新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

劉中祥

[摘要] 在當(dāng)下醫(yī)療政策不斷改革的環(huán)境下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理迎來新挑戰(zhàn)，因此，在此新形勢下對醫(yī)院進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理，使檔案內(nèi)容完整、信息真實(shí)，最大程度發(fā)揮其作用，為國家的社會(huì)發(fā)展以及疾病防護(hù)提供有力依據(jù)，對維護(hù)我國社會(huì)公共衛(wèi)生起到促進(jìn)作用。該文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對醫(yī)院檔案管理的工作問題進(jìn)行戰(zhàn)略分析，并尋求解決方法。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；醫(yī)院；新形勢；現(xiàn)代化問題；對策

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）05（c）-0052-02

[Abstract] Constantly in the present medical policy environment， the reform of the traditional hospital archives management for a new challenge， therefore， under the new situation to unification， standardization of hospital archives management， make the content file complete， real information， maximizing its role， for the country's social development and disease protection provide powerful basis， to safeguard social public health in China. Based on the work experience， this paper makes a brief analysis on the work problems of hospital archives management and seeks solutions.

[Key words] Archive Management； Hospital； New Situation； Modern Issues； Countermeasures

醫(yī)院是公共衛(wèi)生系統(tǒng)的重要組成部分，其檔案管理主要是對疾病的病情狀態(tài)、治療手段等相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸類與保存，相對于醫(yī)院的其他部門而言，檔案管理工作顯得較為簡單，因此常被工作人員忽視[1]。但是，有效的檔案管理能夠提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量，使其發(fā)揮最大作用，為國家醫(yī)療的穩(wěn)定發(fā)展以及疾病防護(hù)提供有力依據(jù)，有著不可忽視的意義[2]。

1 醫(yī)院檔案管理目前存在的問題

1.1 檔案檔案管理制度不夠完善

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，大部分醫(yī)院對檔案的管理制度不夠規(guī)范，欠缺一套統(tǒng)一規(guī)范的管理體系。比如對檔案的信息收集、內(nèi)容整理、資料保存、查閱等方面均無統(tǒng)一流程，全憑管理人員自由發(fā)揮，或是以日常工作中潛移默化形成的各種不成文規(guī)定以及經(jīng)驗(yàn)來展開工作，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)內(nèi)容參差不齊、保管資料缺損、保密性差等問題。再加上目前醫(yī)院檔案管理人員與相關(guān)部門協(xié)商不當(dāng)、分工不明確等，均容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容重復(fù)、資源浪費(fèi)等情況，且部分醫(yī)院的檔案管理工作均由各科室自行管理，導(dǎo)致查找困難、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容缺失等，對醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量造成極大影響。

1.2 檔案管理的模式較為落后

目前，部分醫(yī)院檔案管理模式多為紙質(zhì)管理或單機(jī)管理，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域中，但由于醫(yī)院信息技術(shù)尚未引進(jìn)或管理人員計(jì)算機(jī)水平不足，導(dǎo)致大部分醫(yī)院仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式[3]。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，大量紙質(zhì)檔案的存放、分類、查找都日益困難，工作效率以及工作質(zhì)量均不理想，盡管耗用了大量人力、物力以及儲(chǔ)存空間，但管理工作效率卻依舊無法提升。此外，單機(jī)管理模式無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享，亦無法滿足當(dāng)下多元化信息水平的要求。

1.3 檔案管理人員綜合水平不高

檔案管理的工作較為枯燥、繁瑣，日復(fù)一日的工作內(nèi)容，使得大部分管理人員缺乏工作熱情，較為安逸、懶散，對工作的質(zhì)量要求不高；部分管理人員對檔案的管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案作用小、價(jià)值低，使其在工作過程中不認(rèn)真、不全面、不及時(shí)收集檔案資料，甚至為了應(yīng)付上級檢查而弄虛作假。另外，部分檔案管理人員專業(yè)水平低下，對管理系統(tǒng)不熟悉，未能對檔案進(jìn)行匯總與分類，也不善于結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行分析與研究，無法為醫(yī)院提供有用的依據(jù)與建議，導(dǎo)致一些重大事件、應(yīng)急措施等無法得到有效的總結(jié)或參考，對下一次預(yù)案的順利進(jìn)行造成阻礙，難以滿足新形勢環(huán)境下對醫(yī)院檔案管理的基本要求。

2 醫(yī)院檔案管理的具體策略

2.1 建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際情況，同時(shí)結(jié)合《檔案法》[4]以及《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》[5]制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度，針對檔案的資料收集、錄入、完善、分類、保管等各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，這是確保醫(yī)院檔案管理工作能夠得以順利開展的前提。只有完整統(tǒng)一的規(guī)章制度，才能依照制度執(zhí)行工作職責(zé)，做到有法可依、有據(jù)可循，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質(zhì)量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責(zé)任制，督促檔案管理人員的日常工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集各科室患者的疾病信息進(jìn)行歸檔，并及時(shí)錄入結(jié)果，實(shí)時(shí)完善患者病情變化的情況。同時(shí)尊重和保護(hù)患者個(gè)人隱私，不得隨意公開或泄露患者的檔案信息。

2.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度

在如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理信息化已然成為醫(yī)院檔案管理的主要發(fā)展趨勢。醫(yī)院需充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，加大檔案管理信息化的建設(shè)力度，給檔案管理人員提供相應(yīng)的硬件、軟件、管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備，使檔案管理工作能夠隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，從而在日后工作中更好地開展全面工作。如通過引進(jìn)相關(guān)電子信息錄入系統(tǒng)等軟件，使檔案管理人員可通過與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的方式建立完整的電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)共享，做到健康檔案的多渠道動(dòng)態(tài)化管理。此舉不僅能減少醫(yī)院人力物力的耗用，還能有助于日后檔案信息快速查找及修改完善，在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。

2.3 端正檔案管理人員的工作態(tài)度

檔案管理人員需意識到檔案管理工作雖然簡單，但對疾病的防控卻有著極為重要的意義[6]。平時(shí)多學(xué)習(xí)與管理相關(guān)的方法以及計(jì)算機(jī)檔案歸納知識，對工作盡心盡職，認(rèn)真細(xì)致地收集、錄入檔案資料，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性與有效性，努力做好自身本職工作；對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理與分類存放，便于日后查找或修改完善；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露，并在日常工作中提高自身的專業(yè)水平，做到在其位，盡其職。同時(shí)，管理人員可以在工作量較少的情況下，將往年的紙質(zhì)檔案資料錄入電腦，并上傳至互聯(lián)網(wǎng)保存，這對于檔案長期性管理及醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。

2.4 提高檔案管理人員的綜合水平

在當(dāng)下日新月異的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理人員不僅需具備檔案管理專業(yè)知識，還應(yīng)當(dāng)掌握全面的信息技術(shù)。所以，醫(yī)院應(yīng)定期對管理人員進(jìn)行相關(guān)計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以此來提高檔案管理人員的綜合水平。具體措施分為三個(gè)方面：①定期展開檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，綜合分析檔案管理的發(fā)展趨勢，不斷完善、更新檔案管理的專業(yè)知識水平。②在醫(yī)院內(nèi)部開展相關(guān)業(yè)務(wù)專題會(huì)議，各部門、各科室之間相互交流，加強(qiáng)部門與部門之間的聯(lián)動(dòng)性，能有效提高醫(yī)院整體的協(xié)調(diào)合作能力。③對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新時(shí)代的信息技術(shù)，使每一位檔案管理人員都能勝任新時(shí)代的信息技術(shù)要求，確保檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，減少查找、更新檔案的時(shí)間，提高工作效率。

3 結(jié)語

醫(yī)院檔案是詳細(xì)記錄患者就醫(yī)全過程的一種匯總手冊，不僅是基礎(chǔ)公共衛(wèi)生的組成部分，同時(shí)也是疾病防治的重要參照資料。這是醫(yī)院極為豐富的一種無形財(cái)富，通過查閱檔案可熟知某一時(shí)段某一疾病的高峰值以及相對應(yīng)的治療措施。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的制度管理，以此確保檔案管理的工作質(zhì)量，管理好醫(yī)院檔案有助于醫(yī)院各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，針對疾病特點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，有助于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 陳虹.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（11）：124-125.

[2] 黃鴻輝.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].科技展望，2016，26（15）：240.

[3] 李景.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].赤子，2015（23上中旬）：243.

[4] 畢莉莉.淺析新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].人才資源開發(fā)，2016（24）：133.

[5] 陳冰.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：83-84.

[6] 吳茜，魯亮，趙崢.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].人力資源管理，2018（1）：193-194.

（收稿日期：2018-02-27）