高校檔案管理信息化建設(shè)

尹丹丹

摘要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與數(shù)字技術(shù)的整合促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來(lái)。信息化在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用極為廣泛，而完善高校檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)社會(huì)信息化發(fā)展的必要途徑。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)意義重大。本文中詳細(xì)闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的具體意義，同時(shí)也提出了高校檔案管理信息化建設(shè)的有效建議，希望能為提高高校檔案管理的效率及質(zhì)量提供幫助.

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè)

引言：

檔案管理對(duì)高校的發(fā)展起到了積極的意義也是其中重要的部分之一。做好檔案管理工作，是促進(jìn)高校各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展的前提。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，高校檔案管理成為了人們逐漸關(guān)注的問(wèn)題。在信息技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的背景下檔案管理工作的地位也越來(lái)越高，高校檔案管理也逐步趨向于自己化管理，所以完善高校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有助于推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

就當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)講，與信息化檔案管理的實(shí)際要求還存在一定的差距。隨著信息化技術(shù)的提高與發(fā)展，使高校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都產(chǎn)生了很大的變化，高校管理部門(mén)的工作方式及職能也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。而檔案管理工作是高校管理工作當(dāng)中最基礎(chǔ)的工作之一。加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提高高校檔案管理的效率及質(zhì)量有所助益，同時(shí)也對(duì)高校檔案管理工作為高校其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)起到很大的推動(dòng)作用。

（二）有利于和檔案世界的信息化建設(shè)接軌。

信息化的檔案管理已經(jīng)成為了一種主流趨勢(shì)，在我國(guó)高校檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，與世界檔案管理接軌已經(jīng)成為了潮流，從而能夠大力促進(jìn)高校信息化水平的提高，促進(jìn)高校整體信息化實(shí)力的提升。

（三）更好地推動(dòng)信息化社會(huì)的發(fā)展。

信息技術(shù)的發(fā)展與提高對(duì)社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)信息化建設(shè)都起到了很大的推動(dòng)作用。信息時(shí)代的全面覆蓋，使高校檔案管理信息化建設(shè)能夠有效推動(dòng)高校教育教學(xué)工作的開(kāi)展，促進(jìn)信息化社會(huì)的建設(shè)，其意義重大。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)有效建議

（一）提高思想認(rèn)識(shí)加快高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

要充分認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理信息化思想方面的提高，高校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作是高校信息化建設(shè)中的主要部分之一，對(duì)提高檔案資源的利用價(jià)值，促進(jìn)檔案資源的交流共享都有著重要的意義。同時(shí)高校領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)及意義充分的理會(huì)，給予人力、物力、財(cái)力等方面的支持及保障，做好宣傳教育工作，積極引導(dǎo)各級(jí)部門(mén)對(duì)檔案管理信息化工作的正確認(rèn)識(shí)及關(guān)注。

（二）建立統(tǒng)一的信息管理體系

首先，高校需要構(gòu)建具有統(tǒng)一性的信息管理體系，不能只限于高校自身，也要與其他高校聯(lián)合實(shí)現(xiàn)信息互通、信息共享，打造出一個(gè)地區(qū)性或全國(guó)習(xí)慣的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，師生只要通過(guò)自己的獨(dú)立賬號(hào)就可隨時(shí)查閱所需的信息資源。其次，高校也要加快對(duì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，不斷完善人才招聘制度，注重引入優(yōu)秀人才，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念及管理手段，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員對(duì)工作的積極性。最后，高校檔案管理部門(mén)也要加強(qiáng)與其他單位的合作、溝通與交流，讓高校中的所有師生都能夠?qū)n案信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行充分的了解，幫助他們樹(shù)立信息化意識(shí)，促進(jìn)他們與各部門(mén)之間的溝通交流，從而有利于檔案資料收集工作的順利開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，確保信息安全

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展讓人們的生活變得更加的充實(shí)與美好，而信息化管理在檔案管理中的應(yīng)用為其注入了新的活力，同時(shí)也為高校答案信息數(shù)據(jù)處理上的困難提供了很大的幫助，減輕了管理負(fù)擔(dān)及管理壓力，所以先進(jìn)、成熟的管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的的關(guān)鍵性因素。但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高與更新，它的一些弊端也逐漸暴露出來(lái)，由此檔案信息也存在了一定的安全隱患。所以為了避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，學(xué)校需要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和更新，及時(shí)更換不適用的系統(tǒng)。聘用專(zhuān)家對(duì)確保信息數(shù)據(jù)的安全也是一種有效的方法，專(zhuān)家對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全管理有著立竿見(jiàn)影的管理方式，對(duì)系統(tǒng)維護(hù)更是十分的專(zhuān)業(yè)，能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)漏洞及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)處理，從而給予檔案信息數(shù)據(jù)的安全提供一定的保障，加強(qiáng)保密措施的建設(shè)。檔案管理工作人員不僅要熟練操作系統(tǒng)，還需要在此基礎(chǔ)上對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，避免一些故障的產(chǎn)生。此外，除了維護(hù)工作之外，檔案管理工作人員也要注重檔案信息數(shù)據(jù)的保密性，對(duì)任何人不得透露學(xué)校的檔案信息，確保自身的職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)，從而確保高效答案信息數(shù)據(jù)的安全性。

（四）做好檔案信息化人才建設(shè)

檔案信息化建設(shè)除了管理方法、設(shè)備、技術(shù)及思想觀念等方面的提升與優(yōu)化，還需完善檔案管理模式及管理步驟。但是想要確保信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)性，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，還需要具備一支綜合性、專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人才隊(duì)伍，讓他們充分發(fā)揮自身的能力，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與維護(hù)實(shí)行全面性的管理，同時(shí)還要提高管理人才的專(zhuān)業(yè)技能以及信息技術(shù)掌握的純熟度，這樣才能將檔案信息化建設(shè)的最大價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。除此之外，高校的答案管理人員也要對(duì)自身的工作理念及時(shí)的更新，提高自身的信息化思維能力，這樣才能擔(dān)當(dāng)起檔案管理工作的實(shí)際職責(zé)，并且能夠全面的精通計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化建設(shè)技術(shù)，不僅能夠拓展自身的知識(shí)領(lǐng)域，還能夠提高自身計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、信息化技術(shù)以及操作技能等方面的學(xué)習(xí)能力。這樣才能成為具備綜合素養(yǎng)較強(qiáng)的信息化檔案管理人才。同時(shí)，校方要對(duì)檔案管理人員的工作、生活給予更多的關(guān)懷，讓他們能夠全身心的投入到工作當(dāng)中，真正達(dá)到信息化建設(shè)的良好效果

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)高校的發(fā)展及教育的發(fā)展都起到了積極的作用，它也是時(shí)代發(fā)展的客觀要求。高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的良性發(fā)展，提高投資力度，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的完善，健全檔案管理人才隊(duì)伍，加快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)高校檔案的服務(wù)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]羅珊.高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（21）.

[2]吳振國(guó).新時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2016（5）.

[3]建民.河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（17）.

（作者單位：國(guó)防大學(xué)政治學(xué)院）