淺析信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

單鐵仲

【摘 要】在信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇。如果事業(yè)單位繼續(xù)采用以往的檔案管理方法和手段，必將影響到自身的發(fā)展。信息時代的到來，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理已成為必然，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，結(jié)合時代需要，加大投入，做好檔案管理創(chuàng)新，從而不斷提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在事業(yè)單位中的積極作用。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；管理工作；工作創(chuàng)新

一、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

信息時代下，檔案管理工作應(yīng)不斷順應(yīng)形勢進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)的管理模式，開始借助現(xiàn)代化的管理方式，逐漸邁向管理工作的自動化，從而保證工作人員及檔案使用人員能及時獲取檔案相關(guān)信息。檔案管理工作順應(yīng)信息時代發(fā)展需求的創(chuàng)新，不論是在線閱讀能滿足信息時代下人們工作、學(xué)習(xí)等對信息獲取便捷化的發(fā)展需求，還是計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上查詢、閱讀，提高工作效率的作用。信息時代的到來不僅為檔案管理工作帶來契機(jī)，也帶來了挑戰(zhàn)。信息化的方案管理方便了信息的存儲和記錄，也提出了更高的要求，檔案管理要充分提高其工作效率和管理水平，完善各個方面，更好地滿足時代發(fā)展的需求。因此，檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，大量節(jié)省人力、物力和財力的消耗，更好地為企事業(yè)單位服好務(wù)。

二、檔案管理信息化的含義

（一）檔案管理信息化的含義

根據(jù)檔案行政管理部門的工作范圍，我們通常把檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織規(guī)劃下的檔案管理信息化作為標(biāo)準(zhǔn)的含義?，F(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理全過程中的應(yīng)用、信息資源的接收收集、保存和提供文件信息資源服務(wù)都屬于檔案管理信息化的含義?；ヂ?lián)網(wǎng)是科學(xué)技術(shù)走進(jìn)人們生活中的媒介，正在影響著人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?。大?shù)據(jù)時代正在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展下不斷走進(jìn)人們的生活，改變著以往的生活方式。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理問題成為城市建設(shè)的重要部分，這關(guān)系到信息的互通與交流。

（二）檔案管理信息化的特點(diǎn)

在新的信息時代，檔案管理工作具有獨(dú)有的特性，包括保密性、技術(shù)性以及人性化的特點(diǎn)。保密性主要體現(xiàn)在新的檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)置了極為高科技的保密程序，保證重要的檔案資料的安全性，這對于科學(xué)技術(shù)的水平要求非常高。技術(shù)性也是新時代信息化的新要求，管理檔案工作就需要新型的技術(shù)不斷完善管理模式以及系統(tǒng)。人性化的特點(diǎn)要求是檔案管理工作本著為人服務(wù)的理念，從設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)到實(shí)施管理工作中都要發(fā)揮以人為本的理念，更好地服務(wù)于用戶。

三、檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和內(nèi)容

（一）檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

我國檔案管理工作在新的信息技術(shù)發(fā)展下，建立信息化的檔案管理模式成為新時代的新任務(wù)。通過建立完善的檔案管理模式能有效促進(jìn)信息的共享和互換，讓信息更好地成為人們進(jìn)步的媒介。要想建立檔案管理信息化模式，提高檔案管理的效率，就需要我們改變以往的檔案管理模式，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代獨(dú)有的特點(diǎn)，引進(jìn)更多專業(yè)化的人才以及先進(jìn)的信息化技術(shù)，幫助檔案管理工作更加完善，發(fā)揮出真正的價值。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理信息化建設(shè)中主要的工作重心是建立先進(jìn)安全的管理系統(tǒng)，保證基礎(chǔ)的檔案管理運(yùn)作背景。在大數(shù)據(jù)時代，只有通過改變檔案管理系統(tǒng)，加大對檔案管理人員管理的投入，才能有效地促進(jìn)檔案管理工作。要有意識地樹立新的大數(shù)據(jù)信息共享觀念，從思想層面重視改革檔案管理工作的必要性，建立科學(xué)合理的評估反饋制度和系統(tǒng)，有效解決繁雜的局面。

四、信息化時代檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）觀念的創(chuàng)新

在信息化時代，檔案管理創(chuàng)新已成為必然，而要想不斷提高檔案管理水平，關(guān)鍵在于思想觀念的轉(zhuǎn)變，只有從思想上引起重視，才能促使負(fù)責(zé)人付出行動，推動檔案管理創(chuàng)新工作的高效開展。對于事業(yè)單位，檔案是其發(fā)展歷史的見證，在信息化時代，其應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的沖擊和機(jī)遇以及信息化管理的重要性，要結(jié)合時代背景，積極推進(jìn)檔案的信息化管理，加大信息化方面的投入，從而不斷提高檔案管理水平。

（二）管理方法的創(chuàng)新

在信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適合時代發(fā)展的需要，那些傳統(tǒng)的管理方法雖然還有一些可取之處，但是如果事業(yè)單位不能審時度勢，科學(xué)創(chuàng)新，必然會被時代淘汰。在事業(yè)單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創(chuàng)新已成必然，只有采用符合時代發(fā)展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用，在繼續(xù)推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實(shí)時錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案信息的編寫、存儲到調(diào)用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）強(qiáng)化信息化人才的培養(yǎng)

在信息化時代，人才的作用越來越突出，誰掌握了專業(yè)的人才，誰就能夠在這個信息化的時代里更好地生存下去。對于檔案管理工作而言，只有專業(yè)的人才才能促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息時代背景，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的能力，尤其是計(jì)算機(jī)操作能力。同時，要加強(qiáng)素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。同時，事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理中形成良性的內(nèi)部競爭，推行“能者居之”的原則，從而促使檔案管理人員不斷的去學(xué)習(xí)、優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力水平，進(jìn)而更好地服務(wù)檔案管理工作。另外，事業(yè)單位應(yīng)對外招聘那些專業(yè)的檔案管理人員，為自身的檔案管理增添新力量，從而推動檔案管理工作的高效開展。

（四）革新檔案管理制度

制度是一切工作制定的依據(jù)，對于檔案管理工作而言，只有不斷健全和完善相關(guān)制度，檔案管理工作才能有序、順利開展，進(jìn)而取得好的成效。檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，為了保證檔案信息的真實(shí)、可靠，事業(yè)單位要建立有效的監(jiān)管制度，一方面，可以安排多人負(fù)責(zé)檔案工作，相互監(jiān)督，另一方面，可以借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化監(jiān)管，從而避免檔案信息失真的情況發(fā)生。再者，事業(yè)單位必須落實(shí)責(zé)任制，只有將檔案管理相關(guān)責(zé)任落實(shí)下去，才能更好地規(guī)范檔案管理人員的行為，促使他們按照相關(guān)要求來進(jìn)行檔案管理。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將各部門緊密聯(lián)系起來，從而方便檔案管理，提高檔案管理效率。

（五）做好檔案信息安全管理

信息時代里，檔案的信息化管理已成為必然，然而在推行檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全問題也受到了巨大的考驗(yàn)，而要想保證檔案信息安全、可靠，事業(yè)單位在推行檔案信息化建設(shè)的同時，要加強(qiáng)檔案信息安全管理，加大安全技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性，從而避免檔案信息系統(tǒng)受到惡意攻擊。

五、結(jié)語

綜上所述，我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步促使經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量也在不斷地提高?；ヂ?lián)網(wǎng)是科學(xué)技術(shù)走進(jìn)人們生活中的媒介，正在影響著人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?。大?shù)據(jù)時代正在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展下不斷走進(jìn)人們的生活，改變著以往的生活方式。信息時代，檔案管理成為城市建設(shè)的重要部分，這關(guān)系到信息的互通與交流，信息的重要價值已經(jīng)超出人們的想象，互享信息也成為潮流。通過建立完善的檔案管理能有效促進(jìn)信息的共享和互換，讓信息更好地成為人們進(jìn)步的媒介。

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