基于新木桶理論的高校數(shù)字檔案館建設(shè)研究

王巧華

一、新木桶理論闡述

眾人周知，木桶理論也稱木桶原理、木桶定律、木桶效應(yīng)或短邊效應(yīng)，即一個(gè)沿口不齊的木桶，其盛水量取決于最短的那塊木板，而不是最長(zhǎng)木板。隨著該理論在實(shí)際中的不斷應(yīng)用，一些富有強(qiáng)創(chuàng)新思維能力的學(xué)者對(duì)其進(jìn)行了演繹、引申，就形成了“新木桶理論”。

“新木桶理論”是在木桶理論的基礎(chǔ)上提出來的，是對(duì)木桶理論的改進(jìn)，又被稱為“反木桶理論”。即：一只木桶能夠裝多少水，正常情況下（指木桶的大小是一定的，也不斜放等）取決于三方面的因素：一是每一塊木板的長(zhǎng)度，最短的木板決定盛水量；二是木板與木板之間的結(jié)合是否緊密；三是有一個(gè)堅(jiān)固的桶底。也就是說，僅僅依靠加長(zhǎng)短板，已不能作為我們用以增加木桶容量的最佳選擇了，還需要運(yùn)用發(fā)散性思維將考慮范圍擴(kuò)展至整個(gè)桶身。筆者由此想到了高校數(shù)字檔案館的建設(shè)，其建設(shè)要素或資源配置不正如一只木桶上的一根根木板嗎，建設(shè)前必須要先明確自我定位，認(rèn)清自我優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)，才能合理規(guī)劃數(shù)字檔案館的建設(shè)方案。

二、運(yùn)用新木桶理論解讀高校數(shù)字檔案館建設(shè)

近年來，在數(shù)字校園建設(shè)的帶動(dòng)下，各大高校的檔案信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，而數(shù)字檔案館作為高校記憶有效延續(xù)及數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取的最佳選擇，也正如火如荼地在籌備或建設(shè)之中。但眾所周知，數(shù)字檔案館不是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，而是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的數(shù)字化整合、發(fā)布和共享系統(tǒng)，其建設(shè)工程是復(fù)雜且巨大的，涉及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、軟硬件、檔案資源、規(guī)范制度和人。從微觀角度來看，也離不開各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)流程的通暢銜接、資金的不斷投入、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全無漏洞。要知道，高校在以上這些要素上面或多或少會(huì)有失均衡，但它們與數(shù)字檔案館建設(shè)成功與否卻是息息相關(guān)。

這就正如木桶理論中的長(zhǎng)短木板一樣，只有所有木板一樣高，水桶才能盛滿水，但只要有一塊木板比較短，木桶里的水就不可能是滿的。如果把數(shù)字檔案館建設(shè)看作一個(gè)木桶，那么前述要素就是各根木板，但只是簡(jiǎn)單加長(zhǎng)短板、彌補(bǔ)劣勢(shì)就能建好數(shù)字檔案館嗎？答案當(dāng)然是否定的。若相關(guān)的規(guī)范制度、無阻的檔案業(yè)務(wù)流程等這一木板間的緊合度若有松弛，或是數(shù)據(jù)傳輸、共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境這一桶底若有洞孔，亦或是館際交流這一拎手若太細(xì)或太粗，超出所承受范圍，那么所建設(shè)的數(shù)字檔案館依然是徒有其表、外強(qiáng)中干。而且，它們之間是相互影響、唇亡齒寒的關(guān)系，這便是筆者從一些學(xué)者演繹、引申的“新木桶理論”中所得到的啟示。

三、新木桶理論指導(dǎo)高校數(shù)字檔案館建設(shè)

沒有理論指導(dǎo)的實(shí)踐是盲目的實(shí)踐，反之，沒有實(shí)踐基礎(chǔ)的理論是空洞的理論，理論的宿命最終還得被應(yīng)用于實(shí)踐。對(duì)于高校這一科研和教育研究的前沿單位， 不乏擁有豐富的人才和技術(shù)資源，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供一支懂檔案業(yè)務(wù)、懂信息化、懂管理的人才隊(duì)伍及相應(yīng)的技術(shù)支持（木桶長(zhǎng)板），但簡(jiǎn)潔化智能化通暢化的業(yè)務(wù)流程卻是諸多高校的實(shí)踐挑戰(zhàn)。同時(shí)，這些長(zhǎng)短板還需要通過建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，并不斷投入足夠資金（板間粘合劑），來使其發(fā)揮作用。但以上要素還必須要依托于功能完備、操作簡(jiǎn)便的應(yīng)用系統(tǒng)軟件——數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（桶底）、安全的安全體系（桶底核心）、走出去引進(jìn)來的館際合作交流（拎手），才能更好地達(dá)到數(shù)字檔案館的最終目的，即傳承高校記憶、永久存取數(shù)字檔案并提供高效率高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)（水）。

1、重組業(yè)務(wù)流程

世界范圍內(nèi)，數(shù)字環(huán)境催生了豐富多彩的檔案文件形態(tài)和檔案信息類型，高校檔案管理業(yè)務(wù)同樣不可例外地遭受到了強(qiáng)烈的沖擊。在當(dāng)前紙質(zhì)文件和機(jī)內(nèi)電子文件并存的格局下，高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)流程及半自動(dòng)化式的人工錄入、歸類、統(tǒng)計(jì)流程已不能與之相適應(yīng)，加之院系、部門與檔案館之間信息壁壘嚴(yán)重，就造成了管理過程不規(guī)范、數(shù)字化目的不明確、基本質(zhì)量不能保證等問題，從而陷入了“紙質(zhì)檔案管不好、電子檔案不愿管”的怪圈。雖然高校檔案館應(yīng)用相應(yīng)技術(shù)可以改善工作環(huán)境，提高工作效率，但卻不能改變檔案業(yè)務(wù)流程和組織方式，也不是真正意義上的數(shù)字檔案館。因此，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)中，需要結(jié)合數(shù)字化校園發(fā)展及檔案信息化進(jìn)程，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組設(shè)計(jì)，以長(zhǎng)“短板”。而且，它是建設(shè)高校數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)高校檔案館的改革和流程管理創(chuàng)新的必經(jīng)之路。

目前，檔案學(xué)界是將檔案館業(yè)務(wù)流程重組置于一個(gè)廣義的范疇來研究，基本認(rèn)為重組包括五個(gè)方面，即管理理念重組、組織結(jié)構(gòu)重組、業(yè)務(wù)內(nèi)容重組、管理制度重組和人員資源重組。但在將其運(yùn)用于高校時(shí)，卻常因太宏觀而只能“可遠(yuǎn)觀而不可褻玩焉”，依然是數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。

2、建設(shè)管理規(guī)范體系和資金投入

（1）建設(shè)管理規(guī)范體系

對(duì)于數(shù)字檔案館這類技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)依賴性較高的信息系統(tǒng)，需要建設(shè)與之配套的管理環(huán)境才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，尤其在當(dāng)前文檔管理依舊分離及電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)尚不完善的局面下，加之校內(nèi)管理的條塊分割，各行政部門辦公系統(tǒng)各自為政，導(dǎo)致數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象尤為普遍，更需要高校充分利用人才優(yōu)勢(shì)先行對(duì)已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行貫徹創(chuàng)新，并制定具體的、針對(duì)性的、相互聯(lián)系相互制約的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。從檔案館數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)、管理、業(yè)務(wù)等多個(gè)層面來看，數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系主要由業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)四個(gè)部分構(gòu)成。從規(guī)范制度性質(zhì)角度看，大致可以劃分為法律法規(guī)、政策指南、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和操作規(guī)程四大類。從數(shù)字檔案館的四大功能即檔案收集、管理、保存（存儲(chǔ)和長(zhǎng)久保存策略）和利用，可將其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架設(shè)立為五大模塊：檔案收集、存儲(chǔ)、管理、利用和長(zhǎng)久保存計(jì)劃，各項(xiàng)子規(guī)范可按檔案工作流程來逐一建立，如檔案移交接受標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)封裝標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、檔案長(zhǎng)久保存戰(zhàn)略、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于當(dāng)前“一窮二白”正籌劃建設(shè)數(shù)字檔案館的高校來說，固然不能“眉毛胡子一把抓”，可在明確數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的基礎(chǔ)上，調(diào)研參考相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)成果，對(duì)迫切急需的、技術(shù)和管理水平稍成熟的標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先考慮，以需要帶動(dòng)可能，分步實(shí)施，逐步推進(jìn)。對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)已初具規(guī)模的高校來說，可以乘新媒體之風(fēng)嘗試補(bǔ)充研究針對(duì)QQ、微博、微信、網(wǎng)頁(yè)等電子資源歸檔保存的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。