基于新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的應(yīng)用分析

【摘要】隨著科技與經(jīng)濟的發(fā)展，我國目前的社會背景已進入新媒體時代，新媒體時代的到來對我國檔案管理方面的工作產(chǎn)生了新的挑戰(zhàn)與改革。本文主要從我國現(xiàn)今檔案管理信息化現(xiàn)狀、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢以及新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的幾點建議這三方面來分析新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】新媒體技術(shù)；檔案管理；信息化進程；應(yīng)用

一、我國檔案管理信息化現(xiàn)狀

從古至今，我國對于檔案管理方面都十分重視，隨著近年來新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，我國的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)同時也是改變當(dāng)前問題的機遇。目前我國檔案管理工作的發(fā)展趨勢便是要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，從而加強檔案管理信息化發(fā)展，提高工作效率。以新媒體技術(shù)為支撐，可通過建立新媒體平臺來推廣傳播檔案管理方面的內(nèi)容與知識，同時也可以利用電子錄入與查詢系統(tǒng)來提高工作效率和水平。

盡管如此，就目前我國的情況來看，檔案管理信息化還存在著一定的問題。（1）新媒體技術(shù)與檔案管理的結(jié)合不徹底、不完全，出現(xiàn)不全面和不完善的情況。（2）對于重要文件的保存，只將信息技術(shù)體現(xiàn)和運用在整理目錄的工作上，而對于文件檔案的掃描和錄入方面并沒有達到應(yīng)用效果。

二、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員只能以人工的方式錄入和檢索紙質(zhì)檔案，這樣的工作方式無疑是十分費時且低效的。相對而言，利用新媒體技術(shù)建立電子檔案，不僅可以快速地進行收錄和查詢，減少工作時間提高工作效率，同時可以實現(xiàn)檔案管理信息的自動化傳遞和展示。

（二）提高檔案查詢效率

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，如果要進行檔案查詢便是要采用人工的方式，其不僅要耗費大量的時間和精力且工作效率低，準(zhǔn)確度也不高，更是無法實現(xiàn)檔案管理信息的自動化傳遞和展示。而對于結(jié)合新媒體技術(shù)的檔案管理工作而言，新媒體技術(shù)的信息功能完全可以解決傳統(tǒng)工作模式的局限性，可以進行快速準(zhǔn)確的查詢工作。電子檔案方便工作人員的查詢與錄入，可以使檔案管理工作更加快速、準(zhǔn)確、便捷。

（三）增強影響效果

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)的宣傳工作非常有限，只能局限在內(nèi)部刊物，這樣的宣傳方式所能達到的影響效果十分有限，無法形成相關(guān)的社會影響力。通過新媒體技術(shù)可以以相關(guān)網(wǎng)站、微博、微信公眾號等形式進行宣傳與傳播，這樣可以使檔案管理工作更大程度地被人們了解，走進人們?nèi)粘５纳钚畔⒅?，從而提高檔案管理工作的影響效果。

三、關(guān)于新媒體技術(shù)應(yīng)用的建議

（一）加大投入力度，高度重視

從思想方面要對檔案管理信息化工作高度重視。單位領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性，將相關(guān)思想貫徹到日常的工作指導(dǎo)中。加大檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在結(jié)合新媒體技術(shù)進行建設(shè)的前提下，相關(guān)單位要將工作所需的硬件設(shè)施配備齊全，如計算機、掃描儀、打印機、圖像采集設(shè)備等。同時對于相關(guān)的軟件系統(tǒng)都要進行及時的升級優(yōu)化以及技術(shù)檢測，以保證其能具有高效的工作能力。

（二）提高工作效率，發(fā)揮作用

對于新媒體技術(shù)所具有的技術(shù)優(yōu)勢，要使其在檔案管理信息化過程中得到充分的利用，提高工作效率。相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)與負責(zé)人要對工作有科學(xué)的規(guī)劃，要將眼光落實到長遠的發(fā)展方向，看準(zhǔn)檔案管理信息化過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和欠缺的部分，理智地分析信息化發(fā)展的趨勢，制定具有針對性的政策與方針。同時，相關(guān)單位應(yīng)盡可能地發(fā)揮新媒體技術(shù)的特點，充分利用電子儀器與現(xiàn)代化儀器，這樣可以減少浪費、節(jié)約成本并且減少使用空間，而且可以減少檔案資源的損壞和丟失。

（三）抓好隊伍建設(shè)，強化建設(shè)

任何項目的發(fā)展都是一個團隊的努力成果，因此人才隊伍建設(shè)也是推動檔案管理信息化過程的重要環(huán)節(jié)。在進行人才招聘時，要結(jié)合新媒體技術(shù)的特點，按照工作要求，選用具有專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，為檔案管理信息化團隊增加優(yōu)秀的工作人員。同時，對于上崗工作的人員，要進行完善的培訓(xùn)工作，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提高工作人員的工作水平。此外還要注意對工作人員工作能力與效果的考察和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)要不定期對工作人員的工作能力進行了解和考察以確保工作團隊的業(yè)務(wù)能力。

（四）強化制度保障，完善制度

相關(guān)的單位要完善檔案管理信息的安全制度，保證檔案的保密性和安全性，加強檔案的安全管理。要建立機房的安全管理制度，科學(xué)地保證軟件與系統(tǒng)的安全性能，確保電子檔案的安全系數(shù)。同時，要建立健全檔案檢測系統(tǒng)，將信息技術(shù)與人工維護檢測相結(jié)合，做到24小時不間歇實時檢測。還要制定嚴(yán)明的獎懲制度，根據(jù)工作人員的工作表現(xiàn)進行一定的獎勵和懲罰。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是信息技術(shù)背景下的必然舉措，同時也是改善檔案管理工作現(xiàn)狀的有效途徑，是加強檔案管理工作影響范圍的有效方式。因此，相關(guān)單位要重視檔案工作的開展與進度，盡快將新媒體技術(shù)運用于檔案管理信息化進程中。

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作者簡介：華超（1989.10—），男，漢族，陜西漢中人，學(xué)士，研究方向：檔案學(xué)及應(yīng)用。