淺析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

楊繼英

【摘要】隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無論是在生活還是在工作中網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的印記可以追尋到每一個(gè)角落。其中，信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用效果最為明顯，其不僅可以改善傳統(tǒng)的辦公室辦公環(huán)境，還可以大大地提高辦公效率。在本文中，我主要談一談何為現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的意義。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息技術(shù) 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化 概述 意義

【中圖分類號(hào)】G633 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）10-0136-02

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，其對(duì)人們的生活和工作帶來了積極的影響?，F(xiàn)代企業(yè)未來提升自身的辦公質(zhì)量和辦公速度，常常會(huì)在工作開展中引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，借助信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，為企業(yè)的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益的提高打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。那么，究竟什么是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化呢？將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中有何意義呢？

1.現(xiàn)代辦公自動(dòng)化概述

所謂的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化是將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)大的信息功能，諸如信息搜集、信息處理等來有序地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，在任務(wù)完成的過程中構(gòu)建起一種高效率的、新型的辦公方式。從這一定義中我們可以看出，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是無法脫離的，而且在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的引入可以說是現(xiàn)代自動(dòng)化辦公得以實(shí)現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用技術(shù)功能主要包括以下幾種：

（1）表格文字處理

在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中，不少企業(yè)在進(jìn)行辦公活動(dòng)的時(shí)候，常常會(huì)借助計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)軟件，諸如Word、WPS、Excel等來完成各項(xiàng)工作，比如，借助Excel來將紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)各種樣式的表格直觀地呈現(xiàn)出來，并對(duì)所整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的分項(xiàng)和排列，對(duì)所需要的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)化篩選等，以此為工作管理的進(jìn)行提供了便捷的渠道。

（2）圖形圖像處理

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)自帶的一大有效的功能當(dāng)屬圖形圖像處理功能。在落實(shí)工作任務(wù)的時(shí)候，借助圖形圖像處理功能，一方面可以自動(dòng)地對(duì)各種各樣的圖形信息進(jìn)行科學(xué)分析，在系統(tǒng)化分析的基礎(chǔ)上清晰地掌握各項(xiàng)信息之間的關(guān)系，使得工作更加便捷；另一方面，借助圖形圖像處理功能還可以自主地進(jìn)行圖像、照片處理等活動(dòng)，為其后期的企業(yè)網(wǎng)頁的制作等提供了便利。

（3）數(shù)據(jù)信息管理

在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中，我們可以看到，大量的紙、稿等堆砌在員工的辦公桌上，甚至其所堆砌的紙、稿比人還要高，如此一看，整個(gè)辦公環(huán)境雜亂，而且紙質(zhì)資料不易保存，很容易因?yàn)槟承┩庠谠虺霈F(xiàn)丟失的現(xiàn)象。借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息管理功能可以將紙張上的內(nèi)容錄入到電腦系統(tǒng)之中，以電子化的形式對(duì)數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)了信息保存的安全性和永久性。與此同時(shí)，在借助數(shù)據(jù)信息管理功能之后，員工之間的信息傳輸和共享可以實(shí)現(xiàn)“一對(duì)一”，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息傳遞的時(shí)效性。

（4）決策輔助功能

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的決策輔助功能可以幫助工作人員對(duì)日常所搜集到的信息進(jìn)行整理、分析、篩選，使其系統(tǒng)化、清晰化，根據(jù)這些客觀的信息來推測出公司未來的發(fā)展方向，為其今后的決策制定提供客觀的依據(jù)。

2.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的意義

（1）改善辦公環(huán)境

正如上文所提及的，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，大量的紙筆的堆砌使得整個(gè)辦公氛圍顯得異?；靵y，而且員工在混雜的環(huán)境下常常會(huì)感到工作的壓力，而將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化之中，可以有效地轉(zhuǎn)變這一情況，將紙筆數(shù)據(jù)以電子形式進(jìn)行錄入，可以使整個(gè)辦公環(huán)境更加的輕松、愉悅。因?yàn)檗k公環(huán)境是辦公質(zhì)量高低的決定因素之一，所以，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在改善了辦公環(huán)境之后，可以有效地提高辦公質(zhì)量。除此之外，在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中借助計(jì)算機(jī)信息計(jì)算還可以將大量的文件以一個(gè)簡單的文檔的形式呈現(xiàn)出來，員工之間可以有效地借助網(wǎng)絡(luò)形式來傳遞信息，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的高效性，從而提高辦公效率。

（2）節(jié)約人力資源成本

在企業(yè)的不斷發(fā)展下，各個(gè)部門的人員也在不斷的擴(kuò)充，其辦公的范圍也會(huì)隨之?dāng)U展。人力資源的消費(fèi)可以說是當(dāng)前各個(gè)企業(yè)成本支出的一大因素。在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，辦公人員人數(shù)眾多，且其工作量巨大，這就無形之中為企業(yè)的運(yùn)行提出了新的要求。在有限的成本支出的基礎(chǔ)上，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代自動(dòng)化辦公之中，可以很好地實(shí)現(xiàn)辦公內(nèi)容的簡潔化，僅僅需要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以完成某一工作，不再需要過多的人員進(jìn)行一一的傳遞，這在一定程度上降低了勞動(dòng)量，為公司的運(yùn)行節(jié)約了人力成本。

除此之外，在將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代自動(dòng)化辦公之中，擺脫了傳統(tǒng)辦公將員工禁錮在辦公桌上的情況，在海量的網(wǎng)絡(luò)信息、便捷的網(wǎng)絡(luò)渠道下，員工可以實(shí)現(xiàn)有效的掌握多元信息，在多元信息的沖擊下，他們的思維將會(huì)得到發(fā)散，為其創(chuàng)新思維能力的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，在信息化時(shí)代，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代辦公自動(dòng)化之中，可以充分地發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息的多種功能，在提高辦公效率的基礎(chǔ)上，為員工的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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