醫(yī)院物資采購供應(yīng)信息化管理的思考

陳慧

[摘要] 對任何企業(yè)而言，其管理水平的高低都將直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。醫(yī)院亦是如此，然而當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院在面對自身的物資采購管理工作中均存在一系列的問題，而這些問題若不及時(shí)加以解決，則必將對醫(yī)院的整體效益產(chǎn)生重大影響。對此，醫(yī)院應(yīng)務(wù)必注重對自身采購供應(yīng)環(huán)節(jié)的信息化管理，并在改革醫(yī)院經(jīng)濟(jì)體制過程中，不斷優(yōu)化醫(yī)院的物資采購過程，從而在逐步提升醫(yī)院自動(dòng)化管理程度的同時(shí)優(yōu)化醫(yī)院于物資方面的管理效率。該文通過闡述醫(yī)院的信息化管理模式，提出醫(yī)院物資采購供應(yīng)信息化管理內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置醫(yī)院物資采購供應(yīng)的信息化管理的具體實(shí)施方式，有利于提升醫(yī)院物資采購的供應(yīng)信息化管理水平。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；物資采購；信息化管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（b）-0163-02

醫(yī)院在物資采購方面所表現(xiàn)出的管理水準(zhǔn)，實(shí)則體現(xiàn)著醫(yī)院的整體管理水平，因而也將對醫(yī)院的社會與經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生重大影響[1]。雖然目前，我國許多大中型醫(yī)院在專業(yè)分科方面較為細(xì)致，也引進(jìn)了許多高科技的醫(yī)療機(jī)械設(shè)備，但卻并未對醫(yī)院的物資采購過程給予足夠重視，以至于醫(yī)院對物資采購過程的掌握始終處于不明朗狀態(tài)，這便容易滋生許多問題。對此，為確保醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)的正常運(yùn)行，便必須致力于醫(yī)院物資管理水平的提升，以優(yōu)化物資的采購過程。與此同時(shí)，作為相關(guān)管理人員，也應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化自身的管理思想，以促進(jìn)傳統(tǒng)分散式的管理體系逐步向集約式管理的方向發(fā)展，進(jìn)而在促進(jìn)醫(yī)院物資采購管理信息化的同時(shí)維護(hù)醫(yī)院的良好發(fā)展。

1 醫(yī)院的信息化管理模式

結(jié)合醫(yī)院所開展的各項(xiàng)工作以及其所采取的管理模式不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院所開展的各項(xiàng)工作均會產(chǎn)生一定的信息傳遞以及人之人之間的信息交流，而要實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院各環(huán)節(jié)的有效管理，需務(wù)必成立一套完善的信息化管理系統(tǒng)，使其能為醫(yī)院的信息化管理流程提供支撐，進(jìn)而成為醫(yī)院高效運(yùn)營的重要保障。醫(yī)院每天的運(yùn)營都將產(chǎn)生大量有待規(guī)整的信息，對此，信息化系統(tǒng)的建立將能充分發(fā)揮其更新速率快、信息存儲量大等功能，從而實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院管理的高度匹配，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開展[2]。由此可見，醫(yī)院對信息化管理手段的運(yùn)用對醫(yī)院發(fā)展過程的重要幫助。因此，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮信息化管理于醫(yī)院各個(gè)方面的主導(dǎo)作用，以提升醫(yī)院的信息化建設(shè)程度，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院的有效發(fā)展。

醫(yī)院作為特殊的行業(yè)，在運(yùn)營當(dāng)中要使用大量的消耗材料、低值易耗品、大型儀器和設(shè)備。這些材料設(shè)備門類繁多，就醫(yī)療單據(jù)一種而言就有數(shù)十種之多，所以管理起來工作量很大。單純靠人工管理，需要的人員多，效率低，又容易出錯(cuò)，所以通過采用信息化管理模式，能夠有效提升醫(yī)院物資采購供應(yīng)的管理水平，保證醫(yī)院穩(wěn)定健康的向前發(fā)展。

醫(yī)院后勤管理是一個(gè)復(fù)雜的艱巨的系統(tǒng)工程，受到諸多方面的制約，不能一蹴而就，而是要做到動(dòng)態(tài)管理、重點(diǎn)監(jiān)控和宏觀調(diào)節(jié)。

2 醫(yī)院物資采購供應(yīng)信息化管理

2.1 利用信息化管理替代人工操作

當(dāng)前，我國醫(yī)院的物資采購工作大多是由資源采購部門負(fù)責(zé)。然而由于中大型醫(yī)院的分科種類較多，加之不同科室的資源需求量亦不盡相同。對此，若資源采購部門仍是沿用傳統(tǒng)人工記錄的方式，勢必?zé)o法跟上醫(yī)院的運(yùn)行速度[3]。對此，作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必注重對物理的信息化管理，以切實(shí)提升醫(yī)院的物資管理效率，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開展。

2.2 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在物資采購和發(fā)放中的使用

采購部門所實(shí)施的采購工作主要是依照醫(yī)院不同科室對設(shè)備物資的實(shí)際需求。對此，若能實(shí)現(xiàn)對此環(huán)節(jié)的信息化管理，即利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)采購部與各科室的連接，則勢必能大幅提升采購部門的工作效率。對此，醫(yī)院應(yīng)注重信息化管理方式的引進(jìn)，建立符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將其投入到物資的采購與發(fā)放中使用，如此便可實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院不同種類物資需求的分類管理，進(jìn)而提升采購部門的工作效率[4]。至于優(yōu)化后的采購流程則可依照如下方式進(jìn)行：首先，結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，醫(yī)院各科室可將所需采購物資的名稱、型號、價(jià)格、數(shù)目等信息錄入系統(tǒng)，由此生產(chǎn)相應(yīng)的采購列表，之后便由各科室的相關(guān)負(fù)責(zé)人將所需采購的明細(xì)表反饋至物資采購部門，有采購部門負(fù)責(zé)對各科室的物資采購需求予以分類并匯總，之后便可實(shí)施具體的采購工作。而當(dāng)采購部門完成對所需物資的采購后，可依照各科室所填寫的物資需求資料進(jìn)行物資發(fā)放，此時(shí)，科室負(fù)責(zé)人便可依照事先所申報(bào)的物資采購清單進(jìn)行物資清點(diǎn)，待物資審核無物后便可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中予以確認(rèn)。從而完成整個(gè)物資采購流程。如此一來，不僅可有效避免醫(yī)院單項(xiàng)物資庫存量過多的問題，且能有效提升科室于物質(zhì)使用方面的效率。

3 醫(yī)院物資采購供應(yīng)信息化管理的具體實(shí)施方式

3.1 增強(qiáng)醫(yī)院的組織管理體系

任何管理方式的實(shí)施都需建立一套規(guī)范化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。對此，醫(yī)院所建立的物資采購信息化管理體系，也應(yīng)基礎(chǔ)自身的發(fā)展?fàn)顟B(tài)以及實(shí)際的運(yùn)營需求。而在具體的實(shí)施過程中，需經(jīng)歷以下規(guī)范化的流程，即首先，針對物資的采購，醫(yī)院需要求科室負(fù)責(zé)人通過網(wǎng)絡(luò)提出相應(yīng)的物資采購申請，待其申請通過權(quán)限審批后方可建立具體的物資采購計(jì)劃。當(dāng)然，在此過程中，醫(yī)院所有的物資采購計(jì)劃都應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行，從而確保信息的及時(shí)收發(fā)。其次則是對醫(yī)院物資進(jìn)出的全流程予以掌握。所謂醫(yī)院物資進(jìn)出全流程，即包括醫(yī)院物資的采購、存儲、出入庫與結(jié)存等各環(huán)節(jié)，唯有實(shí)施對物資的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，方可最大限度降低人工操作的失誤概率，進(jìn)而避免因人為的隨意性而產(chǎn)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失。如此，既能確保醫(yī)院的物資利用效率，又能保障醫(yī)院的物資安全。

如當(dāng)醫(yī)院輸血科因規(guī)模擴(kuò)張而需添置計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備時(shí)，醫(yī)院可首先利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來掌握醫(yī)院當(dāng)前閑置的計(jì)算機(jī)數(shù)量，若發(fā)現(xiàn)醫(yī)院其他科室有未使用的計(jì)算機(jī)或是尚有庫存時(shí)，則可將該信息直接發(fā)往對應(yīng)科室，允許其調(diào)用其他科室閑置的計(jì)算機(jī)或批準(zhǔn)其領(lǐng)用庫存，如此一來，不僅能盡快滿足輸血科的擴(kuò)張需求，又能有效避免因物資重復(fù)采購而導(dǎo)致的醫(yī)院物資閑置現(xiàn)象發(fā)生，從而節(jié)省了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)開支，并達(dá)到科學(xué)管理物資的目的。

當(dāng)然，制定合理的物資采購計(jì)劃亦是提升醫(yī)院物資管理水平的關(guān)鍵，對此，所有牽涉醫(yī)院物資出入的環(huán)節(jié)均需在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中運(yùn)行，以確保信息收發(fā)的及時(shí)性，進(jìn)而提升醫(yī)院的物資管理效率。

最后，作為醫(yī)院的物資管理部門，應(yīng)時(shí)刻關(guān)注醫(yī)院物資的各項(xiàng)情況，尤其是針對物資的結(jié)存情況更要了然于胸，如此方能避免因重復(fù)采購而導(dǎo)致的物資浪費(fèi)，進(jìn)而提升醫(yī)院物資的安全性與使用率。

3.2 通過信息化管理物資的進(jìn)出

醫(yī)院各科室所提出的各項(xiàng)物資采購申請均需得到上級的批準(zhǔn)方可執(zhí)行，而針對實(shí)際的采購與收發(fā)過程也需保持透明化，如此方能確保醫(yī)院物資采購過程的嚴(yán)謹(jǐn)與清晰。對此，醫(yī)院針對物資進(jìn)出的信息化管理，應(yīng)要求相關(guān)科室必須通過局域網(wǎng)來完成對物資的領(lǐng)取，而關(guān)于物資的具體使用情況也應(yīng)及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以防治暗箱操作或假公濟(jì)私的負(fù)面狀況發(fā)生，繼而在體現(xiàn)醫(yī)院物資管理流程公開性的同時(shí)確保科室能有計(jì)劃性地使用各項(xiàng)物資，從而提升醫(yī)院物資的使用效率[5]。當(dāng)前，國內(nèi)醫(yī)院針對物資的采購與發(fā)放的大致流程為：首先由科室提出相應(yīng)的物資需求，經(jīng)上級部門審核通過后制定相應(yīng)的物資采購計(jì)劃，再將采購計(jì)劃提交至物資供應(yīng)部門進(jìn)行物資的采購、收入與入庫，之后各科室便可根據(jù)所提的物資需求申請認(rèn)領(lǐng)相關(guān)物資。基于以上流程，相應(yīng)的管理應(yīng)采取如下方式。

如針對某科室領(lǐng)取的消毒液，該科室將消毒液分為了兩部分，其中一部分發(fā)放給對應(yīng)部門使用，余下部分則用以滿足科室的內(nèi)部需求。對此，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人，應(yīng)將消毒液的使用情況及時(shí)登記到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，包括消毒液的分配以及正在使用的情況。與此同時(shí)，科室負(fù)責(zé)人還應(yīng)根據(jù)消毒液的實(shí)際使用狀況，提前制定下一次的消毒液領(lǐng)取預(yù)算。當(dāng)然，在此過程中，若某一次消毒液使用時(shí)間較短，或某部分存在浪費(fèi)消毒液現(xiàn)象，科室負(fù)責(zé)人則可根據(jù)消毒液的領(lǐng)取與使用明細(xì)，找出浪費(fèi)的具體原因，如此將能有效避免過度浪費(fèi)消毒液現(xiàn)象的發(fā)生，降低醫(yī)院的資金支出并防止假公濟(jì)私的現(xiàn)象發(fā)生。

3.3 醫(yī)院物資采購中信息化管理的應(yīng)用

醫(yī)院的物資采購工作均是由資源采購部門負(fù)責(zé)，而傳統(tǒng)的醫(yī)院物資采購管理工作大多是以人工記錄的方式進(jìn)行。然而隨著醫(yī)院科室種類與數(shù)量的不斷增多，加之各科室對醫(yī)療資源的需求量也在逐步增大。如今，傳統(tǒng)手工記錄的方式顯然已無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院的運(yùn)行需求。對此，以信息化的管理來替代傳統(tǒng)的手工操作，不僅有利于醫(yī)院物資采購效率的提升，且同時(shí)能進(jìn)一步減少采購部門的日常工作量，從而在滿足醫(yī)院運(yùn)營需求的同時(shí)為醫(yī)院創(chuàng)造創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。

總之，醫(yī)院的物資采購供應(yīng)，除了要努力實(shí)現(xiàn)信息化管理外，尚需遵循相關(guān)的審批制度與原則。信息管理平臺的建立是為了能提升醫(yī)院的物資采購效率，而相關(guān)的審批則是為了實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院物資采購各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)督與管理，兩者均對醫(yī)院管理水平的提升有著極大的促進(jìn)意義，因而作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必重視兩者的深度結(jié)合，如此方有利于醫(yī)院物資采購供應(yīng)環(huán)節(jié)的不斷優(yōu)化，進(jìn)而保證醫(yī)院采購供應(yīng)工作的質(zhì)量與效率。

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（收稿日期：2017-10-12）