《歸檔文件整理規(guī)則》電子文件的其他整理要求（之七）

鄒杰

編者按：國(guó)家檔案局于2015年10月25日批準(zhǔn)發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實(shí)施。為使各地檔案工作者準(zhǔn)確了解掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的內(nèi)涵，本刊分八期刊登國(guó)家檔案局專業(yè)人員的系列解讀。

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）規(guī)定，電子文件整理除組件、分類、排列、編號(hào)、編目等與紙質(zhì)文件類似的整理環(huán)節(jié)外，還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等特有的整理環(huán)節(jié)。

格式轉(zhuǎn)換

1.電子文件的歸檔格式要求

現(xiàn)階段常用的文書(shū)類電子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。為確保歸檔后電子文件長(zhǎng)期可用，在電子文件整理工作中，各單位必須充分考慮電子文件對(duì)于軟硬件系統(tǒng)的依賴性，對(duì)電子文件的格式提出要求。

在電子文件歸檔格式選擇上，最關(guān)鍵的衡量指標(biāo)就是“通用”和“開(kāi)放”?！巴ㄓ谩笔侵鸽娮游募w檔格式要能夠在絕大多數(shù)計(jì)算機(jī)上正常的顯示和瀏覽?！伴_(kāi)放”是指任何人都可以按照公開(kāi)的文件標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行正常的解析和瀏覽。只有這樣，電子文件才能真正實(shí)現(xiàn)電子文件長(zhǎng)期保存的目標(biāo)。

2014年，國(guó)家檔案局印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對(duì)文書(shū)類電子文件（電子公文）的歸檔格式做出規(guī)定：

電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館采用的長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。

集中記錄修改過(guò)程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級(jí)國(guó)家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。

2.電子文件格式轉(zhuǎn)換

電子文件格式轉(zhuǎn)換就是為了長(zhǎng)期保存和長(zhǎng)久可用，將不符合歸檔要求的電子文件格式轉(zhuǎn)換為符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求的歸檔文件格式。實(shí)行文檔一體化的單位，可以在辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口中集成文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)，對(duì)不符合歸檔格式要求的電子文件自動(dòng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。未實(shí)行文檔一體化的單位，可在電子文件整理歸檔時(shí)，由有關(guān)檔案整理人員手工完成格式轉(zhuǎn)換工作。無(wú)論自動(dòng)格式轉(zhuǎn)換還是手工格式轉(zhuǎn)換，電子文件格式轉(zhuǎn)換完成后，應(yīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢查與人工抽查相結(jié)合的手段，確保電子文件格式轉(zhuǎn)換后文檔內(nèi)容和表現(xiàn)形式與轉(zhuǎn)換前沒(méi)有明顯區(qū)別。

電子文件格式轉(zhuǎn)換時(shí)，要符合以下要求：

一是歸檔時(shí)，不符合歸檔文件格式要求的電子文件原則上都應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換；

二是轉(zhuǎn)換后電子文件內(nèi)容和表現(xiàn)形式與轉(zhuǎn)換前沒(méi)有明顯區(qū)別；

三是在條件允許的情況下，格式轉(zhuǎn)換前后的電子文件均應(yīng)歸檔；

四是電子文件格式轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)同時(shí)去除源文件中的全部加密措施；

五是有條件的單位，可以采取雙層PDF等技術(shù)，使轉(zhuǎn)換后的電子文件同時(shí)具備全文檢索能力。

元數(shù)據(jù)收集

1.元數(shù)據(jù)收集要求

各單位在開(kāi)展電子文件元數(shù)據(jù)收集時(shí)，應(yīng)按照前端控制和全程管理的要求，從電子文件形成階段即開(kāi)展鑒定工作，對(duì)于應(yīng)歸檔的電子文件，應(yīng)立即將其納入“全程管理”的范疇，監(jiān)督其元數(shù)據(jù)的形成與管理，并及時(shí)予以捕獲。

在實(shí)際工作中，各單位一般應(yīng)制定切實(shí)可行的電子文件元數(shù)據(jù)方案，明確電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，明確標(biāo)注元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是必填項(xiàng)還是選填項(xiàng)，標(biāo)注元數(shù)據(jù)項(xiàng)目的填寫(xiě)內(nèi)容和要求等，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)展電子文件元數(shù)據(jù)的形成和捕獲。通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在電子文件形成、辦理或收集過(guò)程中自動(dòng)捕獲有關(guān)電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)。

對(duì)于不能通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的電子文件，各單位應(yīng)按照元數(shù)據(jù)捕獲的有關(guān)要求，結(jié)合單位電子文件管理實(shí)際，采用WPS表格等工具盡量齊全地手工著錄有關(guān)電子文件內(nèi)容方面的元數(shù)據(jù)。

2.元數(shù)據(jù)收集范圍

2009年，《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46 - 2009）》發(fā)布施行，提出文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)收集積累的有關(guān)要求。文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍參見(jiàn)表1。

文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍僅規(guī)定了文書(shū)類電子文件在歸檔時(shí)需要收集捕獲的最基本的元數(shù)據(jù)（元數(shù)據(jù)名稱前加“*”的為必選項(xiàng)），并不包括歸檔后為電子文件賦予的其他類型的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，各單位可根據(jù)自身實(shí)際添加適合本單位文件、檔案管理的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目。業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)（M226）應(yīng)包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、用印、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等業(yè)務(wù)行為，以及行為時(shí)間、機(jī)構(gòu)人員名稱等描述信息。

歸檔數(shù)據(jù)包組織

電子文件通過(guò)數(shù)據(jù)接口形式歸檔時(shí)，各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)要以一定的格式組織和存儲(chǔ)電子文件和元數(shù)據(jù)。常用的歸檔數(shù)據(jù)包組織形式包括文件包和封裝包兩種形式。

1.文件包形式

文件包形式是將電子文件和元數(shù)據(jù)分別保存為格式文件，然后將這些文件按照一定的關(guān)系組織在一起，形成一個(gè)“包”形式的文件組合（如圖1），文件包包括以下內(nèi)容：

說(shuō)明文件（命名為“說(shuō)明文件.TXT”）。說(shuō)明文件存放數(shù)據(jù)包有關(guān)信息，包括數(shù)據(jù)包參數(shù)（如數(shù)據(jù)包容量、數(shù)據(jù)包基本內(nèi)容等）、數(shù)據(jù)包編號(hào)、數(shù)據(jù)包歸檔單位、數(shù)據(jù)包檢查單位、讀取本數(shù)據(jù)包內(nèi)電子文件和元數(shù)據(jù)所需要的軟硬件環(huán)境等信息。

目錄文件（命名為“目錄文件.XML”）。存放電子文件的目錄信息，目錄文件中的每條記錄與每份電子文件相對(duì)應(yīng)，每條記錄中包括數(shù)據(jù)包內(nèi)電子文件順序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、電子文件名稱、備注等內(nèi)容。

其他文件夾（命名為“其他”）。存放各種其他存入載體的文件，包括元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號(hào)規(guī)則、文件命名規(guī)則及電子文件歸檔交接信息等，這些文件應(yīng)采用文本、XML和其他符合長(zhǎng)期保存要求的文件格式。

電子文件文件夾（圖1中的“全宗文件夾”及其內(nèi)部包含的全部?jī)?nèi)容）。一般按照檔案管理的慣例以全宗號(hào)命名（沒(méi)有全宗號(hào)的單位可以使用其他代碼代替，只要能區(qū)分開(kāi)不同的立檔單位即可），用于存放電子文件及其元數(shù)據(jù)。電子文件文件夾一般按年度-類別-文件的層次設(shè)置最底一層文件夾。根據(jù)檔案整理和分類方案以及實(shí)際情況，可對(duì)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)中的類別、文件等層級(jí)進(jìn)行取舍。

最底一層文件夾（圖1中的“文件1文件夾”等）。一般以文書(shū)處理號(hào)、件號(hào)、流水號(hào)命名，其中存放電子文件的元數(shù)據(jù)和電子文檔。

2.封裝包形式

封裝包形式是按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48 - 2009）要求生成的文件數(shù)據(jù)包，包括電子文件各種元數(shù)據(jù)和電子文件內(nèi)容。按照標(biāo)準(zhǔn)形成的電子文件封裝包，除了保存電子文件和元數(shù)據(jù)外，還具有電子簽名驗(yàn)證功能和封裝包修改功能。因此，歸檔時(shí)捕獲的電子文件封裝包在完成電子文件歸檔工作后應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)久保存，只要電子文件沒(méi)有銷毀，其封裝包應(yīng)一直保存下去。封裝包管理中應(yīng)注意以下問(wèn)題：

歸檔時(shí)的電子文件封裝包一般情況下沒(méi)有檔號(hào)，只有電子文件在原業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件號(hào)，無(wú)法與歸檔后的封裝包一并管理，因此應(yīng)按照歸檔時(shí)間和批次建立文件夾，原樣保存。

在檔案管理系統(tǒng)中整理完畢的電子文件，在通過(guò)相應(yīng)的檔案檢查后應(yīng)重新封裝，參照OAIS中電子文件長(zhǎng)期保存的要求制作AIP包。

3.兩種數(shù)據(jù)包形式異同

文件包和封裝包這兩種歸檔數(shù)據(jù)包形式相同點(diǎn)是都采取XML格式組織電子文件元數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了歸檔數(shù)據(jù)包與軟硬件系統(tǒng)無(wú)關(guān)的特性。不同點(diǎn)是文件包格式的數(shù)據(jù)采取分類保存的原則，不便于查看某一份電子文件及其元數(shù)據(jù)情況；封裝包格式的數(shù)據(jù)采取逐個(gè)電子文件和對(duì)應(yīng)元數(shù)據(jù)組合保存的方式，單獨(dú)看一份電子文件比較方便，但是全方位的瀏覽一次歸檔的電子文件情況則比較麻煩。

存儲(chǔ)

如同紙質(zhì)檔案排架工作一樣，如何分門(mén)別類、集中有序地存儲(chǔ)電子文件，以便規(guī)范管理和高效利用電子文件，是電子文件管理的基本要求。一般情況下電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或磁盤(pán)陣列中，電子文件元數(shù)據(jù)保存在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

1.電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)

電子文件整理完畢后，應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門(mén)別類、集中有序地存儲(chǔ)電子文件及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子文件在線存儲(chǔ)路徑（如圖2）。

圖2左側(cè)的層級(jí)文件夾分別代表全宗號(hào)、檔案門(mén)類、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和件號(hào)，六層文件夾組合在一起即指向唯一的一件電子文件，在此“件號(hào)”文件夾內(nèi)存儲(chǔ)的就是該件電子文件包含的全部計(jì)算機(jī)文件。注意：層級(jí)文件夾命名時(shí)，保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）文件夾應(yīng)使用字母和數(shù)字組成的代碼命名；如果直接采取年度—保管期限分類方案進(jìn)行電子文件整理，則應(yīng)略去機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）層級(jí)文件夾。

2.元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

在檔案管理系統(tǒng)中，電子文件元數(shù)據(jù)一般使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理。元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，因不同類型的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目與電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系不同，需要區(qū)分幾個(gè)數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)和管理電子文件元數(shù)據(jù)。

電子文件元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)可分成文件實(shí)體信息、文檔信息、業(yè)務(wù)實(shí)體信息等數(shù)據(jù)表進(jìn)行管理。

文件實(shí)體數(shù)據(jù)表。該表保存與電子文件存在“一對(duì)一”關(guān)系的文件實(shí)體元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對(duì)應(yīng)一件電子文件實(shí)體信息。

文檔信息數(shù)據(jù)表。該表保存與電子文件存在“一對(duì)多”關(guān)系的，與電子文件所包含的文檔有關(guān)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，如文檔序號(hào)、稿本、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等。數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對(duì)應(yīng)一份電子文件包含的一個(gè)電子文檔信息。

業(yè)務(wù)實(shí)體信息數(shù)據(jù)表。與“文檔信息數(shù)據(jù)表”相似，業(yè)務(wù)實(shí)體信息數(shù)據(jù)表保存與電子文件存在“一對(duì)多”關(guān)系的，與電子文件業(yè)務(wù)實(shí)體有關(guān)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，如業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間、機(jī)構(gòu)人員名稱等。數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對(duì)應(yīng)一份電子文件的一項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄，如一件電子文件可能包含擬稿、審核、簽發(fā)等業(yè)務(wù)記錄，一項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄在該數(shù)據(jù)表中就是一條記錄。

（作者單位： 青島市檔案局）