我國電子政務(wù)工程建設(shè)中存在的項(xiàng)目管理問題研究

鄧恒 呂燧棟

【摘 要】電子政務(wù)是信息化社會中政府實(shí)施管理的重要模式，采用先進(jìn)的管理方法及相關(guān)的信息技術(shù)，對傳統(tǒng)政務(wù)方式進(jìn)行系統(tǒng)性地改造，切實(shí)有效地提高電子政務(wù)建設(shè)水平，已成為我國政府當(dāng)前面臨的緊迫任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】電子政務(wù)；電子工程建設(shè)；項(xiàng)目管理

電子政務(wù)建設(shè)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的政務(wù)信息化系統(tǒng)工程，它如同其他的工程項(xiàng)目一樣，在組織和實(shí)施過程中必須進(jìn)行有效的管理。本論文以項(xiàng)目業(yè)主為主要研究對象通過運(yùn)用主要的項(xiàng)目管理的理論和方法，分析當(dāng)前典型電子政務(wù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)及其管理中存在的主要問題，提出一套適用于項(xiàng)目業(yè)主有效組織實(shí)施電子政務(wù)工程的項(xiàng)目管理模式，并在實(shí)踐中加以驗(yàn)證。

一、我國電子政務(wù)工程建設(shè)中存在的項(xiàng)目管理問題

（一）業(yè)主缺乏整體、全程管理的觀念

業(yè)主在項(xiàng)目建設(shè)過程中沒有掌控全局，起到主導(dǎo)作用，因而，未能對項(xiàng)目進(jìn)行全面的計(jì)劃、跟蹤和控制。特別是不重視項(xiàng)目的前期和收尾工作，項(xiàng)目常常是倉促啟動，又草草收尾。結(jié)果是項(xiàng)目實(shí)施過程中問題成堆，或是建成后也無法正常運(yùn)行使用，績效低下，“信息孤島”、“重復(fù)建設(shè)”等現(xiàn)象普遍存在[1]。

（二）項(xiàng)目的組織管理體系不適應(yīng)

電子政務(wù)工程項(xiàng)目是一項(xiàng)投資大、涉及范圍廣、技術(shù)要求高、業(yè)務(wù)需求復(fù)雜的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，需要有一個(gè)臨時(shí)性的專門柔性組織或團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)。然而，目前多數(shù)政府部門只是由個(gè)別經(jīng)辦人直接委托社會上的專業(yè)公司搞。致命的是，采取這種方式的政府部門往往就成了“甩手掌柜”，不僅建設(shè)方案、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，工程實(shí)施，甚至包括前期的需求分析、工可研究等全都由公司做，自身介入很少。而公司對政務(wù)往往是外行，再加上出于自身的利益考慮，做出來的方案往往需求分析不充分或片面強(qiáng)調(diào)技術(shù)的先進(jìn)性。到具體實(shí)施時(shí)，業(yè)主的監(jiān)管和協(xié)調(diào)力度也往往十分薄弱，這就很容易造成項(xiàng)目的失敗。

（三）計(jì)劃的制定和執(zhí)行不嚴(yán)肅

一個(gè)電子政務(wù)工程項(xiàng)目必須要有一整套完善計(jì)劃來指導(dǎo)實(shí)施。但是在許多政府部門中的電子政務(wù)工程計(jì)劃的制定，往往具有非常大的隨意性，用長官的意志計(jì)劃，用拍腦袋計(jì)劃，有的電子政務(wù)項(xiàng)目在立項(xiàng)時(shí)就沒有經(jīng)過嚴(yán)肅的科學(xué)論證就紛紛上馬。其后果是，所制定的計(jì)劃隨意性大，可執(zhí)行性差，需求、目標(biāo)不明確，中途計(jì)劃變動大。結(jié)果是導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)限一再延遲，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，工程質(zhì)量低下，甚至失敗。

（四）質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)防范意識薄弱

電子政務(wù)工程項(xiàng)目比一般傳統(tǒng)項(xiàng)目具有更大的風(fēng)險(xiǎn)，要求業(yè)主要有很強(qiáng)的防范意識，才能保證項(xiàng)目按時(shí)高質(zhì)的完成。然而，目前多數(shù)政府部門對這方面的意識十分薄弱，可行性分析往往流于形式，項(xiàng)目建設(shè)過程中也沒有相應(yīng)的質(zhì)量控制和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。結(jié)果是，項(xiàng)目延期、質(zhì)量低下現(xiàn)象普遍，有的甚至導(dǎo)致項(xiàng)目中途停工，或者即使勉強(qiáng)建設(shè)也問題成堆[2]。造成上述項(xiàng)目管理問題的原因，在本人看來，主要有三點(diǎn)一是政府部門在電子政務(wù)工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中普遍缺乏項(xiàng)目管理理念，不重視項(xiàng)目管理，這是問題的根源二是政府部門普遍缺乏既熟悉業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)和管理的復(fù)合型人才，業(yè)主無人才可用，這是問題的關(guān)鍵三是在實(shí)踐中業(yè)主缺少一套針對性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)的電子政務(wù)項(xiàng)目管理方法來指導(dǎo)管理工作，業(yè)主不知該如何進(jìn)行有效管理，這是問題的結(jié)癥。

二、電子政務(wù)項(xiàng)目管理模式的研究

（一）業(yè)主主導(dǎo)的項(xiàng)目管理模式的管理過程

項(xiàng)目前期階段以成立項(xiàng)目管理小組為開始標(biāo)志，以項(xiàng)目立項(xiàng)獲得批準(zhǔn)并落實(shí)建設(shè)資金為結(jié)束標(biāo)志。該階段管理過程如圖所示。電子政務(wù)工程項(xiàng)目的自身特點(diǎn)決定了任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都難于單獨(dú)依靠某個(gè)人的力量和智慧去完成，需要吸收多方面人員組成項(xiàng)目管理小組共同完成。通常情況下，項(xiàng)目管理小組由政府部門的組織人員、業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)骨干和外聘專家組成，具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目的統(tǒng)籌組織與管理。大型的項(xiàng)目還需要成立由主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的項(xiàng)目建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對項(xiàng)目建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)。

電子政務(wù)工程項(xiàng)目招標(biāo)是政府采購行為，應(yīng)采用嚴(yán)格規(guī)范的招投標(biāo)方式，一般采用公開招標(biāo)。項(xiàng)目管理小組在該階段的主要任務(wù)是選擇和委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)，并以建設(shè)方案工可報(bào)告為基礎(chǔ)，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件一般應(yīng)包括投標(biāo)人須知、招標(biāo)項(xiàng)目性質(zhì)、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、工期要求、培訓(xùn)要求、驗(yàn)收要求、報(bào)價(jià)要求、投標(biāo)人資質(zhì)等級要求、投標(biāo)保證金、投標(biāo)文件編制要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、履約保函、合同主要條款等內(nèi)容。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織整個(gè)招標(biāo)工作，其包括很多環(huán)節(jié)，其中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)是開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)。

（二）業(yè)主主導(dǎo)的項(xiàng)目管理模式的管理方式

電子政務(wù)工程項(xiàng)目的組織實(shí)施對人的依賴性比其他行業(yè)更為突出，因此，如何加強(qiáng)項(xiàng)目各參與方之間以及各參與者之間的有效溝通是項(xiàng)目成功的一個(gè)非常關(guān)鍵的因素。特別是在項(xiàng)目實(shí)施階段更是要有一個(gè)良好的溝通機(jī)制來保證項(xiàng)目順利實(shí)施，業(yè)主方和承建方的項(xiàng)目實(shí)施小組之間應(yīng)建立起有效的溝通渠道，包括業(yè)主方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和承建方項(xiàng)目經(jīng)理之間項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員之間雙方項(xiàng)目組成員之間雙方高層之間項(xiàng)目經(jīng)理和高層之間。相對于其他行業(yè)的項(xiàng)目管理，電子政務(wù)項(xiàng)目的目標(biāo)剛開始時(shí)往往是不精確的，任務(wù)的邊界也是模糊的，大多數(shù)業(yè)主只能給出一個(gè)總目標(biāo)和一些初步的功能要求和想法，而對這些功能和要求的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法和可能性更不了解。因此，需要進(jìn)行細(xì)致的調(diào)研分析，逐步明確項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍[3]。

有人說項(xiàng)目管理就是按計(jì)劃管理，這句話畫龍點(diǎn)睛地說明了項(xiàng)目計(jì)劃在項(xiàng)目管理中的地位和重要性，電子政務(wù)工程在項(xiàng)目建設(shè)過程中的各個(gè)階段也必須編制各種類型的計(jì)劃。因?yàn)轫?xiàng)目是要做從未做過的事情，因此計(jì)劃編制對項(xiàng)目來說是非常重要的。雖然說，在項(xiàng)目建設(shè)的初期必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的計(jì)劃，才能保障項(xiàng)目的順利實(shí)施。但是，可以一成不變被實(shí)施的完美計(jì)劃是很少的，被有效管理的項(xiàng)目是那些在實(shí)施過程中盡早發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況和計(jì)劃的差異并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整的項(xiàng)目。因此，要保證按時(shí)高質(zhì)的完成項(xiàng)目建設(shè)，就必須對進(jìn)度進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤控制。

（三）業(yè)主主導(dǎo)項(xiàng)目管理模式的模式特點(diǎn)

業(yè)主方存在于項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，也就是說業(yè)主參與工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，而且它不是一般的參與者，而是項(xiàng)目管理的主導(dǎo)者。這種主導(dǎo)作用不僅體現(xiàn)在第一階段的需求分析、工程可行性研究、落實(shí)資金也體現(xiàn)在第二階段的招標(biāo)程序等都是由業(yè)主方主導(dǎo)管理的即使是到了第三階段，承建商所進(jìn)行的需求調(diào)研，實(shí)施計(jì)劃等也都必須經(jīng)過業(yè)主方認(rèn)可，而且規(guī)定在實(shí)施過程中必須定期向業(yè)主報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。由此可見，在業(yè)主主導(dǎo)的項(xiàng)目管理模式中業(yè)主的主導(dǎo)作用是貫穿工程建設(shè)的始終。這種業(yè)主方主導(dǎo)的項(xiàng)目管理模式很少有人專門研究，也未見過有關(guān)報(bào)道。成立一個(gè)在項(xiàng)目協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目管理小組。負(fù)責(zé)對項(xiàng)目目標(biāo)范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通協(xié)調(diào)、采購、風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施進(jìn)行有效管理。要求承建方成立項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組和由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)的項(xiàng)目實(shí)施小組。必要時(shí)還需要組織利用一些介于業(yè)主和承建方的第三方機(jī)構(gòu)，如咨詢監(jiān)理機(jī)構(gòu)、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等。

三、結(jié)語

綜上所述，業(yè)主運(yùn)用該模式進(jìn)行管理將可以做到一是樹立整體、全程和主導(dǎo)的管理觀念二是理順建設(shè)中的組織管理機(jī)制三是提高計(jì)劃的制定和執(zhí)行水平四是保障建設(shè)質(zhì)量和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。從而保障項(xiàng)目能夠按時(shí)保質(zhì)、高效節(jié)約地完成。相信該模式對從事電子政務(wù)建設(shè)的同行會有一定的參考價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家信息安全工程技術(shù)中心，國家信息安全基礎(chǔ)設(shè)施研究中心，電子政務(wù)總體設(shè)計(jì)與技術(shù)實(shí)現(xiàn)仁Ml.北京：電子工業(yè)出版社，2016.

[2]左美云.CIO知識體系指南仁M].北京：電子工業(yè)出版社，2015.

[3]中國（雙法）項(xiàng)目管理研究委員會，中國信息產(chǎn)業(yè)商會，中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院.i KPMBOK）） 2014： IT信息化項(xiàng)目管理知識體系與國際項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)鬧」.北京：電子工業(yè)出版社，2014.