新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及對(duì)策

李濤 李兗 欒立振

摘 要：當(dāng)前，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，如何提高檔案在醫(yī)療、科研等方面的作用成為了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化所要思考的問(wèn)題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在著制度不完善、管理人員綜合素質(zhì)低等問(wèn)題，不利于醫(yī)院檔案管理水平的提升。本文主要分析了新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的對(duì)策，期望能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);醫(yī)院檔案;現(xiàn)代化

在新醫(yī)改方案的大力推動(dòng)下，醫(yī)院管理工作水平日益提升，醫(yī)院管理也逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案是一種特殊的檔案，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的記錄，主要形式有文字、圖片和視頻等，能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療、科研和管理提供可靠的依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化有利于保障醫(yī)院的完整、真實(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

1 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的意義

1）有利于為醫(yī)院管理提供源源不斷的動(dòng)力。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的記錄，是一種無(wú)形資產(chǎn)，它能夠推動(dòng)醫(yī)院管理、臨床和科研等工作的發(fā)展。另外，醫(yī)院檔案中蘊(yùn)藏著來(lái)自一線(xiàn)醫(yī)務(wù)工作人員的智力和汗水，具有極高的科研價(jià)值，能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療實(shí)踐提供豐富的理論支持，能夠進(jìn)一步激發(fā)醫(yī)務(wù)工作者的積極性和創(chuàng)造性，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)知識(shí)的科學(xué)化和現(xiàn)代化。2）有利于為醫(yī)院管理提供豐富的信息。醫(yī)院檔案真實(shí)記錄了醫(yī)療過(guò)程中的現(xiàn)象和細(xì)節(jié)，將治愈過(guò)的疾病永久的保存下來(lái)，為疾病研究提供了真實(shí)、完整的依據(jù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案形式多樣，包括文字、圖片和視頻等，全面地反映了醫(yī)療、科研等方面的信息，有利于醫(yī)務(wù)工作人員提升醫(yī)療技術(shù)水平，有利于醫(yī)院管理者把握醫(yī)院的過(guò)去和現(xiàn)在，更好地開(kāi)拓新的管理局面。3）有利于為管理者提供更加科學(xué)的依據(jù)。醫(yī)院檔案囊括了醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，傳達(dá)出了各種信息資料。醫(yī)院管理者能夠通過(guò)這些檔案掌握醫(yī)院過(guò)去的管理情況，從中分析出問(wèn)題，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)醫(yī)療檔案的分析和研究，醫(yī)院管理者也能夠掌握醫(yī)院自身的醫(yī)療優(yōu)勢(shì)和不足，更有針對(duì)性地給予響應(yīng)的資金、技術(shù)和人力等方面的支持，有利于推動(dòng)醫(yī)院的健康發(fā)展。4）有利于推動(dòng)醫(yī)院的戰(zhàn)略化發(fā)展。醫(yī)院檔案真實(shí)記錄了醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展歷史，以及醫(yī)療技術(shù)水平。在制定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)時(shí)，醫(yī)院檔案能夠以詳實(shí)的數(shù)據(jù)為醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)劃提供依據(jù)，提高戰(zhàn)略目標(biāo)制定的科學(xué)性，有利于推動(dòng)醫(yī)院的戰(zhàn)略化發(fā)展。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題.

1）檔案管理體制不完善。當(dāng)前，醫(yī)療檔案管理體制不完善是當(dāng)前制約醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。醫(yī)院檔案管理涉及到了各個(gè)科室，但在實(shí)際使用過(guò)程中，各科室對(duì)醫(yī)療檔案的使用責(zé)任分工不明確，各個(gè)科室的職能得不到有效的發(fā)揮。而且，各個(gè)部門(mén)的檔案管理人員的變動(dòng)性大，檔案的完整性和連續(xù)性得不到保障，雖然浪費(fèi)了大量的人力和物力，但資源浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重，檔案管理水平較低。2）管理人員缺乏。目前，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，多為行政、護(hù)理等人員兼任，而且流動(dòng)性大。這些非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)精神，檔案管理水平低。另外，一些檔案管理人員的法制意識(shí)缺乏，容易在檔案管理過(guò)程中滋生腐敗和違法犯罪。3）現(xiàn)代管理意識(shí)缺失?，F(xiàn)代檔案管理意識(shí)缺失也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的突出問(wèn)題。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理多由手工輸入，準(zhǔn)確率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理的要求。而且在實(shí)際管理中，醫(yī)院只注重醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，而忽視了后期檔案管理，使醫(yī)療設(shè)備所產(chǎn)生的檔案管理得不到及時(shí)的搜集，檔案的連續(xù)性得不到保證。4）忽視了檔案的使用。目前，很多醫(yī)院的檔案管理只注重管理而忽視了檔案的使用，很多檔案在進(jìn)入檔案室后就被塵封，很少被利用，檔案信息資源得不到有效開(kāi)發(fā)，很多寶貴的檔案被浪費(fèi)，檔案管理失去了意義。另外，一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理的重視，只重視在位時(shí)的醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，因而在醫(yī)院檔案管理上所投入的時(shí)間和精力較少，醫(yī)院檔案處于低水平，檔案利用率極低，醫(yī)院檔案僅為患者提供病例所用，在醫(yī)院的自身管理方面所發(fā)揮的作用很小。5）檔案歸檔內(nèi)容模糊。隨著現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)代社會(huì)的要求差距較大，顯得很不規(guī)范。很多檔案管理者不能明確界定檔案的內(nèi)容，在搜集檔案時(shí)的隨意性和盲目性較大，很多有價(jià)值的內(nèi)容沒(méi)有被寫(xiě)入檔案，很多無(wú)關(guān)痛癢的內(nèi)容反而大量充斥在檔案中，降低了檔案的價(jià)值。6）檔案歸檔不及時(shí)。關(guān)于檔案管理工作的考核，很多醫(yī)院缺乏明確的考核體系和流程，使管理人員對(duì)醫(yī)院檔案歸檔不及時(shí)，檔案不能及時(shí)移交，時(shí)間長(zhǎng)之后將容易將檔案以往，歸檔成為空談，大大降低了檔案信息的使用價(jià)值。7）檔案信息得不到保障。多數(shù)醫(yī)院的檔案多為各科室分散管理，沒(méi)有統(tǒng)一的監(jiān)管，這不僅導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的不規(guī)范，同時(shí)也無(wú)法保障檔案的信息安全，很容易造成重要檔案的泄露和遺失，降低了檔案的使用價(jià)值。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

1）完善檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)盡快建立檔案管理制度，明確檔案管理各個(gè)流程的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。另外，醫(yī)院還要通過(guò)宣傳、組織學(xué)習(xí)等形式提高各科室和檔案管理室對(duì)醫(yī)院檔案的重視，引導(dǎo)其更好地開(kāi)展檔案管理。還應(yīng)制定檔案管理考核制度，定期考核各個(gè)科室和檔案管理人員的檔案管理工作，并根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，以規(guī)范檔案管理人員的管理行為。2）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。應(yīng)加大專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)和培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。要組織檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使他們樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、嚴(yán)肅態(tài)度，更加積極和認(rèn)真地對(duì)待檔案管理工作，更好地挖掘醫(yī)院檔案在醫(yī)療、管理和科學(xué)等方面的價(jià)值。3）加大資金投入。醫(yī)院要加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，提高檔案查閱和管理的現(xiàn)代化和信息化水平，同時(shí)也能夠?yàn)槭褂谜咛峁└颖憬莸目臻g，推動(dòng)檔案管理水平的提升。4）引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。當(dāng)前，檔案管理技術(shù)發(fā)展迅速，日新月異，為醫(yī)院檔案管理提供了重要的技術(shù)支持。醫(yī)院應(yīng)定期升級(jí)更新檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，促進(jìn)檔案管理水平的提升。還應(yīng)建立科學(xué)的檔案查詢(xún)系統(tǒng)，更便捷地查找需要的檔案信息。還應(yīng)引進(jìn)檔案安全監(jiān)控技術(shù)，提醒違規(guī)操作，提高檔案信息的安全性。5）重視檔案的開(kāi)發(fā)使用。檔案管理不僅是要保護(hù)檔案，更重要的是開(kāi)發(fā)使用檔案，發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)不斷提升自身素質(zhì)，更全面、完整地開(kāi)發(fā)檔案，為使用者提供多層次、多角度的檔案信息，使檔案充分發(fā)揮其在醫(yī)療、管理和科研等方面的作用，推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升。6）完善檔案的安全保護(hù)制度。現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理離不開(kāi)信息技術(shù)的支持，但要特別注意醫(yī)院檔案的安全。應(yīng)積極使用防火墻技術(shù)、殺毒技術(shù)等，確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全、平穩(wěn)運(yùn)行。同時(shí)，還應(yīng)提升檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)，自覺(jué)遵守有關(guān)制度，不進(jìn)行違規(guī)操作。

4 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，醫(yī)改工作不斷推進(jìn)，為醫(yī)院檔案管理提出了更多、更高的要求。醫(yī)院管理者應(yīng)不斷完善檔案管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和管理技術(shù)，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)，確保醫(yī)院檔案的真實(shí)、完整，更好地開(kāi)發(fā)使用醫(yī)院檔案，推動(dòng)醫(yī)院管理水平的提升，為群眾提供更加可靠的醫(yī)療服務(wù)，提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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