檔案管理的重要意義及對策研究

劉健

摘要：無論是對房產檔案管理的工作人員、還是房產單位本身而言，檔案都是極其重要的，做好檔案管理工作不僅關系到個人利益，更關系到房產單位的自身發(fā)展。總之，房產單位檔案管理工作只有切實轉變管理理念，采用先進的技術手段和高效的管理模式，才能實現現代化的檔案管理。

關鍵詞：檔案管理;管理意義;研究

1 房產檔案管理的重要性

房產檔案管理是居民在進行房屋交易、房產評估以及房產抵押等活動時最重要的法律依據和憑證，并且對房地產企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。下面我們從三個方面來探討一下房產檔案管理的重要性。

首先，在政府對房地產行業(yè)進行檢查和督導的過程中會將房產的檔案管理作為基本的判斷依據，加強房產的檔案管理工作有利于政府更加有效的對房地產行業(yè)進行指導和監(jiān)管，從而使政府對于房地產行業(yè)的整頓和管理更加明確和有效。

其次，當一棟房屋的產權歸屬存在疑問，房產檔案管理就能夠為房屋的所有權人提供有力的法律依據，從而有效的解決因房屋產權而引起的紛爭，保障房屋權利人的合法權益，對維護社會房屋產權秩序和社會穩(wěn)定有著重要的意義。

最后，在居民正常的房屋交易過程中，房產檔案是重要的房屋產權資料來源和依據，良好的房產檔案管理能夠保障居民房屋交易秩序的正常進行，促進房地產行業(yè)在社會主義經濟中的健康發(fā)展。

2房產檔案管理出現的問題因素分析

總的看來，房產檔案工作是處于不斷完善的狀態(tài)，檔案的歸檔分類、裝訂質量向便于查考利用方面發(fā)展，并逐漸開辟了新的領域—電子文件，但仍存在以下幾點有待解決的問題。

2.1檔案意識缺失

從工作實踐中體會到，檔案工作在房產業(yè)務工作中一直處于弱勢地位。根源在于其自身的內向性及存放的相對隔絕性。通常只有少部分人利用，雖然與工作息息相關，但人們平時對這一客觀事物的主觀映像就不強烈，加上決策者、普通群眾檔案意識的缺失，認為只要做好房產的流通、閱覽等服務讀者的工作就可以了，而檔案員對檔案工作宣傳又沒有力度，造成檔案工作始終囿于“需要的時候沒有不行，不需要的時候束之高閣”的怪圈。檔案人員常常處于被動收集、整理，類似于保管員的身份。即使制定了檔案工作規(guī)范，確定了歸檔和不歸檔的范圍，但由于人們觀念上習慣于重活動安排、重新聞通報，輕資料匯總、輕檔案保存，因此規(guī)范實行起來差強人意。

2.2檔案管理不規(guī)范

由于沒有規(guī)范的管理機制，造成房產各項檔案的歸檔范圍界定不明確、涵蓋面窄、保管期限不夠準確。雖然原則上規(guī)定檔案要各自歸口，不能重復建檔，但實際操作中，由于無專人管理，仍然出現各自為營，該歸檔的放在個人處保存，不該歸檔的重復建檔，該歸在檔案室的卻放在產生文件的處室，這種狀態(tài)必然導致檔案分散管理，使許多有價值的檔案材料嚴重流失。尤其是房產行業(yè)，檔案工作涉及到評估檔案，而評估檔案以業(yè)務檔案為藍本，評估組必須通過審閱房產各項工作的檔案資料來初步界定各項標準的達標情況，無論評估標準如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對一個房產客觀全面的估價?？茖W、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好房產評估的基礎和依據。

2.3檔案電子化進程有待完善

隨著網絡通信技術的發(fā)展，房產檔案電子化進程逐步推開，由傳統(tǒng)的手工操作步入自動化、網絡化階段，借助計算機為檔案工作服務成為檔案利用的新領域。紙質檔案與電子拷貝雙重備份的方式有利于房產檔案內容信息的保護，同時兼?zhèn)淞穗娮訖n案特有的優(yōu)勢與作用。但這種“雙軌制”由于需要投入大量的人力物力，造價較高，除此之外，這種簡單的復制沒有經過實際運行與處理，沒有現行效力及相應的元數據，它的檔案屬性和證據力是不完整的，往往淪為紙質檔案的數字化副本。同時，探索階段的電子文件管理是不完善的，缺乏可操作的規(guī)范和標準，保存電子文件的物理介質有很大的不穩(wěn)定性，磁盤存儲空間小，磁層易損性強，光盤一類的介質也只是理論壽命可達幾十年，這無疑意味著電子文件的完整保留、妥善保護等方面存在著致命的后遺癥。這些問題不解決好將會直接影響電子文件的歸檔質量、永久保存和開發(fā)利用。隨著電子檔案網絡化進程的推進，數字檔案信息所具有的可分離性、系統(tǒng)依賴性、易更改、易復制、易傳輸的特性，又會給檔案信息的安全存儲與保管帶來新的威脅。必須經過相當長的一段時間，我們才能驗證數字化檔案是否是一種合理的選擇。

3 加強房產檔案管理的具體措施

3.1 強化工作人員的房產檔案管理意識

對于大多數的房地產檔案管理工作來說是比較乏味和枯燥的，再加上工作量日益繁重，對房產檔案管理工作的重視程度不斷下降，思想意識較為淡薄，從而造成了很多房產檔案管理人員只是機械的重復工作，不利于房產檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，要想提高房產檔案管理工作的工作質量和工作效率，那么就必須要培養(yǎng)工作人員科學化管理房產檔案的思想意識，扭轉固有的不利于發(fā)展的傳統(tǒng)思想模式，建立工作人員高度的責任心和使命感，讓他們在工作發(fā)揮工作積極性，搜集有價值的房產檔案資料，并根據所學知識進行最專業(yè)合理的分類，最終進行科學化歸檔，充分體現房屋產權檔案管理工作的存在價值，有效推動現代化房屋產權管理工作質量和效率的提升。

3.2 提高對房地產檔案管理人員的專業(yè)知識培訓力度

房產檔案管理是一項專業(yè)性很高的工作，從事這項工作的人必須擁有熟練、扎實的專業(yè)知識，因此，房產檔案的管理階層應該重視對工作人員專業(yè)知識水平的提高，定期對工作人員做專業(yè)化的培訓，提高工作人員對房產檔案管理工作的認識和學習，提高工作人員的專業(yè)管理能力。培訓課程的具體內容可以視工作人員的具體情況而定，例如，房產檔案管理部門可以從如何將檔案資料進行合理化收集、整理以及歸檔等方面對檔案管理人員進行培訓，使檔案管理人員明白在日常工作中如何對檔案作出分類和歸檔，鍛煉他們管理房產檔案的工作能力，減少他們在工作當中的失誤，從而保障房產檔案管理工作不出現任何錯誤，這樣就可以保證房產檔案資料的準確性和價值性。

3.3 加強房產檔案管理的信息化應用

隨著科技的不斷進步，信息化手段已經在社會的各個方面得到了廣泛的應用，現代化、信息化的房產檔案管理手段是當前房屋產權管理工作中的必要舉措，有利于保持房產檔案信息的完整性，對于提高房產檔案管理價值上具有重要的意義，因此在房產檔案管理部門加強信息化手段的應用，提高對檔案資料中文字、圖像、數據等信息管理水平是目前房產檔案管理的必要趨勢。

4結語

檔案管理是管理工作中基礎且重要的內容，不僅是當下及歷史的客觀呈現，同時也是后續(xù)發(fā)展的重要信息支撐。本文圍繞現行檔案管理的相關問題進行探討，梳理了現行檔案管理存在的問題，提出了針對這些問題的有效建議和對策，希望給檔案管理工作者一些啟發(fā)。

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（作者單位：鶴崗市不動產登記中心）