醫(yī)院建設(shè)項目月報管理經(jīng)驗淺談

殷一棟

[摘要] 當前，醫(yī)療單位的新建、擴建、改建項目頻繁進行，為了更有效地對建設(shè)項目進行管理，承上啟下，匯總項目相關(guān)的全面信息，一般都會采取編制項目月報的形式來反映項目建設(shè)過程中的真實情況，該文就醫(yī)院建設(shè)項目月報編制、管理做了一些初步的經(jīng)驗分享。

[關(guān)鍵詞] 建設(shè)項目；月報；管理經(jīng)驗

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）07（c）-0052-02

在醫(yī)院基本建設(shè)項目進行過程中，除了要注重現(xiàn)場管理，把控好建設(shè)質(zhì)量外，也要做好項目資料的規(guī)范化管理，為將來審計結(jié)算和資料存檔工作打下堅實的基礎(chǔ)。該次就建設(shè)項目中月報管理做一些粗淺的分享。

在項目建設(shè)工程中常見的有施工單位的月報，監(jiān)理月報，代建單位編制的項目管理月報等。醫(yī)院作為項目建設(shè)的主題，應(yīng)該從自己的角度編制項目管理的月報，當然內(nèi)容可以從項目相關(guān)單位的月報中汲取。編制自己的月報主要基于以下幾點考慮[1]。①可作為向上級領(lǐng)導(dǎo)的書面匯報材料；因為其他單位編制的月報編制或關(guān)于專業(yè)，或強調(diào)的重點不同，且醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)為臨床背景，不適宜直接遞交。需要有從醫(yī)院自身角度和觀點的報告材料。②可作為項目管理的過程材料；擁有好的月報管理體系，能充分反映項目建設(shè)的整個過程，對日后審計結(jié)算，上級考核都能成為詳實的第一手材料。③能夠成為優(yōu)良的科室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)材料；由于基建管理崗位敏感性，一般單位要求3～5年要輪崗，能夠有清晰詳細的月報材料，能夠保證項目建設(shè)的延續(xù)性，也作為一個建設(shè)管理經(jīng)驗的傳遞，在科室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時的經(jīng)驗分享等作用。重點事件或者細節(jié)也作為一個備忘錄一樣的存在，避免事后回憶的種種不便。

1 項目月報管理的主要內(nèi)容

根據(jù)該院的項目管理經(jīng)驗，一份建設(shè)項目管理的月報，應(yīng)該具備以下內(nèi)容。（1）項目基本信息：①項目經(jīng)濟技術(shù)指標基本信息表；②主要合作單位通訊錄最新版。（2）項目前期工作情況：①該月前期工作進展綜述；②下月前期工作任務(wù)計劃。（3）項目設(shè)計管理：①該月相關(guān)專業(yè)設(shè)計圖紙聯(lián)系單綜述；②下個月專業(yè)設(shè)計任務(wù)計劃表。（4）項目施工進度管控：①工程總進度計劃；②該月施工實際進度完成情況說明；③該月施工進度計劃的主要問題難點及對策；④下月施工進度計劃及困難和重點及對策。（5）項目施工質(zhì)量管控：①該月工程施工質(zhì)量管控目標及要求；②該月實際工程施工質(zhì)量檢測情況綜述；③本月施工質(zhì)量檢查中的不足及對策；④下個月工程施工質(zhì)量管控目標及要求。（6）項目施工安全文明標化管控：①該月安全明標化管理控制目標及要求；②該月實際安全文明標化檢測情況綜述；③該月安全文明標化檢查中的不足及對策；④下個月安全文明標化管控目標及要求。（7）項目招標采購工作：①項目合作單位基本信息表；②該月已完成的上午招標采購合同匯總說明；③該月主要合同單位履約情況說明；④下個月商務(wù)招標采購計劃表。（8）項目施工成本投資管控：①該月各專業(yè)聯(lián)系單匯總說明表；②該月工程款支付情況說明表；③下個月資金支出計劃表；④當前成本控制難點及對策。（9）當前項目存在的風(fēng)險問題及管控措施[2]。（10）項目當月大事記。

2 項目月報管理的重點

①項目管理月報的部分內(nèi)容可以延續(xù)前期月報，但是部分重要內(nèi)容要注意實時更新。如主要合作單位人員通訊錄，本月的工程總結(jié)下月計劃，下月的招標采購計劃，工程款支付信息更新等。②項目施工進度管控制中的工程進度計劃節(jié)點可以以顏色區(qū)分已完成和未完成的節(jié)點，一目了然。③本月施工進度完成情況說明，本月施工工程質(zhì)量檢測情況綜述，文明標化檢測情況綜述等環(huán)節(jié)注意圖文并茂。要求平時多注意影像資料的積累，多留下項目建設(shè)過程中的珍貴歷史照片[3]。

該月工程款支付情況表和下個月資金支出計劃表注意合理設(shè)計，做到清晰明了。如表1。

對于施工進度難點對策，施工質(zhì)量中的不足及對策。文明標化檢查不足及對策等各單位應(yīng)該經(jīng)過現(xiàn)場認真查看，開會討論充分決定，必要時可形成會議紀要作為附件。該月大事記應(yīng)充分體現(xiàn)工程進展和相關(guān)重要事件，上級領(lǐng)導(dǎo)可直接閱覽作為工程的簡報來了解情況。

3 項目月報管理的難點

由于整個項目月報的多而繁復(fù)，最好有專人負責，主要有醫(yī)院和代建單位協(xié)助制作。項目月報中的重要環(huán)節(jié)，如通訊錄、進度、投資、相關(guān)合同明細等最好有多人校對，如果錯誤較多或數(shù)據(jù)不準確則失去了編制月報的意義，流于形式[4]。

項目月報的編制的精髓在于平時多積累，如果重要事件記錄，手續(xù)合同等相關(guān)資料，會議的記錄照片，施工現(xiàn)場和相關(guān)檢查檢測的照片等。所以項目月報其實很好的體現(xiàn)了工程管理的投入度和細致程度，一份詳實完整度較高的月報完全能夠體現(xiàn)平時工作扎實程度。

項目月報的及時性也是非常重要的。由于要體現(xiàn)整個月的情況，最終完成項目月報肯定要在當月報的下個月。但是如果在本月初才開始制作上月的月報，會導(dǎo)致編制時間過長，失去了時效性，最終制作出來也沒人要看只能作為資料存檔。所以項目月報的標志應(yīng)該從當月初就開始進行，不斷完善內(nèi)容，這樣也可以省去事后搜集資料照片的麻煩。在編制月報的工程中也順帶梳理了工作思路，查漏補缺，明確目標，更好地推進工作，解決問題。

項目月報書寫的技巧，首先大致整理思路，列個提綱，列出主要工作和主要數(shù)據(jù)。按照重要程度的先后順序，逐條簡明扼要。在每個主體部分的段首最好有一段概括，方便上級領(lǐng)導(dǎo)和其他人快速閱讀。要多采用數(shù)據(jù)說話，避免主觀判斷和口氣，多用圖表，直觀、簡單、形象表現(xiàn)，再配合現(xiàn)場照片、效果圖等使整體內(nèi)容生動不枯燥。適度表現(xiàn)管理中的漏洞，突出可執(zhí)行的改進措施，多表述會議上的一致結(jié)論而避免未經(jīng)決議或公認的內(nèi)容。

4 項目月報管理的意義

①向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報本月項目管理的進展情況，做了哪些工作，收到了什么效果，向各相關(guān)部門通報該月份工程的各方面進展情況，目前工程尚存在哪些亟待解決的問題。②對該月份工程進度控制、工程質(zhì)量控制、工程造價控制、文明安全工作、合同管理、信息管理、資料管理及協(xié)調(diào)建設(shè)各方之間各種關(guān)系中所做的工作，存在問題及其經(jīng)驗教做了分析和記錄。③通過編制工程管理月報總結(jié)該月份工作[5]，為下一階段工作做出計劃與部署。④為上級主管部門來檢查工作，工程完結(jié)時結(jié)算審計，科內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和查找相關(guān)資料時，提供關(guān)于工程概況、施工概況及項目歷程的說明文件。

5 結(jié)語

隨著我國醫(yī)院建設(shè)的大發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院的建設(shè)功能已從單一化到多元化改變，醫(yī)院建設(shè)的復(fù)雜性也加大了工程管理的難度。通過對項目月報的編制有利于開展對項目系統(tǒng)性的管理，及時、準確掌握建設(shè)項目的動態(tài)，有針對性地查找項目建設(shè)工作過程中的有關(guān)問題，不管是對推項目進程的推進，還是對未來建設(shè)項目的經(jīng)驗積累都將起到重要作用。

[參考文獻]

[1] 李洋，袁建峰，王平，等.工作月報制在現(xiàn)代醫(yī)療管理中的應(yīng)用與探索[J].中國醫(yī)院管理，2017，37（11）：51-52.

[2] 沈小慶.醫(yī)院建設(shè)項目風(fēng)險評價與控制研究[D].浙江：浙江大學(xué)，2014.

[3] 侯欣麗.醫(yī)院建設(shè)工程質(zhì)量管理評價體系研究[D].北京：中國科學(xué)院大學(xué)（中國科學(xué)院工程管理與信息技術(shù)學(xué)院），2017.

[4] 李飛，毛強碩.施工企業(yè)項目經(jīng)理月報標準化和信息化管理探析[J].建筑經(jīng)濟，2011（6）：25-27.

[5] 李枝國，程湘暉，周蓉，等.以質(zhì)量月報推動全面質(zhì)量管理體系改進[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2012，19（2）：42-43.

（收稿日期：2018-04-25）