實(shí)現(xiàn)黨校檔案信息化管理的思路選擇

白東霞

〔摘要〕 檔案管理工作對(duì)于黨校資料安全管理保存具有重要意義，但目前黨校檔案信息化管理仍存在管理人員信息化水平低，檔案管理體系運(yùn)行效率不高等不足。為此，今后黨校檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)信息化時(shí)代要求，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，通過(guò)教育培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)化水平；完善管理機(jī)制，提升檔案管理的信息化水平；充分利用新媒體平臺(tái)，推進(jìn)檔案資源共享。

〔關(guān)鍵詞〕 黨校檔案；檔案管理；新媒體環(huán)境

〔中圖分類號(hào)〕G27 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1009-1203（2018）06-0118-02

黨校的檔案信息化管理應(yīng)利用好新媒體這個(gè)新型大眾傳播媒介，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，提升檔案歸檔管理效率，提高黨校檔案管理的信息化水平。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是黨校工作上新臺(tái)階的需要

（一）檔案信息化管理有利于黨校管理工作運(yùn)作效率的提高

檔案對(duì)黨校的各項(xiàng)工作具有查找資料、利用信息的重要價(jià)值。但傳統(tǒng)的檔案管理信息化程度低，“重管輕用”，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)只是局限于檔案資料齊備和安全。而信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，即突出開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的價(jià)值，充分利用檔案信息化建設(shè)為黨校工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)，大幅度提升工作效率。

（二）檔案信息化管理有利于黨校信息管理技術(shù)手段和服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，黨校普遍開(kāi)展了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，這為黨校教學(xué)、科研和咨詢工作，尤其是日常管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使得黨校檔案管理的中心工作發(fā)生了根本性改變。在檔案信息化建設(shè)中，電子文檔信息化管理是檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理模式從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息服務(wù)的模式，從而服務(wù)于黨校管理現(xiàn)代化的需要。

（三）檔案信息化管理有利于黨校干部人才隊(duì)伍能力素養(yǎng)的提升

檔案信息化管理需要高素質(zhì)的干部人才隊(duì)伍。黨校工作涉及教學(xué)、科研、咨詢和日常行政管理等多個(gè)部門(mén)，依賴傳統(tǒng)手工人力管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理進(jìn)程中快速儲(chǔ)存和提取信息的要求，必須借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)黨校管理的網(wǎng)絡(luò)化。黨校檔案的信息化管理客觀上也要求分析并滿足各個(gè)部門(mén)主體及用戶的基本需求，這既有利于提升全體工作人員的檔案信息化管理意識(shí)，也有利于全面提升黨校干部人才隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)，為檔案信息化管理的建設(shè)與開(kāi)發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前黨校檔案信息化管理存在的不足

（一）檔案管理人員信息化專業(yè)水平參差不齊

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理人員在其中扮演著必不可少的重要角色，也是檔案管理工作能夠順利開(kāi)展的重要因素。然而，就目前全國(guó)黨校系統(tǒng)的檔案管理狀況來(lái)看，雖然近年來(lái)新補(bǔ)充了一些學(xué)歷較高的檔案管理人員，但總體來(lái)看，大多數(shù)仍是普通教職工人員，而非專業(yè)的檔案管理人員，普遍存在著專業(yè)水平不高和素質(zhì)偏低等情況，在一定程度上影響了黨校檔案管理工作的整體水平和檔案利用效率。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方式仍然存在

在當(dāng)前黨校檔案管理工作中，大多數(shù)黨校檔案室都配備了電腦等設(shè)備，但利用率并不高。尤其是在一些市縣級(jí)黨校，檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，檔案管理過(guò)程中的檔案編號(hào)、檔案整理、檔案統(tǒng)一清點(diǎn)等工作仍然依靠人工的方式來(lái)完成。這一過(guò)程既消耗了大量的人力和物力，且工作量大、耗時(shí)多，工作效率低下，也不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的精確化。

（三）檔案管理體系整體運(yùn)行效率不高

檔案的查詢、分類以及整理是黨校檔案管理人員的一項(xiàng)重要工作。在部分市縣級(jí)黨校，由于仍然使用人工方式進(jìn)行檔案查詢和整理，因而存在管理過(guò)程復(fù)雜、檔案內(nèi)容的檢索效率低、查找特定檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。即使人工查找到部分檔案，也極易出現(xiàn)查找到的檔案資料不全面、信息的精準(zhǔn)程度不高等情況。

三、新媒體環(huán)境下推動(dòng)黨校檔案管理信息化的思路

（一）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)黨校檔案信息化管理創(chuàng)造條件

在新媒體環(huán)境之下，黨校檔案管理的信息化發(fā)展需要不斷地完備相關(guān)的基礎(chǔ)建設(shè)，更換相關(guān)的管理設(shè)施及升級(jí)管理技術(shù)，加強(qiáng)與黨校其他工作的緊密銜接，使檔案管理工作能夠不斷地推陳出新。同時(shí)黨校也要努力爭(zhēng)取得到財(cái)政資金的支持，以便能夠?yàn)辄h校檔案管理的信息化和規(guī)范化提供較充分的經(jīng)濟(jì)支撐。黨校還需要在自身發(fā)展中積極尋找合作伙伴，籌集新的運(yùn)作資金。在資金運(yùn)用中，黨校需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，有選擇地進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施投入，同時(shí)進(jìn)一步提升原有設(shè)施的效率，及時(shí)對(duì)一些閑置落后的設(shè)施進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的評(píng)估，以防止出現(xiàn)一些無(wú)謂的資源浪費(fèi)。

（二）通過(guò)教育和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

黨校檔案管理要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)、低效的工作模式向高效、快捷、安全的現(xiàn)代化信息管理模式轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)一批專業(yè)化、技術(shù)化、高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才是關(guān)鍵。為此，一方面，檔案管理人員要加強(qiáng)現(xiàn)代信息化管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，緊隨科技變革步伐做好知識(shí)更新，以嶄新的面貌迎接檔案信息化管理時(shí)代的到來(lái)同時(shí)，要強(qiáng)化專業(yè)技能，關(guān)注前沿信息技術(shù)，培養(yǎng)信息敏感度，提升信息素養(yǎng)素質(zhì)和檔案信息管理能力。另一方面，要加大相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，充分利用各種教育資源和培訓(xùn)途徑，培養(yǎng)一批既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。

（三）完善管理機(jī)制，提升檔案管理的信息化水平

黨校檔案信息化管理是科學(xué)化、系統(tǒng)化管理的過(guò)程，這就要求建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)黨校檔案信息化管理井然有序、高效快捷，為黨校整體管理品質(zhì)的提升提供保障。完善檔案管理體系需要按照嚴(yán)格的檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化整合校內(nèi)各類資源，一方面，要確立檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度，使黨校檔案信息化建設(shè)有章可循、有規(guī)可依。另一方面，組建檔案管理團(tuán)隊(duì)，從各個(gè)部門(mén)選派“檔案信息質(zhì)量把關(guān)者”，核實(shí)黨校每一份檔案的入檔初始時(shí)間、借閱時(shí)間的詳情及每份檔案的不同屬性等，從檔案管理源頭嚴(yán)格把控。這是優(yōu)化黨校檔案信息化管理的根本保障。在黨校的檔案管理工作過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)確立完備的激勵(lì)機(jī)制，明確相關(guān)責(zé)任和職責(zé)，規(guī)范檔案管理者的工作行為，加大獎(jiǎng)懲力度，激發(fā)工作人員的積極性和主動(dòng)性。對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)一些重大失誤的人員，一經(jīng)查實(shí)確有檔案丟失、檔案登記或整理失誤等情況，應(yīng)當(dāng)立即追究主要檔案管理者的責(zé)任，確實(shí)把責(zé)任落實(shí)到人，以此提升黨校檔案管理的質(zhì)量。

（四）充分利用新媒體平臺(tái)，推動(dòng)檔案資源的共享

在黨校檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，需要采取積極有效的措施，充分利用新媒體平臺(tái)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值。信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案信息資源的需求日益豐富多樣，對(duì)黨校檔案管理技術(shù)和服務(wù)功能提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理需要從根本上提高信息的利用率，建設(shè)新媒體檔案信息資源搜集整理平臺(tái)，進(jìn)一步分類整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的共建共享。一方面，要依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，積極構(gòu)建一系列黨校檔案管理的專屬局域網(wǎng)絡(luò)或自用網(wǎng)站，促使黨校的各級(jí)部門(mén)之間可以把各自部門(mén)的成果、鮮活的教學(xué)視頻等上傳至黨校的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)豐富黨校檔案網(wǎng)站內(nèi)的資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息的共享。另一方面，應(yīng)充分利用現(xiàn)代新媒體技術(shù)和云存儲(chǔ)技術(shù)加快黨校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，比如開(kāi)發(fā)相應(yīng)的app，方便使用者在移動(dòng)終端完成對(duì)檔案信息資源的查詢、使用和下載等，最大限度地共享檔案資源。此外，基于新媒體的開(kāi)放性，還應(yīng)全面做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作，重點(diǎn)維護(hù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，確保上網(wǎng)檔案信息的安全。

責(zé)任編輯 文 丁