會議“減肥”需防反彈

陳猛 徐樅

時(shí)至年底，各類會議又開始密集舉辦，企業(yè)忙著開年會，行業(yè)協(xié)會忙著換屆選舉，各地政府的工作會議也在緊鑼密鼓地籌備之中。在這個(gè)忙碌的會議舉辦季，會議人在忙著“收割稻子”的同時(shí)也需謹(jǐn)防會議浪費(fèi)現(xiàn)象的反彈。

自從十八大后國家發(fā)布“八項(xiàng)規(guī)定”以來，會議奢靡之風(fēng)得到了很大的遏制，并從政治會議蔓延到整個(gè)會議領(lǐng)域，使會議行業(yè)實(shí)現(xiàn)了“瘦身”。不過，盡管會議浪費(fèi)的情況有所減少，但還沒到萬事大吉的程度。從2012年12月至2017年6月底，全國累計(jì)查處違反中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神問題超過17萬多起，處分13萬多人，平均每天查處違反中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神問題超過100起。由此可見，大手大腳在國人中還是很有市場的，會議行業(yè)仍或多或少存在浪費(fèi)的情況。比如筆者日前參加的一場酒店行業(yè)會議，主辦方準(zhǔn)備了一間600多人的會議室，并且每個(gè)座位上都配備了必要的資料和礦泉水，但實(shí)際上到會人數(shù)只有400人左右，近三分之一的座位是空著的，不僅浪費(fèi)了場地支出，相關(guān)的物料也必然出現(xiàn)剩余。會議資源往往都在這些不經(jīng)意的細(xì)節(jié)中被浪費(fèi)掉了。

節(jié)儉辦會其實(shí)很簡單，一支筆、一張紙、一瓶水都能體現(xiàn)節(jié)儉辦會的理念。隨著科技的發(fā)展，當(dāng)下很多會議都能實(shí)現(xiàn)電子注冊、電子簽到，然而很多主辦方仍會不計(jì)財(cái)力物力準(zhǔn)備大量的紙質(zhì)材料，甚至是一些又厚又精美的會刊、宣傳冊等，其實(shí)這些大可不必。很多參會者在會后也不會帶走這些資料，往往隨意丟棄，這不僅給主辦方帶來資源浪費(fèi)，這同時(shí)也給場地方帶來的清理壓力，進(jìn)一步造成了人力資源的浪費(fèi)。

從細(xì)節(jié)處著手，精簡辦會，十九大為會議人提供了很好的教材。十九大召開期間，精簡之風(fēng)隨處可見。比如，在北京會議中心，代表們的房間內(nèi)沒有配備一次性用品，取而代之的是可以重復(fù)使用的牙刷、梳子等。又如，分組討論時(shí)桌上擺放的鉛筆上印著一行小字：“100%廢舊報(bào)紙制造”。筆、紙張都是綠色環(huán)保的。會場還提供了一些公用的辦公用品，如膠水、訂書機(jī)等，一日三餐都是在駐地吃自助餐。再如，會場之外，來京報(bào)到時(shí)，代表團(tuán)乘坐的都是普通航班、普通列車車次，享受的是與其他旅客同樣標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，有的代表團(tuán)集體乘坐汽車抵達(dá)駐地等等。

讓一場會議更加節(jié)儉，需要會議組織者在會議策劃前期做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，前期的統(tǒng)籌規(guī)劃尤為重要，從會議物料的準(zhǔn)備，參會嘉賓的餐飲住宿交通安排，會議場地的使用期限到現(xiàn)場工作人員的食住行都需要做出詳細(xì)的預(yù)案。會議現(xiàn)場的時(shí)間和資源都會很緊張，前期的良好計(jì)劃會讓會議進(jìn)程有條不紊，最大程度的減少各類資源的浪費(fèi)以及省去一些無用功。比如前面提到的那場酒店行業(yè)的會議，就是因?yàn)閷藬?shù)預(yù)估錯(cuò)誤，造成了很大的浪費(fèi)，而且使會場顯得空蕩冷清，影響參會效果。

除了物質(zhì)資源的浪費(fèi)之外，人力資源的浪費(fèi)也值得注意。一場會議活動(dòng)中，人力的使用主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，會議參與者，這其中包括聽會者、演講者、討論者以及主持人。一場會議的成功在于參會者的“精”而不是人數(shù)的眾多。策劃方需要根據(jù)會議主題對于這些人群做出相應(yīng)選擇，避免嘉賓的專業(yè)領(lǐng)域偏離會議主題，這會影響與會者的參會體驗(yàn)從而降低會議質(zhì)量。聽會者與主持人也應(yīng)該有一定的專業(yè)素養(yǎng)或者相應(yīng)的興趣愛好，只有更多參會者積極參與到會議中去，會場氛圍才會更加活躍，會議效果也才能更明顯，才能避免會場無趣甚至死氣沉沉，從而減少人力資源的浪費(fèi)；第二是會務(wù)工作者，一場會議如果前期規(guī)劃得當(dāng)，現(xiàn)場并不會需要太多工作人員，冗余的工作人員既讓會議現(xiàn)場顯得雜亂不夠精簡，給參會者帶來負(fù)面情緒，間接影響會議進(jìn)程，同時(shí)也增加了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，形成浪費(fèi)。這同樣也需要策劃團(tuán)隊(duì)在前期明確工作人員職責(zé)，思路清晰是現(xiàn)場工作人員的必備素質(zhì)，也只有這樣才能有效避免徒勞甚至重復(fù)勞動(dòng)，最大程度減少人力的浪費(fèi)。人多并不一定就會力量大，也可能是越幫越忙。

勿以惡小而為之，勿以善小而不為，精簡辦會需要你我身體力行，不可粗心大意。