醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理及利用探究

張杰

[摘要] 醫(yī)院的個人專業(yè)技術檔案工作是決定醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的重要指標之一，專業(yè)技術檔案主要包括專業(yè)技術人員的基本信息、學歷、資質(zhì)、專業(yè)技術等內(nèi)容。醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理工作目前面臨缺乏重視、缺乏規(guī)范、編制臃腫以及工具不足等現(xiàn)狀，而對于個人技術檔案的管理及利用方法，主要包括完善管理體系的建設、建立健全制度、規(guī)范管理要求、提升人員素養(yǎng)以及注重長遠可持續(xù)發(fā)展等，此外實現(xiàn)對檔案的信息化管理是最主要的方法。

[關鍵詞] 醫(yī)院；個人專業(yè)技術檔案；管理利用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）03（a）-0086-02

醫(yī)院的個人專業(yè)技術檔案是對醫(yī)院中工作、教學以及科研工作不斷積累的成果，其醫(yī)學價值較高并且屬于寶貴資源。個人專業(yè)技術檔案不僅能夠?qū)I(yè)技術人員的素養(yǎng)和能力作出客觀準確的反饋，還能夠充分體現(xiàn)出醫(yī)院的整體醫(yī)療水平及醫(yī)院的科研水平，其保存價值和利用價值均很高。個人專業(yè)技術檔案是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，是醫(yī)院專業(yè)技術人員的勞動和創(chuàng)造成果，其意義重大并且具有較高的經(jīng)濟效應和社會效應，因此完善并提升對個人專業(yè)技術檔案的管理和利用非常有必要。

1 建立個人專業(yè)技術檔案的意義

醫(yī)院的專業(yè)技術檔案工作是衡量醫(yī)院醫(yī)療體系整體管理水平的重要指標之一，專業(yè)技術檔案也是醫(yī)院運行、管理與發(fā)展的重要基礎，是醫(yī)院管理專業(yè)人員重要的工具，能夠為醫(yī)院的人力資源工作提供重要參考依據(jù)。醫(yī)院通過建立專業(yè)技術檔案的方式，能夠加強對院內(nèi)高層次人才的培養(yǎng)，從而促進其進一步提升，使其臨床能力及科研能力都得到顯著進步，為醫(yī)院的建設發(fā)揮重要作用；另外，醫(yī)院也可以通過建立個人專業(yè)檔案的方式，全面、準確地了解不同類型的專業(yè)人才信息，這也有助于醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。

2 個人專業(yè)技術檔案的組成部分

醫(yī)院通常包含有醫(yī)療、教研、保健等功能，因此個人專業(yè)技術檔案在反映院內(nèi)專業(yè)人員的醫(yī)療、科研以及教學等多項活動當中具有重要作用，是珍貴的文字、圖像或影像保存載體。個人專業(yè)技術檔案能夠體現(xiàn)醫(yī)院各方面的能力，可以說是醫(yī)院的無形資本，并且是醫(yī)院最寶貴的財富之一，能夠顯著促進院內(nèi)各項工作的順利開展[1]。當然，專業(yè)技術檔案也具有動態(tài)性，其時刻在變化，主要隨專業(yè)技術人員的變動而改變。個人專業(yè)技術檔案主要體現(xiàn)專業(yè)人員的基本信息以及學歷、專業(yè)水平、資歷資質(zhì)、教學效果、科研成果等情況，還記錄了該人員的科研論文、工作成績、工作總結(jié)等信息。隨著信息時代的到來，檔案的管理工作也正經(jīng)歷著巨大的變革，因此需要對檔案的管理和利用加以完善和健全。

3 個人技術檔案的管理現(xiàn)狀

3.1 不重視檔案管理工作

對于檔案管理缺乏明確認識，不重視檔案工作，在對院內(nèi)專業(yè)技術人員的相關科研成果、考核結(jié)果等工作信息進行收集的過程中，缺乏有效的監(jiān)督與管理措施。專業(yè)技術人員本身不理解檔案的重要價值，而醫(yī)院領導部門也無法清晰地認識到檔案的重要意義，放任技術人員將檔案留在個人身邊，認為這是檔案利用效率最高的方法，無論是保存還是使用都更方便。如此一來，很多技術人員都沒有將檔案及時歸檔的習慣。

3.2 檔案信息缺乏規(guī)范性

某些醫(yī)院職能部門直到現(xiàn)在還在采取純手寫的方式記錄檔案信息，保存紙質(zhì)文件，使檔案管理時刻處在一種混亂而零散的狀中，時長會導致檔案遺失。某些部門雖然到目前為止已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的信息化和電子化，但卻不重視對格式的統(tǒng)一要求，因此還是會使檔案信息顯得雜亂無章并不便于查看[2]。以上缺乏規(guī)范性的檔案管理問題對于醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理工作帶來了明顯的負面影響，導致檔案雖然被保存下來，卻難以完全發(fā)揮其應有的價值。

3.3 存在過量的管理部門

因醫(yī)務人員的崗位性質(zhì)及醫(yī)院職能科室在設置方面的問題，很多醫(yī)院在處理個人專業(yè)技術檔案時往往涉及了過多的管理部門，導致資料十分零散，影響利用效率。人事檔案，需要通過人力資源部門進行管理；科教檔案，需要通過科教科進行管理；醫(yī)務檔案，需要通過醫(yī)務部門或護理部門進行保管。

3.4 檔案管理工具過簡單

傳統(tǒng)上，對于醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理主要停留于手動登記方法上，在進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，由于數(shù)據(jù)量少并且十分零散，因此很難實現(xiàn)對醫(yī)院整體、全面的評價，這對于發(fā)現(xiàn)醫(yī)院人才并完善醫(yī)院管理來說十分不利。在信息技術飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院不得不對個人專業(yè)技術檔案的管理工具作出改革，借助信息技術完善對個人專業(yè)檔案的管理及利用工作，以完善健全的管理制度作為統(tǒng)一指導，進一步規(guī)范管理要求和內(nèi)容，統(tǒng)一標準，提高檔案管理及利用效率[3]。

4 個人技術檔案的管理及利用方法

4.1 完善管理系統(tǒng)建設

加速對醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案管理體系的建設，使信息資料更加完善全面，對目前已經(jīng)存在的大量紙質(zhì)資料進行整合并優(yōu)化，能夠顯著提升個人技術檔案的管理水平。在信息化時代下，實現(xiàn)對個人專業(yè)技術檔案管理工作的電子化和信息化也是當前的主要趨勢。在科技不斷發(fā)展、電子化程度不斷提升的背景下，各種信息化載體開始出現(xiàn)，因此需要強化應用計算機技術，充分實現(xiàn)所有個人專業(yè)檔案管理及利用的信息化，借助計算機實現(xiàn)快速搜索，快速獲取所需要的信息，從而充分滿足需求。

4.2 建立健全管理制度

建立完整的檔案管理制度，例如對檔案歸檔的范圍和時間予以規(guī)范和確定，加強檔案管理過程中的保密性，同時提高檔案管理人員遵守制度的意識。完善檔案統(tǒng)計的相關制度建設，同時健全檔案使用的相關制度，對每個崗位的員工責任予以完善，并且由人事部門負責對檔案進行相應的管理工作，包括收集、整理、分類等，同時完善對檔案的鑒定和保存制度[4]。

4.3 規(guī)范檔案管理要求

在管理檔案的過程中，需要以目的為導向，綜合實體以完善對個人專業(yè)技術檔案的管理規(guī)范。管理時需要規(guī)范檔案業(yè)務內(nèi)容，對于檔案標準的建立和完善，需要落到實處，保證檔案材料的標準化和規(guī)范化。對于檔案管理過程中存在的各種突發(fā)情況，需要采取及時有效的措施解決，從而有效降低可能帶來的損失，最大限度地確保檔案資料安全存取。

4.4 提升管理人員素養(yǎng)

對于檔案管理者而言，需要從職業(yè)素養(yǎng)方面加強其檔案管理意識和能力，引導管理者認真學習個人專業(yè)檔案管理的相關知識理論，提高其對相關知識的掌握程度，從而養(yǎng)成刻苦學習、刻苦鉆研的習慣，培養(yǎng)其責任意識，確保檔案管理工作能夠順利、高效地進行下去。

4.5 注重長遠持續(xù)發(fā)展

建立專業(yè)技術檔案并實現(xiàn)有效管理并非一朝一夕的事情。為實現(xiàn)個人專業(yè)技術檔案管理的長遠發(fā)展，應在實際工作中注重對檔案真實性、完整性以及準確性的提高，從而信息使用的高效性和可信度[5]。對此醫(yī)院需要對專業(yè)技術檔案進行嚴格管理，將所有管理工作都歸納到制度化管理的軌道中，實現(xiàn)對專業(yè)技術檔案的高質(zhì)量管理，為檔案的有效管理建立良好環(huán)境。

4.6 實現(xiàn)檔案管理信息化

首先是系統(tǒng)構(gòu)架。在醫(yī)院內(nèi)100M以上速率的局域網(wǎng)中應用適宜的網(wǎng)絡構(gòu)架，并采用TCP/IP協(xié)議進行網(wǎng)絡傳輸工作。對于檔案的管理信息系統(tǒng)建設，可以選擇微軟公司的VSN（Visual Studio.net）進行編程，然后使用SQL數(shù)據(jù)庫進行同步。

其次是系統(tǒng)信息管理內(nèi)容。根據(jù)醫(yī)院工作的需要，立足于醫(yī)院的未來發(fā)展，在制定信息管理內(nèi)容時需要根據(jù)各級醫(yī)生的考核標準和培養(yǎng)計劃，確定電子檔案的具體條目，實現(xiàn)對科教、人事和醫(yī)務部門的合并管理，建立具有統(tǒng)一性和通用性的管理標準。

再次是系統(tǒng)的信息管理辦法。提升工作人員對于檔案管理重要性的思想人事，建立新的、符合信息化時代的管理制度，并對制度具體內(nèi)容予以完善，保證對于醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理工作有章可循。操作人員需要按照醫(yī)務人員的不同信息對數(shù)據(jù)進行錄入，從而將所有數(shù)據(jù)組合起來，組成基礎數(shù)據(jù)庫。以醫(yī)療管理的要求為基礎，在進行信息化設計的過程中，可以通過輸出模塊將醫(yī)務人員的相關數(shù)據(jù)輸出到終端，可以將個人數(shù)據(jù)單獨列出，也可以對多人數(shù)據(jù)進行列表顯示，以便相關人員查閱。如果需要修改數(shù)據(jù)庫中醫(yī)務人員的資料，則可以通過修改模塊，對個人數(shù)據(jù)進行修改并更新，并在數(shù)據(jù)庫中保存修改后的內(nèi)容以覆蓋修改前的內(nèi)容。管理人員一定要對信息化管理的硬件和軟件進行定期維護，確保其隨時可用，并且及時備份數(shù)據(jù)，以防意外導致數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失。

5 結(jié)語

醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院對大量工作人員信息的集中存放載體，其中包含重要信息，研究價值顯著并且十分珍貴，是醫(yī)院運行與發(fā)展的重要基礎。在通過以上措施加強醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理工作后，技術檔案的利用率也得以顯著提升，這也從一定程度上加強了醫(yī)院的臨床工作水平及管理水平，為醫(yī)院未來的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

[參考文獻]

[1] 戴肖黎，陸紅玲，鄭三偉，等.醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建與研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（7）：256-257.

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[4] 李路勇，于浩，劉曦冉，等.醫(yī)院專業(yè)技術人員電子檔案的構(gòu)建與管理[J].中國病案，2014，15（2）：36-38.

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（收稿日期：2017-12-07）