學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及相關(guān)問題

張彩虹

摘 要： 本文首先介紹了學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，如重視程度低、管理人員職業(yè)素養(yǎng)不夠、缺乏檔案保護(hù)意識等問題。其次根據(jù)學(xué)校檔案管理未來發(fā)展趨勢，提出了促進(jìn)學(xué)校檔案管理效率有效提高的具體措施，包括加強(qiáng)建設(shè)信息化的檔案管理設(shè)施、建立完善的檔案信息資源、構(gòu)建全面的檔案管理體系、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)等方面，希望能給相關(guān)人士提供一些參考。

關(guān)鍵詞： 檔案管理 信息化 信息資源

引言

學(xué)校檔案管理的主要內(nèi)容是在學(xué)校知識教育、科學(xué)研究、部門管理等活動中產(chǎn)生的各種具有管理價值的文字、圖像、視頻等記錄，并可以讓社會和學(xué)校參考借鑒的檔案資料。學(xué)校檔案中記錄了學(xué)校各個時期的經(jīng)驗教訓(xùn)和成功經(jīng)歷，有助于學(xué)校在發(fā)展過程中查找借鑒其中的發(fā)展經(jīng)驗，對學(xué)校發(fā)展起到十分重要的作用。

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）重視程度較低

從學(xué)校檔案管理的長期發(fā)展來看，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理沒有形成足夠的重視，具體表現(xiàn)在長期對學(xué)校檔案管理工作的忽視、檔案管理人員工資待遇得不到有效提高、檔案管理人員大部分由年齡較大的人員組成等方面。學(xué)校對檔案管理的忽視還可以體現(xiàn)在學(xué)校對檔案管理工作人員、管理制度的削弱等方面。學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的疏忽，影響了學(xué)校的建設(shè)發(fā)展，因此人們要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，提高學(xué)校檔案管理工作效率。

（二）管理人員自身素質(zhì)的限制

學(xué)校檔案管理工作難以展開的重要原因之一是管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠。首先，學(xué)校雖然設(shè)立了檔案管理崗，但其中的工作人員大都沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練，沒有學(xué)習(xí)過檔案管理的相關(guān)知識，管理方式較為落后，阻礙了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。其次是學(xué)校沒有對檔案管理人員進(jìn)行一定的職業(yè)培訓(xùn)，使學(xué)校檔案管理人員不能及時參加檔案局組織的職業(yè)培訓(xùn)，檔案管理人員在管理檔案的同時還要負(fù)責(zé)多項其他管理任務(wù)，沒有時間進(jìn)一步學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，往往在了解主要工作內(nèi)容后直接上崗工作，并且管理人員在熟悉相關(guān)管理運作后又被分配到其他職位上，導(dǎo)致檔案管理新手無法適應(yīng)檔案管理工作，不能很好地履行檔案管理職責(zé)，拖后檔案管理的工作進(jìn)展。

（三）缺乏檔案保護(hù)意識

檔案的保護(hù)是為了更好地從事檔案管理工作。目前學(xué)校工作的重點大多放在教學(xué)服務(wù)上，因此降低了檔案管理的保護(hù)意識，具體體現(xiàn)在檔案管理工作的疏忽松懈。從大方面來看，學(xué)校對檔案管理工作的人員安排和資金投入有所忽視[1]。從小的方面上看，相關(guān)管理人員在檔案收集、檔案整理、檔案使用、檔案編輯等具體工作中缺乏對檔案資料的管理保護(hù)意識，在檔案存儲過程中不注意檔案的防潮、防塵等。從上述情況中我們可以看出，相關(guān)工作人員還沒有在檔案管理中形成保護(hù)意識。

二、學(xué)校檔案管理發(fā)展趨勢研究

（一）檔案的信息化管理

檔案管理是學(xué)校日常運行、進(jìn)行一系列教學(xué)活動、人力資源管理等工作的基礎(chǔ)。信息化時代，數(shù)字技術(shù)對人們工作生活的影響越來越大，大多數(shù)學(xué)校都將信息化技術(shù)引入日常辦公之中，在未來工作中可能都會轉(zhuǎn)化為自動化辦公，同時在辦公過程中會出現(xiàn)數(shù)量巨大的電子文件。未來的檔案管理工作可能不會局限于檔案材料的保存，而是加強(qiáng)檔案資料的借鑒展示作用，讓人們看到學(xué)校的發(fā)展歷史[2]。因此檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任意識，培養(yǎng)為歷史檔案負(fù)責(zé)、替未來發(fā)展思考、重視當(dāng)下檔案管理服務(wù)的職業(yè)素質(zhì)，站在學(xué)校發(fā)展需要的角度思考，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，創(chuàng)新檔案管理模式。

（二）檔案信息形式的多元化

隨著我國逐漸進(jìn)入信息化時代，各高校檔案管理方式發(fā)生了一定的變化，檔案管理工作的變化主要體現(xiàn)在檔案資源收集渠道的增加、電子檔案的增多、傳統(tǒng)紙質(zhì)資料減少等方面。同時，檔案收集形式隨之增加，除了文字形式的檔案資料之外，還會有圖片、視頻等多維度信息。比如在學(xué)校開展大型活動時，師生之間活動交流的經(jīng)歷也是重要的檔案信息，還有畢業(yè)校友為學(xué)校發(fā)展做出的努力等是檔案管理的重要信息。同樣，教師和學(xué)生在學(xué)校日常管理教學(xué)中做出的貢獻(xiàn)是檔案收藏的信息。因此要求在未來檔案管理工作中相關(guān)工作人員要具備高效收集、加工處理檔案資料的能力，使檔案收集工作更加全面具體，由被動收集檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃犹綄W(xué)校在改革發(fā)展過程中的每一個切實舉措帶來的影響，增加材料收集渠道，這樣才能使檔案收集工作更加全面系統(tǒng)。

（三）檔案保管方式的轉(zhuǎn)變

學(xué)校檔案管理中常見的管理方式有以下兩種，分別是集中管理和分散管理。分散管理模式就是將性質(zhì)不同的檔案資料分別交給職能不同的部門管理。集中管理模式就是通過學(xué)校專門管理檔案的部門把全部檔案資料集中起來進(jìn)行管理。雖然兩種管理模式的工作方式有很大的差別，但是其中的工作理念卻是一樣的，兩種管理形式都有一條共同的工作理念，就是保證檔案資料的完整和安全。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化辦公的普及，電子檔案的信息管理方式也發(fā)生了相應(yīng)的改變，這就要求檔案管理人員改變傳統(tǒng)管理方式，轉(zhuǎn)變管理思想，積極構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理體系。同時建立相應(yīng)的管理制度，保證檔案信息的安全，防止由電腦病毒造成的檔案信息泄露問題。雖然檔案管理數(shù)字化是未來的發(fā)展主流，但學(xué)校在平時工作活動中仍然會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，因此要求相關(guān)管理人員在學(xué)習(xí)檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)時，加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案管理的重視，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓紙質(zhì)檔案得到充分利用。

三、如何提高學(xué)校檔案管理的工作效率

（一）加強(qiáng)建設(shè)信息化的檔案管理設(shè)施

學(xué)校在檔案管理過程中需要使用到各種形式的基礎(chǔ)設(shè)備，包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機(jī)硬件設(shè)備、計算機(jī)軟件設(shè)備及其他輔助設(shè)施，全面的檔案管理設(shè)施是開展各項檔案管理信息化建設(shè)工作的前提基礎(chǔ)。因此，學(xué)校要考慮到檔案資料收集工作中的各種需要，在檔案管理室中配備全面的基礎(chǔ)設(shè)施，以提高檔案管理的工作效率，比如在檔案收集中最基本的信息系統(tǒng)軟件、計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等設(shè)備。配備好相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施后，再通過這些設(shè)備建立相應(yīng)的電子檔案和電子目錄，使電子檔案能夠直接被接受中心接管錄入，提高電子數(shù)據(jù)的采集效率，促進(jìn)電子文件的有效收集[3]。檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)軟件具有多種形式的文件管理功能，比如文件的檢索、收集和歸納整理等功能，同時可以和其他種類的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和連接工作，從而提高校園檔案信息管理的流通性。

（二）建立完善的檔案信息資源

一所學(xué)校的檔案信息材料中存儲著整個發(fā)展過程，通過各種形式記錄了學(xué)校發(fā)展過程中的各種事件，包括學(xué)校管理工作、科研工作和教學(xué)工作等內(nèi)容，是一所學(xué)校重要的財富資源。學(xué)校建設(shè)信息化檔案管理工作中最基礎(chǔ)的就是信息資源的建設(shè)，信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是通過計算機(jī)等管理設(shè)施在學(xué)校的檔案管理數(shù)據(jù)庫中收集各種形式的檔案信息，并建立一套具有自身發(fā)展特色的信息數(shù)據(jù)庫，使學(xué)校在需要時可以隨時查找相關(guān)信息資源。隨著時代的發(fā)展，檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，大部分學(xué)校已經(jīng)將檔案管理工作的重點目標(biāo)放在豐富擴(kuò)大檔案室管理資源上面，促進(jìn)學(xué)校多項資源的有效收集整理和傳播。為了實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的未來發(fā)展目標(biāo)，需要檔案管理部門在關(guān)注學(xué)校中心工作的同時，加強(qiáng)對學(xué)校檔案的管理力度，建設(shè)具有自身特色的數(shù)據(jù)資源。強(qiáng)化檔案管理數(shù)據(jù)庫的檢索功能，完善檔案信息資源，對于學(xué)校建設(shè)信息化的檔案資源管理體系具有重要的作用。

（三）構(gòu)建全面的檔案管理體系

為了提高檔案管理效率，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，將檔案資源管理工作加入到年度考核體系中，將檔案管理工作的具體責(zé)任落實到每個管理人員身上，加強(qiáng)對檔案資源管理監(jiān)督工作，保證學(xué)校的中心工作、部門業(yè)務(wù)和檔案管理等都能得到有效的管理。同時，學(xué)校不要任意更換檔案管理的工作人員，讓檔案管理人員將更多精力放到檔案業(yè)務(wù)研究中，提高相關(guān)人員的檔案管理水平，為單位提供更好的服務(wù)。學(xué)校還要加強(qiáng)檔案管理的日常監(jiān)管工作，重視檔案管理工作質(zhì)量的提高，將檔案管理的監(jiān)督工作日常化，讓學(xué)校全部師生都能自覺支持學(xué)校檔案管理工作[4]。構(gòu)建全面的檔案管理體系，促進(jìn)學(xué)校建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制，促進(jìn)學(xué)校檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

（四）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，需要提升相關(guān)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員只有具備較高的職業(yè)道德修養(yǎng)和政治文化素養(yǎng)，熟練操作檔案管理中的各項業(yè)務(wù)，才能稱得上一名合格的檔案管理人員。如何提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，具體可以從以下幾個方面入手。首先是學(xué)校要積極組織檔案管理人員參加職業(yè)技能培訓(xùn)，同時，管理人員自身要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)相關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)。其次是建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術(shù)和先進(jìn)的軟件設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中，提高學(xué)校檔案管理水平，實現(xiàn)學(xué)校檔案的自動化管理。檔案管理工作包含多方面的學(xué)問，與多個單位部門的工作都有聯(lián)系，因此，需要所有人都調(diào)動起檔案管理意識，配合檔案管理工作進(jìn)行。提高檔案管理的工作地位，高度重視檔案管理工作，從基礎(chǔ)的、戰(zhàn)略的角度看待檔案管理，積極推動檔案管理工作的建設(shè)，加強(qiáng)宣傳，讓學(xué)校全體員工都能認(rèn)識到檔案管理的重要性，確保檔案管理在組織上順利展開。

結(jié)語

我們要認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性，做好檔案管理中的資料收納整理等工作，同時創(chuàng)新檔案管理觀念，將以往被動使用檔案資料的思想轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動研究檔案資料的觀念。提高檔案管理服務(wù)水平，主動向人們提供相關(guān)檔案資料，實現(xiàn)高效化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

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