探究檔案管理信息化建設(shè)的必要性

摘要：現(xiàn)如今，檔案管理在我國社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著重要的單位，逐漸發(fā)展成為我國一種重要的戰(zhàn)略資源。作為記載個(gè)人或者團(tuán)體發(fā)展的歷史載體，對于人才的開發(fā)以及人才的科學(xué)利用都具有很重要的意義。隨著我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們的思維空間觀念也在發(fā)生不斷的變化，在新的形勢下傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展需要，為了能夠更好的與現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展完美結(jié)合，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的科學(xué)管理水平，我們必須要提高對檔案的管理水平。因此，對于檔案的管理的信息化建設(shè)就顯得非常有必要性，本文就將對檔案管理信息化的建設(shè)的必要性加以闡述，并針對相關(guān)推進(jìn)策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；必要性

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1、我國信息化管理工作的迫切需要

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，信息資源已經(jīng)發(fā)展成為人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的一項(xiàng)重要資源，信息資源的的發(fā)展離不開檔案資料的記載。檔案作為記載各項(xiàng)信息發(fā)展的歷史載體更是得到人們的廣泛關(guān)注與重視。尤其是近幾年來信息資源管理在社會(huì)發(fā)展中的重要作用凸顯，加之信息技術(shù)的不斷完善對于檔案管理開化、社會(huì)化轉(zhuǎn)變，為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2、提高工作效率和工作質(zhì)量

檔案管理記載了各項(xiàng)資料的歷史載體，必然會(huì)有大量的信息不斷更新，我們對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提升對于檔案信息管理的速度，而且對于一些新舊更替的信息還可以進(jìn)行及時(shí)的更新補(bǔ)充，將更新后的實(shí)時(shí)信息與大家共享，成為共享資源。通過對檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上消除傳統(tǒng)紙質(zhì)工作的繁瑣流程，對于檔案管理的工作人員來說減少了很大的勞動(dòng)量，可以預(yù)留出更多的時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)知識補(bǔ)充，對于個(gè)人的發(fā)展來說也是有一定的輔助作用。信息數(shù)據(jù)庫上有關(guān)于員工和干部的最新考核信息，這些能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的選拔決策提供幫助，因而，檔案管理信息化建設(shè)是節(jié)約勞動(dòng)力、加快信息更新速度、提高信息資源時(shí)效性的必要途徑，有利于提高檔案管理水平，提高工作效率和工作質(zhì)量。

3、創(chuàng)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的重要手段

檔案的管理過程中，需要不斷增加一些新的信息，檔案信息就是在不斷地查詢、整理和修改中完善的。我們對檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)后，所有的操作流程均利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行，這樣一來可以有效地避免相關(guān)人員對檔案信息的修改，更是避免了對原始檔案的破壞。所以檔案信息化建設(shè)管理不僅可以使得信息保持一定的完整性，更重要的是保證了原始檔案的權(quán)威性與客觀性。通過信息化建設(shè)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)使員工了解自己檔案，并對員工的疑義給出解答，有利于消除矛盾，體現(xiàn)了人性化服務(wù)。因此，檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、創(chuàng)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的重要手段。

二、檔案管理信息化的建設(shè)策略

1、檔案數(shù)據(jù)資料與信息化技術(shù)融合

數(shù)據(jù)資料的信息化表現(xiàn)在檔案輸入的環(huán)節(jié)， 這一環(huán)節(jié)需要非常認(rèn)真地對待。與此同時(shí)， 在輸入檔案的時(shí)候應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，這樣才可以方便日后的查找和管理。同時(shí)，因?yàn)樾畔⒒芾砼c網(wǎng)絡(luò)安全有著分不開的關(guān)系，為了確保檔案處于一個(gè)非常安全的環(huán)境中，在輸入、保存的時(shí)候還要備份檔案，如果出現(xiàn)更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠?qū)⒃镜臋n案找回。另外，還能夠確保在日后出現(xiàn)檔案矛盾的時(shí)候，有原文檔作為證據(jù)。如今人們對于信息化的建設(shè)越來越重視，我們在加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)水平時(shí)主要的建設(shè)管理目的是不斷地對信息化的建設(shè)進(jìn)行開發(fā)和利用，從而才能夠體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性、即時(shí)性和快捷性，不斷提高檔案管理水平。

2、實(shí)現(xiàn)一體化管理

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的管理過程，要重視對其過程的管理和監(jiān)控，檔案管理是歷經(jīng)時(shí)間比較久的一項(xiàng)工作，確保檔案信息的完整性是對檔案管理的基本前提。所以在這一過程中我們務(wù)必要對整個(gè)檔案信息管理的過程實(shí)現(xiàn)一體化，運(yùn)用科學(xué)管理手段加強(qiáng)對電子檔案的管理，使檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上支持檔案工作的所有業(yè)務(wù)，比如建檔管理、歸檔管理、檔案綜合查詢、檔案借閱、檔案借出、檔案盤點(diǎn)、檔案處理、檔案轉(zhuǎn)出等，實(shí)現(xiàn)對檔案信息接收、傳送、存儲(chǔ)、使用管理的一體化，使檔案管理具有一體化服務(wù)職能。

3、檔案管理工作流程與信息化技術(shù)融合

工作流程信息化表現(xiàn)在后臺操作上， 盡管該方面是群眾很少直接接觸的， 但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進(jìn)行的好壞。最大可能就是達(dá)到全自動(dòng)化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創(chuàng)建成功后，人們最重要的任務(wù)就是保護(hù)系統(tǒng)的安全，另一方面，就是最大化地減少參與人員數(shù)量，這樣才能夠確保檔案管理工作效率。同時(shí)， 要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)該制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程，才可以達(dá)到檔案管理的信息化，這也是創(chuàng)建全套信息管理體系的基礎(chǔ)。如果缺少了這些標(biāo)準(zhǔn)，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就會(huì)堵塞，資源共享也就成為了一個(gè)幻想。

結(jié)束語：

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化技術(shù)相融合，利用信息化技術(shù)服務(wù)于檔案管理，并在人、財(cái)、物上給予支持，將有效地提高公司企業(yè)的檔案管理能力，促進(jìn)公司企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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