紡織品實驗室知識管理平臺的構(gòu)建研究

文/吳文宜 陳穗 潘紅琴

目前，大多數(shù)實驗室對于技術(shù)知識管理和實驗室管理方面是相分離的。實驗室的文件管理、技術(shù)交流等采用的工具主要是局域網(wǎng)、E-mail、QQ、RTX等，隨著實驗室的能力范圍擴大，客戶日益增長的要求和專業(yè)化，以及市場競爭帶來的技術(shù)進步等，紡織品實驗室知識管理主要存在以下弊?。?/p>

（1）知識管理系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化不強，檢測實驗室知識管理是把文件存放在局域網(wǎng)，文件分類是樹枝分布方式，無法把知識系統(tǒng)化、可視化地展示給檢驗員。

（2）知識版本管理困難，對于文件中的內(nèi)容更新無法追溯，無法查找文件的歷史操作記錄，只能采用文件名搜索文件路徑。文件在傳播過程中，相應(yīng)的更新與修改無法及時進行同步，造成知識版本管理上的困難，完全沒人知道誰擁有最新版本。

（3）知識搜索存在困難，難以很好地利用現(xiàn)有的大量知識，并對知識進行有效搜索，例如：關(guān)鍵字搜索。獲取知識間的相關(guān)聯(lián)系，更多時間是采用逐個文件進行搜索與查看，在易用性方面需要進一步提升。

（4）知識傳承和優(yōu)化沉淀不足，人員的流動導(dǎo)致其知識與經(jīng)驗也隨之流失，以致技術(shù)經(jīng)驗得不到有效的沉淀和傳承。

因此，建立紡織品實驗室的知識管理平臺，有利于將實驗室的技術(shù)規(guī)范、流程等各類顯性知識進行直觀分類管理，促進體系化和系統(tǒng)化，檢驗員可以通過平臺能夠簡便、準確地獲取和分享知識，促進隱性知識的顯性化，形成知識共建、分享氛圍。

1 知識管理平臺的構(gòu)建思路

紡織品實驗室知識管理平臺系統(tǒng)設(shè)計的思路主要包括如下幾方面。

1.1 提高檢驗員獲取知識的準確性和效率

建立知識詞條管理流程，支持技術(shù)員進行知識的創(chuàng)建、編輯、審核和搜索等功能，同時增加知識之間的關(guān)聯(lián)性、可推薦等功能，使知識系統(tǒng)化，促進新進人員快速熟悉崗位工作，獲取崗位工作的知識內(nèi)容及歷史文檔資料，快速熟悉檢驗室的工作職能范圍。

1.2 建立知識庫

把實驗室的知識管理工作，遷移到線上進行，將現(xiàn)有的知識進行分類管理，通過知識管理平臺設(shè)計直觀、易懂的版面；通過對數(shù)據(jù)備份和刪除后可回收等功能提高文件的安全性；系統(tǒng)可以對不同版本內(nèi)容進行有效控制管理，將所有的修改記錄都保存下來，不但可事后對比，也能追蹤、回復(fù)至初始狀態(tài)，降低維護文件的人力成本。

1.3 知識沉淀與分享

通過平臺所提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計建立相應(yīng)的知識管理制度，促進檢驗員參與平臺創(chuàng)造和互動，挖掘蘊藏在檢驗員頭腦中的經(jīng)驗和技術(shù)訣竅等隱性知識方面。

2 知識管理平臺模型的建立

首先建立知識詞條管理流程，確保詞條的建立和檢索能夠準確和快速；然后將線下的知識管理工作，遷移到線上來進行，把線下的知識進行分類管理，通過知識管理平臺設(shè)計直觀、易懂的首頁和知識分類構(gòu)架；最后通過平臺所提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和安全功能，確保平臺運營順暢。平臺的主要功能分為前端用戶和后臺管理員，如圖1所示。

圖1 知識管理平臺的功能架構(gòu)

前端用戶可以對各個詞條進行搜索和查看，瀏覽首頁信息，查看分類的知識，時時了解排行榜上滾動的信息，對個人信息也可以進行隱私保護設(shè)置。后臺管理員可以進行公告設(shè)置、站內(nèi)統(tǒng)計，有效地管理所有用戶、知識詞條和數(shù)據(jù)庫。

3 知識管理平臺主要功能的實現(xiàn)

詞條是知識管理平臺的基礎(chǔ)單位，因此，紡織品實驗室知識管理平臺主要圍繞知識詞條建立、檢索、維護、安全、統(tǒng)計等，進行相應(yīng)功能的開發(fā)，進而實現(xiàn)快速、準確獲取知識的目的。

3.1 知識詞條管理

平臺上的詞條建立流程主要通過創(chuàng)建、編輯、審核方面進行質(zhì)量把控，另外還可以通過快速檢索標題、全文、同類標簽、關(guān)聯(lián)詞條、版本管理等功能發(fā)揮平臺的準確、系統(tǒng)、分享等優(yōu)勢。

3.1.1 詞條建立流程

該平臺可根據(jù)檢驗員所需而隨時創(chuàng)建新詞條或編輯修改現(xiàn)有詞條，所創(chuàng)建和編輯的詞條都必須經(jīng)詞條管理員進行審核后，方可作為正確詞條使用，具體流程見圖2。

圖2 建立詞條的流程

創(chuàng)建詞條：在用標題搜索關(guān)鍵詞，提示尚未收錄詞條時，則可以創(chuàng)建詞條。創(chuàng)建詞條即創(chuàng)建新的知識點，在創(chuàng)建前要留意所搜索出的詞條是否有內(nèi)容相接近的，避免重復(fù)創(chuàng)建，并為詞條添加知識分類歸屬。

編輯詞條：檢驗員在查看詞條過程發(fā)現(xiàn)正文內(nèi)容有遺漏、隨著時間變化而發(fā)生改變或者內(nèi)容不正確等情況時，這時需要進行知識更新。我們可以通過站內(nèi)信息通知創(chuàng)建者進行統(tǒng)一更新，或者由修改者自行修改更新該詞條的內(nèi)容。

審核詞條：每個新創(chuàng)建和更新的詞條，用戶在發(fā)布后會在詞條旁注明該詞條未審核，以提醒查看的用戶與詞條管理員。詞條管理員需對其內(nèi)容進行審核，確保正文內(nèi)容的準確性。審核不通過的，可以通過站內(nèi)信息通知創(chuàng)建者重新編輯，多次編輯仍然不通過則會發(fā)布任務(wù)，由第三方用戶參與編輯，提高用戶參與到知識管理平臺的積極性。

3.1.2 詞條檢索流程

檢索知識詞條可從單個詞條、相關(guān)詞條、同類標簽三個層面進行直觀搜索。其中相關(guān)詞條和同類標簽可以讓檢驗員獲取系統(tǒng)化知識，具體流程見圖3。

圖3 檢索詞條的流程

單個詞條：用戶可用關(guān)鍵詞搜索標題、全文等內(nèi)容以顯示對應(yīng)詞條，快速定位到想要查找的知識點。當(dāng)關(guān)鍵詞搜索所顯示結(jié)果較多時，我們可以利用高級搜索功能按相關(guān)時間、縮小搜索范圍可以縮小搜索結(jié)果集、提高搜索的準確性。

同類標簽：采用同類標簽可以搜索到同類的詞條，如搜索人造革，用戶可以直接搜索到與該標簽有關(guān)的詞條，這樣可以方便系統(tǒng)學(xué)習(xí)同類的知識，作為同類知識詞條的延伸，方便檢驗員使用。

相關(guān)詞條： 與當(dāng)前詞條具有較為緊密關(guān)聯(lián)的詞條，可以設(shè)置相關(guān)詞條。其作用是檢驗員的閱讀更具連續(xù)性，也便于用戶簡單、快捷、全面地了解與該詞條相關(guān)一系列的知識，增強檢驗員的閱讀體驗。

3.1.3 版本管理

每個用戶更新詞條的內(nèi)容后，知識管理平臺并不是直接覆蓋詞條原有內(nèi)容，而是將原有內(nèi)容保存，將新增或變更的內(nèi)容進行保存，并與修改原因合并保存為新版本，形成知識變更軌跡。知識點變更對比效果圖，如圖4。

圖4 版本效果對比

每一次編輯都會產(chǎn)生新的版本，所以，一個詞條的所有版本即為該詞條的歷史版本。在歷史版本頁里可以查看各版本的基本信息，如編輯時間、編輯者、版本改動及修改原因等情況。通過現(xiàn)有版本與歷史版本的對比，可以更清晰直觀地從正文的內(nèi)容看到更改的地方，有利于追溯知識點的變更歷史。

3.2 平臺展示

紡織品實驗室知識管理平臺有首頁、知識分類、精選圖例、排行榜、搜索欄等板塊。平臺首頁包含站內(nèi)公告信息、最新動態(tài)、標準動態(tài)等內(nèi)容，知識分類包含技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量控制、人員管理等等。

3.2.1 平臺首頁

知識管理平臺首頁有站內(nèi)公告、熱門詞條、標準信息、友情鏈接、用戶信息等功能模塊。根據(jù)實驗室的使用要求，可以對平臺首頁進行相應(yīng)的定制。

站內(nèi)公告：主要作用是在首頁醒目的位置，以一對多的溝通方式持續(xù)顯示關(guān)鍵信息，可以用于宣布實驗室的重要事件、緊急處理事件，以及發(fā)布平臺詞條任務(wù)等作用。通過將實驗室的工作事項，在首頁中顯示站內(nèi)公告發(fā)布的信息，用戶登錄知識管理平臺，首頁就能顯示出保存下來的重點信息列表。一方面，可以持續(xù)地保存下來，起到保存、提醒的作用，如：因儀器搬遷、項目受限，檢驗過程中需要注意的地方等；另一方面，實驗室的工作任務(wù)發(fā)布，如：管理員也會在站內(nèi)公告中發(fā)布平臺編輯詞條等任務(wù)，讓用戶參與到知識管理平臺的建設(shè)中去。

熱門詞條：隨著知識管理平臺的逐步推廣，其內(nèi)容逐漸豐富，用戶在平臺上瀏覽閱讀詞條，平臺會記錄該詞條的瀏覽次數(shù)，根據(jù)瀏覽的統(tǒng)計次數(shù)，瀏覽次數(shù)較多的詞條會顯示在熱門詞條，表示用戶在關(guān)注的焦點，此類知識會被識別為熱門詞條，或者由管理員在后端直接設(shè)置、推薦為熱門詞條，引導(dǎo)用戶關(guān)注焦點。熱門詞條顯示流程見圖5。

圖5 熱門詞條顯示流程

3.2.2 知識分類

實驗室知識分類主要分有三級文件，第一級分實驗室技術(shù)、質(zhì)量、部門管理、項目等模塊；第二級是每個模塊由主要的知識分類構(gòu)成，例如實驗室技術(shù)知識，主要是由檢驗細則、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范組成；第三級是具體知識文件詞條。具體分類如圖6。

圖6 知識分類的各個模塊

3.2.3 排行榜

紡織品實驗室知識管理平臺可以對用戶的參與度和貢獻度進行評估，支持對人員操作、詞條操作的統(tǒng)計分析，詞條排行榜見圖7所示。

通過對詞條操作進行統(tǒng)計，可以方便管理員把握某段時間內(nèi)知識點的熱點，在工作上調(diào)整培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容；而對人員操作的統(tǒng)計，可以了解用戶對知識管理平臺的參與度和貢獻程度。同時，這兩個方面在人員管理上都可以作為量化考核的評估參考指標。

3.3 數(shù)據(jù)安全性

知識管理平臺的數(shù)據(jù)需要定期進行數(shù)據(jù)備份，當(dāng)平臺出現(xiàn)問題時，可以及時恢復(fù)備份數(shù)據(jù)，防止積累下來的數(shù)據(jù)丟失，造成知識管理工作的損失。另外，管理員可以通過后臺回收站查看及恢復(fù)已被刪除的數(shù)據(jù)，可以直觀查看追溯操作歷史，避免用戶因不當(dāng)操作誤刪除詞條等內(nèi)容而導(dǎo)致文件丟失，如圖8所示。

圖8 數(shù)據(jù)管理的流程

4 平臺實施效果

該平臺提供了一種不同于傳統(tǒng)局域網(wǎng)中文件管理以及信息單向傳遞方式，創(chuàng)建了一個“與他人共營、共建和共享，自由、平等、便利”的知識管理理念，具體實施效果如下：

（1）檢測實驗室知識管理降低實驗操作規(guī)范和檢驗細則等知識的存儲和管理成本；通過后臺的備份和回收保證文件的安全性；能夠快速、準確獲得知識的最新版本，使團隊中沒有人擁有任何保存在個人目錄中的文檔，避免新舊版本混用，從而提高檢驗的準確性和效率；

（2）平臺能夠提供給用戶運行最簡單的在線數(shù)據(jù)庫，給予用戶體驗良好的橫向溝通平臺。對于新人可以縮短他們的學(xué)習(xí)曲線，提升個人綜合能力，對于有經(jīng)驗者可以實現(xiàn)自我價值，把隱性知識提煉成顯性知識，有效實現(xiàn)人員知識與經(jīng)驗的傳承，使得團隊整體素質(zhì)提升，同時便于團隊內(nèi)或團隊間信息交換；

（3）檢測實驗室知識管理是提高核心競爭力的有效手段，它蘊含的“與他人共營、共建與共享”理念，將分散的個性化知識組織成有機的知識體系，充分實現(xiàn)檢測實驗室知識資源的整合、發(fā)展、共享和增值，從而通過知識體系的有效運用和持續(xù)提升，來大大增強實驗室的核心競爭力。