醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的方法分析

魏永靜

[摘要] 該文分析了醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容和必要性，闡述了醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題和解決方法，總結(jié)了醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求和優(yōu)勢(shì)，意在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院更大的經(jīng)濟(jì)效益，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范；標(biāo)準(zhǔn)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）09（b）-0025-02

隨著時(shí)代的進(jìn)步社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院作為一個(gè)備受關(guān)注的行業(yè)部門，其存在受到社會(huì)各界的重視，醫(yī)院的檔案管理工作整合著醫(yī)院許多重要的信息，其地位舉足輕重。作為醫(yī)院日常運(yùn)作中重要的一部分，檔案管理工作就像是一位“管家”，為醫(yī)院的發(fā)展提供了資源上、研究上的幫助。檔案管理工作促進(jìn)著醫(yī)院的自身建設(shè)、推動(dòng)者醫(yī)院的發(fā)展，更是為醫(yī)療建設(shè)提供著重要的參考資料，在醫(yī)院的工作中，是不可替代的存在。

1 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)醫(yī)療、教學(xué)、科研管理改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容，是促進(jìn)醫(yī)院各個(gè)部門或科室全部檔案有機(jī)整合歸類的重要手段，旨在保證醫(yī)院檔案資料的完整和準(zhǔn)確，提升檔案管理效率和檔案資料利用率。

醫(yī)院檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)管理和工作上的雙重標(biāo)準(zhǔn)化。管理標(biāo)準(zhǔn)化是根據(jù)國(guó)家或政府相關(guān)規(guī)定，針對(duì)醫(yī)院各類文件材料確定歸檔范圍、歸檔要求和保管期限和檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等。保證管理標(biāo)準(zhǔn)在一定條件和時(shí)期內(nèi)的相對(duì)統(tǒng)一和穩(wěn)固。工作標(biāo)準(zhǔn)即醫(yī)院各個(gè)職能部門和工作人員的標(biāo)準(zhǔn)。明確他們所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，以及本崗位的業(yè)務(wù)規(guī)范。制定合理的檔案管理程序、檔案內(nèi)容要求和檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等。

2 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

檔案管理工作是對(duì)信息資源的一種整合，對(duì)醫(yī)院這種每天信息資源數(shù)以萬計(jì)的工作單位來說，做好檔案管理尤為重要。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院在日常各項(xiàng)工作中保存具有價(jià)值的文字、圖標(biāo)、錄像、筆錄等各類有效載體，是醫(yī)院工作方法和改進(jìn)的依據(jù)，是醫(yī)院工作研究的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院的檔案管理工作為醫(yī)院提供了資料上的便利，更好地服務(wù)人民大眾。時(shí)代的進(jìn)步要求對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的規(guī)范準(zhǔn)則，因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院的進(jìn)步發(fā)展具有重要意義。

3 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的阻礙

3.1 檔案管理制度不完善

當(dāng)前，我國(guó)雖然為了提升各個(gè)行業(yè)的檔案管理水平提出了一系列檔案管理相關(guān)法案，但是在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，現(xiàn)行的檔案管理制度存在較多缺陷有待完善。目前我國(guó)具備完整管理體系的醫(yī)院只有少數(shù)，因此許多醫(yī)院的檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而降低了檔案利用效率。檔案管理缺乏有效的制度保障，使得檔案管理松散。

3.2 檔案工作硬件設(shè)施落后

許多醫(yī)院檔案管理配備的硬件設(shè)施不完善，投入過少資金，檔案管理室空間狹小，沒有及時(shí)購進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，管理手段十分落后，嚴(yán)重滯后了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。還有較多基層醫(yī)院沒有將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，管理模式依舊停留在傳統(tǒng)的人工管理水平，加重管理人員的任務(wù)量，同時(shí)檔案管理工作效率低下。

3.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

由于當(dāng)前許多醫(yī)院沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理工作多由其他科室人員兼職管理，管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和水平，不具備良好的檔案管理意識(shí)，因此在實(shí)際的檔案管理工作中，在管理意識(shí)和管理水平上都難以達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

4 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的方法

①健全檔案管理制度，制定統(tǒng)一規(guī)范化管理準(zhǔn)則，使檔案管理有規(guī)范可依。醫(yī)院制定規(guī)范的檔案管理規(guī)范是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。任何的部門都要條紋規(guī)范才可以持續(xù)發(fā)展?？芍贫ǎ悍诸惥幪?hào)規(guī)則、文件材料整理章程、日常工作流程等一系列科學(xué)管理分類方法，力求化繁為簡(jiǎn)，建立健全信息結(jié)構(gòu)，最大程度保存檔案完整性。醫(yī)院檔案門類眾多，可用標(biāo)簽標(biāo)注準(zhǔn)確保管時(shí)間，充分利用現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)化，更好地進(jìn)行檔案管理。

②制定完整檔案管理人員用人標(biāo)準(zhǔn)，提高人員素質(zhì)。醫(yī)院制定合理的人員規(guī)章制度有利于提高人員素質(zhì)，更好地規(guī)范檔案管理人員的工作行為。醫(yī)院可以通過制定合理的考勤及獎(jiǎng)懲制度，定期考核，運(yùn)用PDCA循環(huán)管理法。將檔案管理人員培養(yǎng)、進(jìn)修、考核獎(jiǎng)懲納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)程中，因?yàn)闄n案管理人員素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的優(yōu)良。

③醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理的資金投入，提高檔案管理工作的信息化水平。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的提高，“云盤”儲(chǔ)存成為主流，儲(chǔ)存空間大受到了大眾喜愛，醫(yī)院可以將重要文字類稿件放入云盤進(jìn)行保存，另一方面，利用計(jì)算機(jī)規(guī)整醫(yī)院文檔，既可以提供工作效率，又減少了實(shí)際空間的占有，更使得醫(yī)院資料得到更好的利用，各科都可以通過計(jì)算機(jī)來查詢自己需要的文字圖片或者是視頻錄像類稿件，減少了稿件丟失的發(fā)生概率，從而更好地滿足醫(yī)院對(duì)于重要資料的保存，優(yōu)化了醫(yī)院的結(jié)構(gòu)。

④提高全體員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。管理者是檔案管理的重要核心，管理者對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度直接決定了檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的作用。醫(yī)院要重視檔案管理部門，定期對(duì)檔案管理部門職工進(jìn)行培訓(xùn)，使其正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和無可替代性，增強(qiáng)員工的職能，做到每個(gè)檔案都認(rèn)真地保存記錄，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

⑤強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，形成檔案管理制度化。為了使醫(yī)院檔案管理工作真正發(fā)揮其在醫(yī)院部門中的作用，應(yīng)對(duì)其工作作進(jìn)一步制度化、標(biāo)準(zhǔn)化行為準(zhǔn)則約束。醫(yī)院要制定資料文檔保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱歸還制度、檔案登記入庫制度以及重大事項(xiàng)活動(dòng)檔案登記制度。嚴(yán)格按照規(guī)章制度程序辦事，嚴(yán)格把守“三關(guān)”：評(píng)查、歸檔、上架。做到工作細(xì)致認(rèn)真，歸檔后定時(shí)檢查。

⑥對(duì)于檔案借閱制定安全保密制度。在醫(yī)院眾多的檔案中，一部分需要進(jìn)行保密管理的需要提前做好工作，管理人員要履行好保密管理職責(zé)，嚴(yán)格節(jié)約檔案的程序，控制檔案借閱的范圍，工作嚴(yán)密認(rèn)真。管理人員要根據(jù)醫(yī)院的需求，做好檔案的編制，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)虛擬入庫，編制檢索引擎，方便查找保存。

⑦提高醫(yī)院檔案管理的管理設(shè)備。依托于時(shí)代的發(fā)展，善于利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄音筆等設(shè)備對(duì)資料進(jìn)行保存。加強(qiáng)檔案的數(shù)字化和信息化的建設(shè)，建立信息化、數(shù)字化的新型檔案管理工作體系。

5 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求

①醫(yī)院檔案管理完整化。保存檔案完整性不僅是保證檔案的數(shù)量完整也要保證檔案的內(nèi)容完整性，不能人為的割裂，分散，盡量保持檔案間的歷史聯(lián)系。

②醫(yī)院檔案管理安全化。醫(yī)院檔案有部分是年代久遠(yuǎn)，且只有一份的“孤本”、這類文檔的價(jià)值性很大，但因時(shí)間過久不免遭到損壞、遺忘，保護(hù)其不受損害，延長(zhǎng)壽命也是醫(yī)院檔案管理工作的基本任務(wù)之一。

③醫(yī)院檔案管理規(guī)范化。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案之間和文獻(xiàn)之間都存在著千絲萬縷的聯(lián)系。而這一點(diǎn)就要求了檔案管理工作要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)方針，使檔案資料更為規(guī)范化，更要使這些珍貴的資料可以使醫(yī)院的每個(gè)科室共享。

④醫(yī)院檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院的檔案管理工作不只是簡(jiǎn)單的對(duì)醫(yī)院的歷史資料進(jìn)行保管儲(chǔ)存，要采用科學(xué)的方法，最大程度地保存這些檔案，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理，讓這些珍貴的資料、錄像圖片等真正的有“用武之地”。

⑤醫(yī)院檔案管理信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)管理、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)、微縮技術(shù)的發(fā)展給現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理工作提供了先進(jìn)的管理方式，大大提高了檔案管理工作的工作效率，增加了檔案的利用率。

6 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)勢(shì)

信息化時(shí)代下的檔案管理是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的重要手段，在順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)的大環(huán)境下，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求和發(fā)展方向，在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的過程中不斷對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)和完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的逐漸提升，是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。實(shí)踐證明，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，能夠促使醫(yī)院保持在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道中穩(wěn)定前進(jìn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定進(jìn)步，進(jìn)而提升醫(yī)院科學(xué)管理的水平和經(jīng)濟(jì)效益。

7 結(jié)語

醫(yī)院的發(fā)展離不開科技進(jìn)步，離不開醫(yī)院本身資源的多寡，醫(yī)院的檔案管理工作作為醫(yī)院信息的記錄者、收集者、保存保護(hù)者，其地位和作用不言而喻。所以，醫(yī)院的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，為保證保存信息完整性，對(duì)于保存的信息資料有所利用，醫(yī)院要建立對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體制，統(tǒng)一管理，使得檔案管理部門有存在的價(jià)值，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)今高科技的手段，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展和利用。更好、更有效地去推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展，造福更多的人類。

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（收稿日期：2018-06-10）