專業(yè)技術人員繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理探究

陳瑤

[摘要] 繼續(xù)醫(yī)學教育檔案是醫(yī)院專業(yè)技術人員參加繼續(xù)醫(yī)學教育、培訓、學習等活動的真實記錄，做好專業(yè)技術人員的繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的收集與管理工作，能為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、專業(yè)技術人員的梯隊建設提供依據(jù)。該文對醫(yī)院專業(yè)技術人員的繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理進行研究，以期為醫(yī)院更好地進行人才管理提供指導性意見。

[關鍵詞] 醫(yī)院；專業(yè)技術人員；繼續(xù)教育；檔案管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（c）-0048-02

醫(yī)院專業(yè)技術人員進行的繼續(xù)醫(yī)學教育是其在畢業(yè)后醫(yī)學教育之后，學習醫(yī)學領域新知識、新理論、新技術、新方法的一種教育形式。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案是專業(yè)技術人員進行繼續(xù)醫(yī)學教育的重要記錄材料，是一項重要的檔案信息資源。做好醫(yī)院專業(yè)技術人員的繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理研究，有利于進一步規(guī)范繼續(xù)教育檔案的管理，總結(jié)繼續(xù)醫(yī)學教育成功的經(jīng)驗和失誤的教訓，對提高繼續(xù)教育質(zhì)量和效果起著不可替代的重要作用，是提高醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務技術能力的重要途徑之一。

1 做好繼續(xù)醫(yī)學教育檔案工作的意義

繼續(xù)醫(yī)學教育檔案是指醫(yī)院專業(yè)技術人員在繼續(xù)醫(yī)學教育活動中，所形成的檔案記錄。檔案工作和教育工作相輔相成，做好繼續(xù)醫(yī)學教育檔案工作，能為繼續(xù)醫(yī)學教育的科學發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，推動繼續(xù)醫(yī)學教育可持續(xù)發(fā)展。在繼續(xù)醫(yī)學教育的過程中，各類具有職業(yè)針對性的活動不斷進行，而繼續(xù)醫(yī)學教育檔案工作的開展，則可以把最具有價值的信息記錄起來。這些記錄的內(nèi)容能夠真實反映出醫(yī)院專業(yè)技術人員接受培訓與教育的真實情況，是豐富且真實的第一手資料，是各醫(yī)療單位檔案材料中不可缺少的部分，醫(yī)院通過這些資料能對醫(yī)院專業(yè)技術人員的能力和素質(zhì)進行了解，為年度考核、職稱晉升、獎優(yōu)罰劣提供了切實的依據(jù)，也可促進醫(yī)技人員充分認識自己，提高自身的業(yè)務素質(zhì)及業(yè)務能力。此外醫(yī)院也可以通過檔案了解專業(yè)技術人員接受培訓、進行科研的實際情況，為專業(yè)技術人員的職稱晉升提供真實的佐證材料，也為醫(yī)院領導制定人才培養(yǎng)規(guī)劃提供參考資料，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案工作的本質(zhì)是對過去的總結(jié)，總結(jié)成功的經(jīng)驗和事物的教訓，為未來的工作提供指導：幫助繼續(xù)醫(yī)學教育工作更有方向性的開展，也為衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供了強有力的動力。

2 繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的內(nèi)容

醫(yī)院專業(yè)技術人員繼續(xù)教育檔案與傳統(tǒng)的人事檔案都是可以呈現(xiàn)出豐富信息的文本材料，但專業(yè)技術人員繼續(xù)教育檔案有其自身的特殊性。隨著時代的發(fā)展，醫(yī)學的領域不斷拓展，繼續(xù)醫(yī)學教育也更加多樣化。繼續(xù)醫(yī)學教育的專業(yè)多且層次不一，這就要求檔案工作要更有針對性。針對不同專業(yè)的技術人員，對其專業(yè)背景及專業(yè)能力進行充分地分析，建立真實、合理的檔案資料。

醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學教育檔案內(nèi)容分為以下兩類：（1）專業(yè)技術人員參加繼續(xù)醫(yī)學教育獲得的學分證明材料，包括：①學分證書；②發(fā)表論文復印件，論著、教材等復印件；③科研成果方面的證明材料；④外出進修學習合格證明；⑤科室組織的專題講座等材料；⑥自學材料；⑦讀博碩證明材料等。

（2）繼續(xù)醫(yī)學教育項目檔案材料，如各臨床科室主辦各級各類繼續(xù)醫(yī)學教育項目和備案材料，包括項目通知、講課資料、音像資料、照片、花名冊、日程等有關資料。

3 繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的收集與管理

3.1 收集

該院目前對繼續(xù)醫(yī)學教育檔案采取定期與隨時收集相結(jié)合的方式。每年12月份起對專業(yè)技術人員該年度參加繼續(xù)醫(yī)學教育獲得的學分證明材料進行定期收集審核；而各科室舉辦的繼續(xù)醫(yī)學教育項目，則采取隨時收集的方式，要求辦班要提前備案，項目結(jié)束后，及時將備案材料上交醫(yī)學教育科核查，及時歸檔。

3.2 審核

對于收集上來的材料，及時進行鑒別與審核。對于個人上繳的學分證明材料，每一份都進行認真核實，去偽存真，使其能反映實際真實情況，而后將相關材料歸檔。各科室舉辦的繼續(xù)醫(yī)學教育項目認真對照上交的項目通知、講課資料、音像資料、照片、花名冊、日程等材料，不足部分要求整改并補齊。

3.3 整理

①歸檔。對于個人上繳的學分證明材料，建立個人檔案，編排先按科室，再按個人編碼，存放時按編碼順序排列，卷盒貼有標簽。每年在學分材料收集完畢后對上年度的材料進行整理立卷。各科室舉辦的繼續(xù)醫(yī)學教育項目檔案采用按年度、科室分類歸檔的方式進行管理與保存，每個項目建立一個檔案，編排先按年度，再按項目類別、項目編號進行編碼，存放時按年度加編碼順序排列，卷盒貼上標簽，每年度在項目檔案收集完畢后整理立卷。

②借閱管理：對于個人上繳的學分檔案，建立借閱登記制度。由于專業(yè)技術人員每年評聘職稱均需上交學分檔案到上級部門進行審核，為規(guī)范檔案管理，保證檔案材料完好不丟失，醫(yī)院建立了學分檔案借閱登記制度，凡需借出學分檔案者均要進行借出登記與歸還登記，并要由個人簽收確認，在約定時間內(nèi)及時歸還。

③采用信息系統(tǒng)管理。醫(yī)院開發(fā)了醫(yī)技人員繼續(xù)醫(yī)學教育學分登記系統(tǒng)，個人先按要求在系統(tǒng)上登記學分相關信息后，再將學分登記項目上的相應學分證明材料送到醫(yī)學教育科審核。審核人員在系統(tǒng)上審核通過后，就可利用該系統(tǒng)進行各種查詢統(tǒng)計，提高了工作效率和管理質(zhì)量。審核未通過的，將通過系統(tǒng)將未通過原因反饋給個人，由其重新提交合格的學分材料后方可審核通過，保證了學分檔案材料的規(guī)范性。各科室的舉辦繼續(xù)醫(yī)學教育項目檔案歸案后，醫(yī)學教育科管理人員將數(shù)據(jù)錄入到繼續(xù)醫(yī)學教育項目數(shù)據(jù)庫，供統(tǒng)計查詢。

4 繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理存在的問題

該院是一所三級甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)學教育科負責全院醫(yī)技專業(yè)技術人員的進修培訓、繼續(xù)醫(yī)學教育和教學管理工作。每年舉辦國家級繼續(xù)醫(yī)學教育項目20余項，省級繼續(xù)醫(yī)學教育項目近50項；開展對衛(wèi)生專業(yè)技術人員的學分認定，包括核對材料后在系統(tǒng)上審核，登記，核對后歸檔，工作量大，在管理過程中存在以下問題。

①缺乏對繼續(xù)醫(yī)學教育活動建立檔案的意識，沒有引起重視。專業(yè)技術人員與行政管理人員普遍對繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的重要性認識不足。有些專業(yè)技術人員對繼續(xù)教育存在著抵觸心理，在工作業(yè)余時間本想休息，但被要求進行繼續(xù)教育，心中難以接受，在對檔案進行管理的過程中，有部分已經(jīng)沒有職稱晉升需求的專業(yè)技術人員就認為沒有必要，不想?yún)⒓訉W習，也不上交繼續(xù)教育檔案，這就導致了收集檔案過程中困難重重，大量的時間花費在催收檔案工作上，導致工作效率低。

②缺乏繼續(xù)醫(yī)學教育活動檔案管理的有效機制和制度，醫(yī)院未制定繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理相關制度，即使制定了，也難以嚴格的落實，從醫(yī)院的管理者到專業(yè)技術人員本身，對于檔案管理制度建設都沒有引起足夠的重視，在他們的認識中，檔案管理工作是可有可無的。

③檔案保管環(huán)境欠缺。由于繼續(xù)醫(yī)學教育檔案為一人一檔，需要空間大，而醫(yī)院的現(xiàn)實情況是空間有限，目前檔案只能存放在職能科室辦公室中，缺乏獨立的檔案室進行存儲。辦公室環(huán)境無法滿足檔案保管的環(huán)境需求，不利于檔案的長期保管。

④頻繁借閱造成檔案遺失。專業(yè)技術人員晉升時需提供繼續(xù)醫(yī)學教育學分原件，因此，在晉升、評審幾個月的周期里，學分檔案要被頻繁借出，而一般要數(shù)月后甚至次年才可能歸還。有一些專業(yè)技術人員在完成職稱晉升后，忘記將學分歸還職能科室歸檔，有些甚至故意不還，極易造成學分檔案的遺失。

5 做好繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理的對策

①加強宣傳，提高認識，醫(yī)院專業(yè)技術人員多、崗位技術職稱等類別復雜，可利用醫(yī)院的宣傳欄、院內(nèi)辦公網(wǎng)、會議等形式對開展繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理的責任及意義進行宣傳，引起專業(yè)技術人員的足夠重視，提高各級領導對建立繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的重視，要做到醫(yī)院從上到下對醫(yī)院實施繼續(xù)醫(yī)學教育活動建檔工作形成共識。

②規(guī)范管理，健全制度。醫(yī)院要建立一套完善和健全的檔案管理程序，完善檔案管理工作，需要歸檔保存的繼續(xù)醫(yī)學教育文件材料的原始記錄一定要具備科學性、真實性、完整性。在歸檔工作中，要充分做到按照類別、性質(zhì)分別歸檔。檔案管理人員要有專業(yè)的工作素養(yǎng)，有良好的工作心態(tài)，能充分落實檔案管理工作，解決存在的問題。

③改善檔案管理環(huán)境。將檔案放在同一地點存放，設立繼續(xù)教育檔案室或檔案柜，對檔案進行統(tǒng)一保管。專業(yè)檔案室和檔案柜的檔案保管環(huán)境也有利于檔案的長期保存。

④制定檔案管理及借閱流程，由專人負責，及時做好借閱登記，強化檔案歸還手續(xù)的及時和完整，避免檔案借閱遺失現(xiàn)象的發(fā)生。

6 總結(jié)

專業(yè)技術人員繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理是繼續(xù)醫(yī)學教育中重要的一環(huán)，做好醫(yī)院專業(yè)技術人員繼續(xù)醫(yī)學教育的檔案管理工作，能夠促進衛(wèi)生技術人員不斷提高工作能力和業(yè)務水平，為醫(yī)院人才培養(yǎng)、考核評定等工作提供依據(jù)。推進繼續(xù)醫(yī)學教育工作更加科學的發(fā)展，也為衛(wèi)生事業(yè)的進步提供了強有力的動力。當然，繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理目前并不完善，認識不足、制度建設不夠、存放保管環(huán)境欠缺等問題仍然客觀存在。因此，相關的對策也需要及時實施以應對現(xiàn)有的問題，同時也要努力發(fā)現(xiàn)尚未明晰的矛盾點。如今，信息社會不斷發(fā)展，繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理的發(fā)展要抓住潛在的機遇，利用信息化網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術，進一步提高繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理效率，推動衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

[參考文獻]

[1] 邢曉玲.醫(yī)院技術人員繼續(xù)教育檔案管理初探[J].陜西檔案，2013（1）：33.

[2] 袁靜.醫(yī)療機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2013（15）：178-179.

[3] 云鳳羽.網(wǎng)絡環(huán)境下病歷檔案管理人員繼續(xù)教育的當務之急[J].廣東檔案，2012（5）：15-16.

[4] 王媛.基層檔案專業(yè)技術人員繼續(xù)教育研究[J].蘭臺世界，2015（17）：67-68.

[5] 錢農(nóng).淺談醫(yī)技人員繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的管理[J].醫(yī)學信息，2011（7中旬刊）：3124-3125.

[6] 龐靜.淺談檔案管理人員的繼續(xù)教育[J].黑龍江史志，2014（3）：140.

[7] 林瑩.探討PDCA循環(huán)在繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2014（5）：110，118.

[8] 劉國紅.淺談醫(yī)院護理繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的管理[J].中國保健營養(yǎng)，2014（6下旬刊）：3339.

（收稿日期：2018-08-28）