提供了一個新的模式?；趯茖W技術(shù)的應用，將檔案管理工作和計算機技術(shù)進行結(jié)合，能保證電子檔案管理工作效率的提升，達到問題的有效解決。

一、電子檔案的優(yōu)點

第一，能提升檔案管理工作效率。在信息時代發(fā)展下，基于對計算機技術(shù)的應用，實現(xiàn)檔案的有效管理，通過信息化和電子化特征的展現(xiàn)，能降低傳統(tǒng)管理工作中面對的壓力，為管理穩(wěn)定發(fā)展提供保障。傳統(tǒng)方式下的檔案管理多為文書模式，當工作人員對其檢索和歸檔的時候，將耗費很多時間，其復雜性嚴重。在所有的檔案整理、檢索工作中，都為人工模式，無法促進工作效率的提升。當在檔案管理中出錯的時候，無法對其有效解決。而電子檔案管理不同，能夠改變這種人工方式，通過關(guān)鍵詞的查詢，將很快找到信息，整體上更便捷。

第二，電子檔案管理能彌補存在的信息。在檔案管理工作中，通過計算機錄入存檔，能避免信息不全和紙質(zhì)拆裝問題，也能對不完整的檔案彌補。計算機的應用十分必要，在整體上看，為工作人員減少更多工作量，促進檔案管理工作水平的提升，也解決了人員不足和檔案積壓等問題。

第三，提高檔案管理工作的保密性。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理受到儲存介質(zhì)的影響，在查詢和分析上，還無法對檔案充分應用。同時，期間也容易產(chǎn)生明顯遺漏。為了對其存在的問題有效解決，要引入電子檔案管理，改變傳統(tǒng)的人工模式，促進歸檔、整理工作的完善化。還需要基于統(tǒng)一標準，促進檔案管理工作的規(guī)范性，這樣在能保證檔案管理質(zhì)量的同時，也能解決其存在的問題，提升檔案管理工作效率，達到時間的節(jié)約化和資源的共享化發(fā)展。

通過對電子檔案的分析，為了對其問題有效解決，需要掌握其在信息時代下電子檔案管理工作的實踐應用。因此，在下文中，提出合理措施，保證在電子檔案充分應用和發(fā)展下，達到經(jīng)濟效益與社會效益的實現(xiàn)。

二、信息時代下電子檔案的管理應用

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系

在信息時代發(fā)展下，為了促進電子檔案管理工作的積極發(fā)展，需要為其構(gòu)建完善的管理體系。工作中，相關(guān)的領(lǐng)導人員要加強對工作的重視，促進電子檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。執(zhí)行電子檔案管理工作，能在企業(yè)中對其充分應用。工作中，領(lǐng)導人員不僅要認識到電子檔案發(fā)揮的重要性，還需要在制度下，為電子檔案管理工作制定統(tǒng)一標準。比如：在某企業(yè)中，使用一臺機組儲存資料，其形成時間比較長。但是，由于其涵蓋的單位多，數(shù)量大，為了充分應對，需要為其提供計算機技術(shù)，保證工作操作水平的提升，確保在真正發(fā)展意義上能促進電子檔案的充分落實，也能按照一定原則充分完成。電子檔案管理工作速度也要逐漸提升，打造其數(shù)字化和電子化發(fā)展模式，在對其積極完善前提下，也要實現(xiàn)技術(shù)、項目的嚴格管理，以達到檔案管理工作水平的提升。

（二）提高人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)對電子檔案進行管理的時候，要加大力度對工作人員進行培訓，保證人員綜合素質(zhì)的穩(wěn)定提升。實際工作中，要引導檔案管理人員認識到電子檔案管理工作發(fā)揮的重要性和存在的特點，保證工作人員在執(zhí)行期間能嚴格審查，避免員工的泄密現(xiàn)象，以免檔案泄露情況的發(fā)生。同時，還需要將其與信息化軟件結(jié)合，構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)，以促進電子檔案管理工作的順利執(zhí)行。

（三）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時代發(fā)展下，為了促進電子檔案管理工作的積極發(fā)展，需要引進先進技術(shù)手段，保證其數(shù)據(jù)庫的形成。在企業(yè)電子檔案管理工作中，要加大力度積極投入，為現(xiàn)代化發(fā)展引進先進技術(shù)、電子產(chǎn)品、數(shù)碼設(shè)備等，并在這些輔助下，促進企業(yè)電子檔案管理工作的形成。因此，要打造有效的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，保證在電子化載體下，對企業(yè)內(nèi)部資源充分研究。其中，要實現(xiàn)辦公自動化，為企業(yè)資源的使用制度相關(guān)計劃，為企業(yè)電子檔案管理工作提供有效的發(fā)展條件。在數(shù)據(jù)庫模式下，也能對其存在的電子檔案不穩(wěn)定問題、儲存困難問題和復雜問題等積極解決。打造科學、完善的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，也要為其提供防護措施，這樣才能避免電子檔案被篡改的現(xiàn)象。

三、總結(jié)

通過以上的分析和研究，在我國現(xiàn)代社會發(fā)展中，隨著信息技術(shù)的應用，為企業(yè)的電子檔案管理工作提供有效依據(jù)。電子檔案管理具備十分重要的意義，基于其優(yōu)勢，為其提供軟件和硬件，保證現(xiàn)代先進技術(shù)的應用。同時，在管理工作中，構(gòu)建完善的檔案管理制度，促使人員素質(zhì)的提升，能保證檔案管理環(huán)節(jié)的科學執(zhí)行，也能符合時代的發(fā)展需求。

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作者簡介：劉月（1997.01—），女，漢族，河北人，四川大學公共管理學院。