自動(dòng)化和人工智能如何重塑財(cái)務(wù)職能

容覺生

繼德勤發(fā)布財(cái)務(wù)機(jī)器人之后，其他三大會(huì)計(jì)事務(wù)所也相續(xù)發(fā)布了“機(jī)器人”，大有人工智能入侵財(cái)務(wù)領(lǐng)域、取代人工之勢(shì)。一時(shí)間，財(cái)務(wù)人都在討論德勤機(jī)器人所帶來(lái)的改變和沖擊。據(jù)麥肯錫評(píng)估，多項(xiàng)財(cái)務(wù)工作在引入自動(dòng)化和智能化之后能產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)今時(shí)代，成本更低、效果更好、實(shí)施更快的技術(shù)必將重塑財(cái)務(wù)職能?？v觀全球各個(gè)領(lǐng)域，自動(dòng)化和人工智能對(duì)公司和財(cái)務(wù)職能的影響愈演愈烈，幾成顛覆之勢(shì)。

幾十年來(lái)，離岸、外包與集中化一直是提升財(cái)務(wù)職能生產(chǎn)力的不二法門。盡管如此，財(cái)務(wù)部門仍然給人留下了種種不好的印象。其一，管理被動(dòng)。財(cái)務(wù)總是更多在分析過(guò)去的業(yè)績(jī)，卻無(wú)法很好地指導(dǎo)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)，不能及時(shí)反映業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)變化和潛在風(fēng)險(xiǎn)。其二，業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化程度低。多數(shù)業(yè)務(wù)依賴人工，導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)效率低，成本控制不佳。其三，跨界信息交互困難。跨界數(shù)據(jù)積累和使用難以兼容，數(shù)據(jù)采集范疇缺乏系統(tǒng)性規(guī)劃。

為解決上述問(wèn)題，精通技術(shù)的CFO們開始思考如何借助人工智能和自動(dòng)化這些新興技術(shù)大幅提升效率，推高業(yè)績(jī)。據(jù)麥肯錫評(píng)估，多項(xiàng)財(cái)務(wù)工作在引入自動(dòng)化和智能化之后能產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)今時(shí)代，成本更低、效果更好、實(shí)施更快的技術(shù)必將重塑財(cái)務(wù)職能?？v觀全球各個(gè)領(lǐng)域，自動(dòng)化對(duì)公司和財(cái)務(wù)職能的影響愈演愈烈，幾成顛覆之勢(shì)。

因此，CFO必須認(rèn)真思考新趨勢(shì)下的新問(wèn)題。比如，理清哪些財(cái)務(wù)活動(dòng)適用于自動(dòng)化，相關(guān)流程與組織形式應(yīng)做何種改變。此外，還需妥善應(yīng)對(duì)過(guò)程中的沖擊，不要給飽受轉(zhuǎn)型壓力的財(cái)務(wù)職能雪上加霜。

簡(jiǎn)單財(cái)務(wù)活動(dòng)的自動(dòng)化程度可達(dá)50%

根據(jù)麥肯錫全球研究院（McKinsey Global Institute）對(duì)自動(dòng)化的研究，42%的財(cái)務(wù)活動(dòng)通過(guò)采用成熟的技術(shù)可實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化，還有19%可實(shí)現(xiàn)近全自動(dòng)化。其實(shí)，包括RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）在內(nèi)的多種基礎(chǔ)任務(wù)自動(dòng)化技術(shù)已出現(xiàn)許久。經(jīng)過(guò)最近十年的不斷迭代，今天的技術(shù)更好、更快、成本更低。十年前，不少自動(dòng)化平臺(tái)和企業(yè)剛剛成立，疲于應(yīng)付IT安全審核。而今，這些企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施、安全措施以及治理實(shí)力已足以支持其部署自動(dòng)化項(xiàng)目。

與第一代技術(shù)相比，今天的任務(wù)自動(dòng)化工具更易于部署，更便于使用。過(guò)去，經(jīng)理不得不苦等不堪重負(fù)的IT部門騰出時(shí)間配置機(jī)器人助理。今天，財(cái)務(wù)人員只要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就可以制定多數(shù)RPA工作流程。一些工作可運(yùn)用RPA和相關(guān)任務(wù)自動(dòng)化技術(shù)。據(jù)麥肯錫評(píng)估，從成本/收益角度看，此類工作自動(dòng)化程度達(dá)到50%較為合理。

高級(jí)自動(dòng)化技術(shù)大幅提高效益

除了基礎(chǔ)任務(wù)自動(dòng)化，還需要高級(jí)認(rèn)知自動(dòng)化技術(shù)，如機(jī)器學(xué)習(xí)算法和自然語(yǔ)言工具等。雖然這些技術(shù)問(wèn)世不久，但企業(yè)不必坐等其完全成熟了再行動(dòng)。ERP系統(tǒng)推動(dòng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不斷發(fā)展，加上獲取計(jì)算能力的成本日益下降，每天都有新的機(jī)會(huì)涌現(xiàn)。

例如，某科技企業(yè)開發(fā)了一套算法，用于監(jiān)測(cè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)以審計(jì)開支報(bào)告。這一算法對(duì)開支報(bào)告與差旅、個(gè)人數(shù)據(jù)進(jìn)行交叉核查——各職位、層級(jí)的差旅需求不同——來(lái)識(shí)別潛在的費(fèi)用虛報(bào)行為。該企業(yè)也為核查員工休假時(shí)間開發(fā)了一套算法，比對(duì)填報(bào)的休假天數(shù)與打卡和計(jì)算機(jī)使用數(shù)據(jù)，以核實(shí)員工是否準(zhǔn)確填報(bào)了休假時(shí)間。類似的案例僅僅只是探索認(rèn)知自動(dòng)化技術(shù)可能性的起點(diǎn)，遠(yuǎn)非終點(diǎn)。

自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)流程之中

要對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)揮指導(dǎo)作用，技術(shù)必須嵌入業(yè)務(wù)流程之中，關(guān)鍵是業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)化和標(biāo)簽化。例如，快遞員出勤時(shí)都要帶著靶槍，從客戶手上接過(guò)快件時(shí)掃一下，快件上車時(shí)掃一下，上飛機(jī)時(shí)又掃一下。這樣，快遞公司就能對(duì)快件進(jìn)行追蹤，了解物流運(yùn)輸?shù)奈恢?，一旦出狀況或延誤，就可及時(shí)干預(yù)。從財(cái)務(wù)的角度來(lái)講，知道貨物經(jīng)過(guò)了誰(shuí)的手，上過(guò)哪一輛車，哪一架飛機(jī)，就能精準(zhǔn)分?jǐn)偝杀尽１热缰滥男┴浖狭薃車，A車的成本就可以被分?jǐn)偟侥切┘希欢嘁膊簧?。以上就是一個(gè)流程數(shù)據(jù)化和標(biāo)簽化的用例，原本不產(chǎn)生任何數(shù)據(jù)的流程，用靶槍打標(biāo)簽就能實(shí)現(xiàn)點(diǎn)點(diǎn)追蹤，并在此過(guò)程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，可以指導(dǎo)成本分析和定價(jià)等財(cái)務(wù)工作。

為此，企業(yè)管理者必須重新制定一套全新的流程。以某全球性金融企業(yè)為例，先是從頭到尾捋清了整個(gè)總賬流程，然后圍繞整套技術(shù)重新設(shè)計(jì)了財(cái)務(wù)活動(dòng)與組織架構(gòu)。經(jīng)理們運(yùn)用機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)來(lái)編制會(huì)計(jì)分錄，還使用機(jī)器學(xué)習(xí)等認(rèn)知自動(dòng)化技術(shù)來(lái)確保不同會(huì)計(jì)記錄之間賬目相符。雖然該企業(yè)尚未采用自然語(yǔ)言工具來(lái)生成財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)報(bào)告，但經(jīng)理們不僅證明了這些技術(shù)是切實(shí)可行的，還設(shè)計(jì)了流程確保后期的持續(xù)運(yùn)用。通過(guò)部署自動(dòng)化，該企業(yè)有望在接下來(lái)的兩年中降本35%。

財(cái)務(wù)自動(dòng)化轉(zhuǎn)型應(yīng)遵循三大原則

與任何轉(zhuǎn)型一樣，自動(dòng)化必將改變組織結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致職位變動(dòng)與裁員，如此一來(lái)，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的成功關(guān)鍵在于CFO的領(lǐng)導(dǎo)力與遠(yuǎn)見?；邴溈襄a經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)自動(dòng)化轉(zhuǎn)型應(yīng)遵循以下三大原則：

第一，從較簡(jiǎn)單的交易崗位入手。這些職位的員工流動(dòng)率本來(lái)就高，很多情況下，根本不用解雇大批員工，只要有人離職后不再招募新人即可。而且，要實(shí)現(xiàn)這些職位的自動(dòng)化往往無(wú)須重大的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。采用全自動(dòng)化或半自動(dòng)化解決方案，一個(gè)現(xiàn)有20人的團(tuán)隊(duì)可以輕松縮減至10人。先自動(dòng)化較為基礎(chǔ)的任務(wù)，能讓其他員工專注于成就感更高的任務(wù)。并且，前期自動(dòng)化成果能提供資金和能力，讓財(cái)務(wù)部門自給自足，獨(dú)立承擔(dān)起后續(xù)自動(dòng)化的投入。

第二，提升人力資源與員工安置能力，緊密配合CFO及財(cái)務(wù)部門工作。更復(fù)雜的自動(dòng)化任務(wù)，如財(cái)務(wù)管理與稅務(wù)職能等，往往意味著裁員，因?yàn)檫@些職位的流動(dòng)率本來(lái)就比交易崗位要低。很多公司并不能在內(nèi)部找到新的崗位妥善安置冗余員工。這樣一來(lái)，人工成本并沒有相應(yīng)下降，反倒新增了自動(dòng)化的成本。所以說(shuō)，制定周全的員工安置方案尤為重要。企業(yè)在部署自動(dòng)化之前就應(yīng)與相關(guān)員工溝通安置方案。該方案包括兩個(gè)方面：1.設(shè)計(jì)新的組織結(jié)構(gòu)及崗位，并承諾盡己所能安置員工;2.確保財(cái)務(wù)和其他職能始終有職位開放，進(jìn)一步減少員工所受到的影響。例如，某北美銀行就向200名將受影響的財(cái)務(wù)人員明確解釋了自動(dòng)化解決方案。在部署技術(shù)之前，該銀行就做好了規(guī)劃將員工安置到更有價(jià)值的崗位。

第三，調(diào)整招聘與留用戰(zhàn)略，獲得所需財(cái)務(wù)人才。盡管前沿技術(shù)讓一些員工望而卻步，但學(xué)習(xí)使用新工具的意愿和能力十分重要。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)發(fā)現(xiàn)建設(shè)一支精通數(shù)字化與自動(dòng)化的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的意義重大。就算一兩年內(nèi)不考慮自動(dòng)化，CFO也應(yīng)未雨綢繆，及早招募相關(guān)人才。一家科技企業(yè)深諳此道，設(shè)立了實(shí)習(xí)項(xiàng)目為財(cái)務(wù)部門招募機(jī)器學(xué)習(xí)人才。該企業(yè)的數(shù)據(jù)集可用于從財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)到內(nèi)部審計(jì)等多種自動(dòng)化流程。每年從當(dāng)?shù)匾凰髮W(xué)招兩到三名暑期實(shí)習(xí)生，開發(fā)算法和機(jī)器人助理。雖然并非每個(gè)項(xiàng)目都取得成功，但由實(shí)習(xí)生開發(fā)的解決方案至少有6個(gè)已投入使用。隨著財(cái)務(wù)職能自動(dòng)化程度越來(lái)越高，此類項(xiàng)目對(duì)于延攬優(yōu)質(zhì)人才極為關(guān)鍵。

放眼未來(lái)，自動(dòng)化與人工智能勢(shì)必重塑財(cái)務(wù)職能。CFO只要謀定全局，適時(shí)而動(dòng)，在合適的環(huán)節(jié)果斷擁抱自動(dòng)化，化沖擊為沖勁，定能提高企業(yè)財(cái)務(wù)生產(chǎn)力，帶動(dòng)業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)，讓企業(yè)在人機(jī)耦合的新世界穩(wěn)操勝券。