大數(shù)據(jù)時代下靈活就業(yè)人員檔案管理探析

管建輝

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以及世界各領(lǐng)域信息量迅猛增多，特別是大數(shù)據(jù)時代到來，對檔案管理和開發(fā)起到了很大地促進(jìn)作用。檔案管理與大數(shù)據(jù)有機結(jié)合形成檔案大數(shù)據(jù)，檔案大數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)檔案與互聯(lián)網(wǎng)融合，是將檔案海量數(shù)據(jù)信息作為管理與應(yīng)用的有效數(shù)據(jù)資源，經(jīng)過檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)的捕獲歸檔和有效分析，以及建立相應(yīng)數(shù)據(jù)模型和尋找數(shù)據(jù)之間聯(lián)系之后，再通過大數(shù)據(jù)規(guī)范性制作，最終生成服務(wù)對象所希望的信息數(shù)據(jù)和答案。為此，大數(shù)據(jù)時代下靈活就業(yè)人員檔案管理要從目前實際出發(fā)，既要在發(fā)展理念、人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)管理和技術(shù)設(shè)備上對標(biāo)檔案大數(shù)據(jù)，又要在了解和研究靈活就業(yè)人員的需求后，對海量檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收存、分類整理及其相關(guān)性邏輯分析，還要實行大數(shù)據(jù)技術(shù)處理與有效檔案數(shù)據(jù)信息組合，從而“制造出”高含量“檔案新產(chǎn)品”，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)對靈活就業(yè)人員檔案資源有效管理和深層開發(fā)。

一、檔案大數(shù)據(jù)

檔案大數(shù)據(jù)是在檔案內(nèi)容信息量巨大難以用普通軟件承載和管理情況下，借助于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)，依據(jù)服務(wù)對象需求去采集、整理和分析有效信息數(shù)據(jù)，并進(jìn)行大數(shù)據(jù)建模和“深加工”檔案信息數(shù)據(jù)，從而“生產(chǎn)出”特定使用價值和一定內(nèi)涵的新產(chǎn)品。可以看出，檔案大數(shù)據(jù)是基于社會時代發(fā)展動態(tài)與數(shù)據(jù)流檔案觀，也是檔案信息數(shù)據(jù)在全面性與相關(guān)性思維分析方面的研究，并具有顛覆傳統(tǒng)而賦予全新深層理念的檔案管理與開發(fā)模式。它不同于傳統(tǒng)檔案管理，具有以下特點：

（一）新思維方式

檔案大數(shù)據(jù)的思維方式是以服務(wù)對象需求為導(dǎo)向，實行探討檔案信息數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)方面內(nèi)容的思維方式代替過去從事件變化中尋求因果關(guān)系的思維方式，是以通過收集信息數(shù)據(jù)、梳理分析進(jìn)而探求其內(nèi)部關(guān)系的思路取代以提出問題、經(jīng)過邏輯分析尋求因果關(guān)系和解決方案的思路，從而實現(xiàn)在深層領(lǐng)域中探求出更好方案結(jié)果的一種思維方式。

（二）資源廣泛性

檔案大數(shù)據(jù)是將具有歷史文化和經(jīng)濟發(fā)展價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物作為檔案材料去廣泛地收集和儲存，作為反映社會發(fā)展主題與代表時代特征面貌的信息資源，不斷地儲備能夠顯示國家與社會進(jìn)步的數(shù)據(jù)信息資源。

（三）服務(wù)便捷性

檔案大數(shù)據(jù)管理和開發(fā)要樹立社會化、個性化和先進(jìn)性的服務(wù)理念，以服務(wù)對象多樣性的需求為導(dǎo)向，進(jìn)行深層次和多領(lǐng)域開發(fā)，實行不同對象個性化服務(wù)。為此，檔案服務(wù)部門不僅要分析服務(wù)對象需求，還要基于大數(shù)據(jù)智能化建模分析要求，實施信息咨詢和獲取解決方案多層次服務(wù)；同時，還要深入挖掘服務(wù)對象的查詢和瀏覽內(nèi)容的數(shù)據(jù)流中潛在的內(nèi)涵，進(jìn)一步拓展檔案信息服務(wù)的社會性和時代性，便捷服務(wù)對象得到更好答案。

（四）管理現(xiàn)代化

檔案大數(shù)據(jù)不同于以前傳統(tǒng)檔案管理，它更側(cè)重于檔案信息資源的數(shù)據(jù)分析和挖掘，不僅要主動調(diào)查和分析服務(wù)對象的社會需求情況，還要在大數(shù)據(jù)分析和自動化加工形成過程中建立多種數(shù)據(jù)模型，進(jìn)一步地挖掘出更新的檔案數(shù)據(jù)信息和深層內(nèi)涵，再經(jīng)過優(yōu)化程序比較，促使檔案大數(shù)據(jù)自動化“生產(chǎn)”出服務(wù)對象更滿意“產(chǎn)品”。

二、靈活就業(yè)人員檔案管理問題

（一）檔案業(yè)務(wù)方面

1.檔案信息管理方式落后且利用率低。由于靈活就業(yè)人員的人事檔案、就業(yè)失業(yè)登記、社會保險、醫(yī)療保險等業(yè)務(wù)檔案材料多是采用傳統(tǒng)手工模式和紙質(zhì)檔案，通常存放在不同部門檔案室中實行人工管理；造成了在實際工作中存在不便查找、安全性差且紙質(zhì)檔案材料易破損不能長期保存等問題，致使檔案管理與服務(wù)不方便、檔案信息利用率低。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同和不融合。由于靈活就業(yè)服務(wù)部門之間不同職能和管理系統(tǒng)存在著業(yè)務(wù)間的數(shù)據(jù)不互通和信息數(shù)據(jù)不能同步的狀況，形成在服務(wù)與管理過程中出現(xiàn)耗時費力、差錯多的問題；出現(xiàn)就業(yè)服務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)時效果很差、效率低的情況。

3.檔案信息電子化水平低。靈活就業(yè)服務(wù)部門部分實行檔案信息數(shù)字化或未聯(lián)網(wǎng)，在檔案的收存、鑒定、分類整理和裝卷管理過程中，不僅檔案管理工作效率低且不能通過網(wǎng)絡(luò)對外信息交流（詢問和答復(fù)）；而且也不能與系統(tǒng)內(nèi)檔案信息融合和檔案信息深加工。

（二）檔案管理方面

1.思想觀念落后。當(dāng)前靈活就業(yè)服務(wù)部門普遍存在著陳舊重藏輕用”的檔案管理觀念，沒有大數(shù)據(jù)時代意識和長遠(yuǎn)的目標(biāo)規(guī)劃，既認(rèn)識不到大數(shù)據(jù)管理意義和作用，又不能用先進(jìn)的信息技術(shù)管理檔案，跟不上大數(shù)據(jù)發(fā)展步伐。

2.專業(yè)人才少且素質(zhì)低。大多數(shù)靈活就業(yè)人員檔案管理人員的專業(yè)技能低，多為半途接手，既不是檔案或相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，又沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，是難以應(yīng)對經(jīng)濟快速發(fā)展對檔案大數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)和機遇，并且檔案管理人員運用信息技術(shù)能力低，特別缺少大數(shù)據(jù)時代需求的既懂檔案管理又會應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣很難實現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化。

3.檔案管理模式落后。由于目前靈活就業(yè)人員檔案管理采用傳統(tǒng)手工檔案管理模式，使得查閱費時工作效率低，只能問一查一，不與系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)連接，達(dá)不到問一查到二或更多的答案和有創(chuàng)造性的問詢結(jié)果，不與其他領(lǐng)域工作的融合。不僅不利于為服務(wù)對象提供高層次服務(wù)，而且會使檔案資料有效利用率很低。

三、在大數(shù)據(jù)時代下靈活就業(yè)人員檔案管理工作

（一）檔案業(yè)務(wù)

1.實施檔案信息的數(shù)字化管理。在大數(shù)據(jù)時代，首先本單位要實行檔案信息數(shù)字化，進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)字化檔案管理，通常數(shù)字化檔案管理既要通過日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集和數(shù)字化檔案查閱三種方式維持日常業(yè)務(wù)工作，還要使本系統(tǒng)檔案信息統(tǒng)一或與其他領(lǐng)域數(shù)據(jù)的融合與鏈接；實施后會縮短服務(wù)對象的查閱時間，提高檢索效率和強化服務(wù)效果，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化高效管理。

2.實行檔案信息系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理在實施檔案信息數(shù)字化后，可按照國家省檔案部門要求，首先從一個檔案部門實行檔案信息數(shù)字化和檔案內(nèi)容電子化，建立區(qū)域內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，然后其他檔案管理部門拷貝或鏈接相應(yīng)檔案資料，形成本區(qū)域統(tǒng)一檔案數(shù)字化模式；在系統(tǒng)條件成熟后與國家、省系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)對接，建成大系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，再與其他領(lǐng)域網(wǎng)鏈接 ，構(gòu)建廣泛的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

（二）管理創(chuàng)新

1.檔案管理觀念創(chuàng)新。面對檔案大數(shù)據(jù)，靈活就業(yè)人員的檔案管理工作要摒棄傳統(tǒng)手工管理模式和“重藏輕用”觀念，既要樹立檔案大數(shù)據(jù)觀，明確檔案管理和應(yīng)用是為了實現(xiàn)其使用價值去充分發(fā)揮檔案信息的有用價值和高層次深加工產(chǎn)生新價值的目的；還要使檔案管理人員在思想觀念上樹立創(chuàng)新意識，與時俱進(jìn)，不僅要理解和把握檔案管理應(yīng)用是隨著時代的變化而變化，還要領(lǐng)會管理創(chuàng)新的意義現(xiàn)實性，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

2.檔案管理制度創(chuàng)新。

檔案大數(shù)據(jù)面對檔案信息量巨大和類型結(jié)構(gòu)雜多的特點，靈活就業(yè)人員檔案管理制度要引入現(xiàn)代先進(jìn)管理制度，既要按照《國家檔案法》、《檔案管理整理規(guī)則》和《勞動法》等法規(guī)實行電子文件檔案管理，將雜亂無章檔案信息變成統(tǒng)一的有序管理；還要依據(jù)相關(guān)檔案管理制度建設(shè)要求，使勞動法律和國家大數(shù)據(jù)對檔案管理要求體現(xiàn)在檔案工作中，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和法制化管理，還要通過檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)融合鏈接，實現(xiàn)檔案管理制度全面創(chuàng)新。

3.檔案管理方法創(chuàng)新。靈活就業(yè)人員檔案管理在通過檔案大數(shù)據(jù)信息技術(shù)管理和開發(fā)使檔案管理從目錄的查閱共享方式向多層次數(shù)據(jù)挖掘和知識深度融合方式轉(zhuǎn)變的過程中；既要運用大數(shù)據(jù)管理中的數(shù)據(jù)倉庫、群件、知識地圖、超文本技術(shù)和元數(shù)據(jù)技術(shù)方式進(jìn)行檔案管理和開發(fā)，還要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和決策開發(fā)來推動靈活就業(yè)人員檔案管理方法的創(chuàng)新。

4.檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。海爾集團總裁張瑞敏曾說：“高端智造的核心點并不是如何生產(chǎn)高端產(chǎn)品，而是如何為用戶提供高端服務(wù)，也就是怎樣去滿足用戶的個性化需求”，表明企業(yè)服務(wù)的核心是為滿足服務(wù)對象的美好生活或快樂工作而提供個性化優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對靈活就業(yè)人員檔案服務(wù)的目的則是向靈活就業(yè)人員或其他服務(wù)對象提供便捷、創(chuàng)意性的服務(wù)和支持社會經(jīng)濟發(fā)展。為此，檔案服務(wù)不僅要樹立創(chuàng)新的理念，在服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式方面著手創(chuàng)新，還要在提高檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、縮短查閱檔案材料的時間、簡化查詢程序和優(yōu)化檔案檢索方式方面下功夫，以確保檔案的及時、針對和全面服務(wù)，創(chuàng)新之后還要通過對檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和效率進(jìn)行評估并從中發(fā)現(xiàn)和探討出研制新技術(shù)和研制新產(chǎn)品的思路，使檔案服務(wù)創(chuàng)新不斷深入，進(jìn)一步發(fā)揮挖掘檔案大數(shù)據(jù)所蘊藏的有價值信息的潛力，達(dá)到提高檔案服務(wù)的多層次和個性化的目的。

（三）與外領(lǐng)域鏈接

1.開放大數(shù)據(jù)檔案。靈活就業(yè)服務(wù)部門對檔案大數(shù)據(jù)基本數(shù)據(jù)不僅要用統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)采集和處理，還要制訂對外開放內(nèi)容范圍時限，及時向國家綜合檔案管理部門注冊備案，并提出檔案開放意見，同時還要做好系統(tǒng)大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)與其他領(lǐng)域融合，實現(xiàn)多領(lǐng)域大數(shù)據(jù)信息共享和流通自由。

2.搭建“智慧檔案”服務(wù)平臺。隨著大中城市在智慧交通、智慧金融等系統(tǒng)發(fā)展，靈活就業(yè)人員的檔案管理部門要從工作實際出發(fā)，不僅要建立“智慧檔案”服務(wù)平臺體系，運用信息和通信技術(shù)方式，向社會民眾提供網(wǎng)絡(luò)化的檔案數(shù)字服務(wù)，還要整合本系統(tǒng)檔案信息化服務(wù)平臺，為社會創(chuàng)新和發(fā)展搭建好服務(wù)平臺。

3.拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域。運用檔案大數(shù)據(jù)的服務(wù)目標(biāo)在于便捷性和新穎性，在獲取數(shù)據(jù)及提升檔案信息服務(wù)能力的過程中，既要樹立以用戶需求為中心的服務(wù)理念，建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，把檔案信息服務(wù)內(nèi)容傳送到本系統(tǒng)領(lǐng)域；還要搭建跨時間跨空間的綜合信息平臺和開發(fā)多種的手機應(yīng)用APP方式，使靈活就業(yè)人員能便捷又新穎地享受高質(zhì)量的信息服務(wù)。

4.制訂數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。檔案大數(shù)據(jù)管理部門在用統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對海量數(shù)據(jù)且格式類型多的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的過程中，既要做好數(shù)據(jù)的采集和存儲工作，還要著眼于大數(shù)據(jù)檔案工作管理和開發(fā)，制訂各種類別數(shù)據(jù)的管理體系，規(guī)范各行業(yè)數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)，積極構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)檔案管理奠定基礎(chǔ)。同時，檔案大數(shù)據(jù)依賴于云計算，通過云計算整合檔案信息資源，實施檔案內(nèi)容在全國或區(qū)域性公有大云的數(shù)據(jù)集中與共享，形成基層靈活就業(yè)人員檔案管理部門查閱訪問公有大云和私有小云的服務(wù)格局；使檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺賦予更高的內(nèi)涵和多層次服務(wù)。

總之，靈活就業(yè)人員檔案管理在建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)和有效地管理開發(fā)檔案信息過程中，不僅在檔案大數(shù)據(jù)總體規(guī)劃指導(dǎo)下既有檔案大數(shù)據(jù)管理和服務(wù)的創(chuàng)新理念，又有整合基層檔案信息、進(jìn)行檔案信息數(shù)字化和實施檔案信息電子化網(wǎng)絡(luò)化的檔案業(yè)務(wù)工作，而且還要由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員實行檔案數(shù)據(jù)信息建模，并形成檔案大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)融合和共享，其中，既要有成熟大數(shù)據(jù)理論體系和數(shù)字化信息化裝備，又要有檔案管理部門與大數(shù)據(jù)云技術(shù)開發(fā)管理密切配合，還要依靠政府協(xié)調(diào)有關(guān)部門進(jìn)行合作，再與其他領(lǐng)域大數(shù)據(jù)云技術(shù)同步共融，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)對靈活就業(yè)人員檔案信息有效利用和深入開發(fā)。

（作者單位：石家莊市橋西區(qū)就業(yè)局 ）