公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討

張永杰 許長旭 陳超

[摘要] 檔案管理工作是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的重要記錄和依據(jù)，對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的開展具有十分重要的參考意義。運(yùn)用數(shù)字化管理手段開展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理，這是新時期公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時也是提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作質(zhì)量的重要措施。該文對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析和探究，以期為新時期的公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作開展提供可靠的檔案管理支持。

[關(guān)鍵詞] 公共衛(wèi)生；監(jiān)督執(zhí)法；檔案管理；數(shù)字化

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（b）-0154-03

[Abstract] Archives management is an important record and basis for public health supervision and law enforcement. It has important reference significance for the development of public health supervision and law enforcement. The use of digital management tools to carry out public health supervision and law enforcement file management is an important part of the innovation of public health supervision and law enforcement in the new era， and it is also an important measure to improve the quality of public health supervision and law enforcement work. This paper analyzes and explores the digital management related content of public health supervision law enforcement archives， in order to provide reliable file management support for the public health supervision and law enforcement work in the new era.

[Key words] Public health； Supervision and law enforcement； File management； Digital

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)在各個領(lǐng)域中逐漸滲透和深入，對于公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作來說，檔案管理是記錄其工作方式和內(nèi)容、為公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作開展保持和提供珍貴資料參考的重要工作。數(shù)字化管理與公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的融合應(yīng)用能夠有效提高檔案管理的效率，在解決公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理問題和促使公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)方面也能夠發(fā)揮重要的作用。

1 開展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容概述

公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理就是利用信息化技術(shù)作為檔案管理的主要技術(shù)支撐，以圖像、視頻、文字等多種形式為載體，對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中的相關(guān)資料進(jìn)行保持、整理、查閱等操作的管理模式。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理貫穿到檔案整理的整個過程中，也就是說在檔案資料收集、整理和保存的各個環(huán)節(jié)中都會應(yīng)用到數(shù)字化的技術(shù)手段。運(yùn)用數(shù)字化管理模式開展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案整理工作，具有的優(yōu)勢也是十分突出的，集中表現(xiàn)在以下幾個方面。①數(shù)字化管理能夠有效解決公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的空間限制問題。過去以紙質(zhì)材料為主的檔案管理方式最大的困擾就是需要足夠的存儲空間，而數(shù)字化管理模式能夠有效解決這一問題，在節(jié)約公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理成本方面具有十分突出的優(yōu)勢。②數(shù)字化管理能夠明顯提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的效率，計(jì)算機(jī)是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的重要手段，相比于人力管理方式，計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度更快、管理效率更好，同時也有利于公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作流程的簡化，在一定程度上簡化了檔案管理的流程。另外，數(shù)字化管理還豐富了公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的形式，除了紙質(zhì)版模式下的文字之外，圖像、視頻、音頻等資料也能夠形成檔案內(nèi)容，從而豐富了公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真實(shí)性、客觀性。能夠?yàn)楣残l(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法實(shí)際工作開展提供可靠的資料支持。

2 目前公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析

2.1 數(shù)字化管理的硬件設(shè)施不夠健全

公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作的開展需要一定的硬件設(shè)施作為支持，包括計(jì)算機(jī)、移動硬盤、光盤等，這些硬件設(shè)施需要投入一定的資金進(jìn)行建設(shè)和完善。但是在實(shí)際中，缺乏有效的資金支持是數(shù)字化管理硬件設(shè)施建設(shè)過程中面臨的主要問題，同時由于缺乏資金和相關(guān)投入，即便是數(shù)字化管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)起來，在后期的技術(shù)升級、軟件維護(hù)等方面也缺乏相應(yīng)的投入，從而限制了公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢不夠突出。

2.2 數(shù)字化檔案管理的監(jiān)督機(jī)制不夠健全

缺乏行之有效、落地可行的監(jiān)督管理機(jī)制也是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理面臨的主要問題，這個問題主要表現(xiàn)在兩個方面。①數(shù)字化檔案監(jiān)督管理工作落實(shí)不到位。雖然數(shù)字化管理模式具有效率高、成本低和效果好的優(yōu)勢，但是在實(shí)際操作過程中，由于數(shù)字化手段本身具有的靈活性和豐富性，導(dǎo)致各個部門甚至是各個工作人員使用的方式、采用的標(biāo)準(zhǔn)甚至是管理規(guī)定等都是不同的，這既增加了數(shù)字化檔案監(jiān)督管理的難度，也影響了數(shù)字化檔案建設(shè)的有效性，亟需改進(jìn)。②公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化監(jiān)督管理人員的工作積極性有待提升。缺乏對數(shù)字化管理的科學(xué)認(rèn)知、職業(yè)道德修養(yǎng)不夠以及監(jiān)督管理意識不強(qiáng)等問題比較突出，這些主觀方面的問題影響了公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化監(jiān)督管理人員的主動性，從而對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化監(jiān)督管理工作產(chǎn)生不良影響。

2.3 公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍建設(shè)不夠完善

公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理隊(duì)伍人員綜合素質(zhì)不高、數(shù)字化管理人才匱乏是當(dāng)前公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理過程中存在的主要問題。老員工的檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但是缺乏對數(shù)字化技術(shù)手段的熟練掌握，新員工能夠相對熟練掌握數(shù)字化操作管理技術(shù)和手段，但是缺乏相應(yīng)的檔案工作管理能力和經(jīng)驗(yàn)，這是目前公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理在人員方面亟需解決的一個重要問題。同時，結(jié)合新時期經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理人員的職業(yè)道德、價值觀念等進(jìn)行強(qiáng)化和培養(yǎng)也是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要內(nèi)容。

3 公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理優(yōu)化提升的策略和措施

從公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵和意義出發(fā)，結(jié)合目前公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理存在的問題，建議從以下幾個方面解決問題，提升公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法數(shù)字化管理的效果。

3.1 加強(qiáng)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的設(shè)施建設(shè)

硬件條件和軟件條件是否完備是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的設(shè)施建設(shè)是新時期公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理數(shù)字化管理完善和優(yōu)化的重要措施之一。首先，要加大相應(yīng)的資金投入，購進(jìn)必要的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)配置等，為數(shù)字化工作的穩(wěn)定開展提供良好的硬件設(shè)施環(huán)境條件。其次，要做好公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和軟件升級管理，確保數(shù)字化管理手段應(yīng)用的設(shè)施條件達(dá)到最優(yōu)化。

3.2 完善公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理機(jī)制

針對當(dāng)前公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理監(jiān)督機(jī)制不健全、數(shù)字化管理優(yōu)勢體現(xiàn)不足的問題，建議從以下幾個方面做好公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理機(jī)制建設(shè)工作。①要構(gòu)建系統(tǒng)的、統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)能夠有效解決各部門檔案管理方式和手段之間存在的差異，比如對存儲文件格式的選擇不同問題，需要統(tǒng)一文本、圖像、視頻等材料形式的格式，按照簡潔有序、統(tǒng)一系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊箝_展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作。另外，在檔案的歸類方式、存檔方法和查閱管理等方面也要進(jìn)行統(tǒng)一，為公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案資料的應(yīng)用提供便利。②要構(gòu)建完善的、有效的監(jiān)督管理機(jī)制。將公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的效果加入到績效考核當(dāng)中，激發(fā)相關(guān)工作人員的工作熱情和積極性，同時制定公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法數(shù)字化檔案的定期檢查、監(jiān)督以及數(shù)字化管理軟件的維護(hù)和硬件設(shè)施的健全工作，提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的時效性。

3.3 提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的工作水平

檔案管理內(nèi)容和手段是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理建設(shè)和發(fā)展的核心，主要內(nèi)容有以下幾個方面。①在公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案內(nèi)容的收集方面，一定要做到全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和客觀。根據(jù)工作實(shí)際，公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案收集的內(nèi)容主要包括依法行政的相關(guān)材料、預(yù)防衛(wèi)生監(jiān)督的相關(guān)材料、年度監(jiān)督監(jiān)測的相關(guān)材料、行政處罰的相關(guān)材料、專題調(diào)查的相關(guān)材料以及年度工作內(nèi)容相關(guān)材料等，這每一類的材料中又涉及到很多的內(nèi)容，比如行政處罰材料包括衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的記錄、相關(guān)的檢查檢驗(yàn)報(bào)告、問題合議流程和記錄、行政處罰的決定書、行政處罰結(jié)案單以及相關(guān)材料的送達(dá)和回執(zhí)等，在檔案管理實(shí)際工作中，這些資料的收集一定要做到全面、系統(tǒng)，這樣才能夠確保公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的有效性。②在公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作中要注重管理手段創(chuàng)新，從目前來看，實(shí)現(xiàn)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是創(chuàng)新的主要方向。借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，能夠增加公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案應(yīng)用的效率，通過網(wǎng)絡(luò)能夠克服地域?qū)?shù)字化檔案查閱的絕先行，通過網(wǎng)絡(luò)建立即檔案信息管理、檢索、利用、維護(hù)等為一體的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)化和自動化實(shí)現(xiàn)，深化公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的意義。

3.4 注重人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

人才是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的重要人力資源支撐，除了要引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才之外，還要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)工作。針對老員工開展相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)，針對缺乏經(jīng)驗(yàn)的員工開展經(jīng)驗(yàn)交流、座談會等培訓(xùn)，同時注重職業(yè)道德、保密規(guī)定等思想意識方面的培訓(xùn)，不斷健全檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

4 結(jié)語

公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢，需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理制度，創(chuàng)新管理方式，優(yōu)化人員隊(duì)伍，從而促進(jìn)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的有效發(fā)展。

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（收稿日期：2018-06-11）