人事檔案管理中存在的問題及對策思考

姬力文

摘要：人事檔案是單位重要的信息資源，為單位全面了解、調(diào)整、使用人才提供了依據(jù)，如何管理好人事檔案，切實(shí)提高單位人事檔案工作制度化、信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，發(fā)揮檔案的最佳用途，作者結(jié)合自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，針對當(dāng)前存在的問題，提出解決辦法，希望能在以后的工作中對人事檔案的規(guī)范管理起到積極有效的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理規(guī)范化;信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-070-02

人事檔案是單位重要的信息資源，為單位全面了解、調(diào)整、使用人才提供了依據(jù)，人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個人的切身利益。如何管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳用途，是每一名檔案管理工作人員應(yīng)該思考的問題。加強(qiáng)檔案的管理工作，要立足現(xiàn)實(shí)，必須維護(hù)人事檔案的歷史原貌，為單位負(fù)責(zé)、為員工負(fù)責(zé)，為歷史負(fù)責(zé)積極開展工作，工作中遇到問題及時研究解決，深入思考創(chuàng)造性開展檔案管理工作，為人事檔案科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作的重要意義

1.人事檔案為管理者提供信息保障。員工如何在單位最大限度地發(fā)揮自身潛力，單位管理者有效提高員工在崗位上工作效率和創(chuàng)造力，首先要了解掌握各位員工政治面貌、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、職務(wù)、特長、社會關(guān)系等最基本、最詳實(shí)的個人信息資料。通過對員工人事檔案的調(diào)閱查詢，清楚準(zhǔn)確地了解每位員工各方面的信息，這些真實(shí)的信息可以幫助管理者選人用人最大程度地提供第一手資料。再次人事檔案是員工信息的主要來源，起著決定性的作用。在單位未來人才庫選拔的建設(shè)，日常各層級干部考核和選用、對單位員工的績效考核等方面，都離不開人事檔案這一重要的參考依據(jù)，通過對人事檔案的信息進(jìn)行全面系統(tǒng)的綜合分析評價(jià)，能夠使得檔案管理工作更加科學(xué)，為單位人盡其才，人才其用和單位未來的發(fā)展提供人才保障。

2.人事檔案對隊(duì)伍建設(shè)起優(yōu)化作用。在人力資源的管理過程中，科學(xué)配置人力資源可以使單位各層級最大限度地提高管理工作的執(zhí)行力和落實(shí)力，有效地提高工作質(zhì)量效率。但是在單位的發(fā)展進(jìn)程中，由于人力資源管理是緊緊圍繞安全生產(chǎn)實(shí)際，在不斷整合動態(tài)調(diào)整，人員、崗位會不斷的變動、這個時候?qū)θ肆Y源進(jìn)行優(yōu)化合理配置就顯得尤為重要，而人事檔案信息化、規(guī)范化管理為單位有效分析員工的綜合素質(zhì)，公正客觀評價(jià)員工的績效和晉升提高了可靠依據(jù)，對隊(duì)伍建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理重視不夠。人事檔案是一份默默無聞的幕后工作，每年將單位每個人的考核增資，職稱評審，入黨等資料要整理、入檔，工作量較大，簡單枯燥繁瑣，很容易讓檔案管理人員產(chǎn)生厭煩的情緒。認(rèn)為人事檔案工作只是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，與單位主業(yè)工作相差甚遠(yuǎn)，不能體現(xiàn)工作的重要性，容易忽視人事檔案管理工作，形成“說起來重要，干起來次要，忙起來不要，用起來需要”的狀況。這種思想使工作人員不能嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，工作主動性較差，做一天和尚撞一天鐘，不利于人事檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。

2.信息化管理程度不高。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的飛速發(fā)展，為檔案信息化管理工作提供了重要的契機(jī)。目前人事檔案信息化管理水平不高，能力不強(qiáng)。有些先進(jìn)的信息技術(shù)手段還未運(yùn)用到人事檔案管理中，未最大程度發(fā)揮效應(yīng)，很多地方對于人事檔案的管理都是靠傳統(tǒng)的人力，嚴(yán)重影響了工作的效率。如果加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)的檢索，將檔案的信息輸入計(jì)算機(jī)中，就可以實(shí)時的顯示人事檔案的狀況，做到信息化和智能化，實(shí)現(xiàn)無紙化閱檔，這對于傳統(tǒng)的手工翻閱和查找將是一個重大的突破。

3.檔案功效未發(fā)揮作用。一是入檔材料把關(guān)不嚴(yán)。在提供入檔材料時，對有些材料在內(nèi)容和形式不能嚴(yán)格審核把關(guān)，如一些鑒定、考核和評價(jià)材料描述簡單不具體，存在大多是套話，雷同現(xiàn)象等，給人以“千篇一律”不能準(zhǔn)確反映個人的真實(shí)情況，不具備人事檔案的參考價(jià)值。二是入檔材料缺失嚴(yán)重。檔案管理人員未嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)制度，未明確入檔材料的范圍、入檔材料標(biāo)準(zhǔn)格式，哪些材料應(yīng)該入檔，未能為員工提供晉升、調(diào)動、退休的有力依據(jù)，未能發(fā)揮人事檔案的作用。三是信息化程度不高。人事檔案管理過分將重點(diǎn)放在保存、存檔、保密的功能上，未將人事檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，忽略了對它的開發(fā)利用，使檔案信息資源在社會發(fā)展中的作用沒有很好地凸顯出來，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”，局域網(wǎng)等資源提高人事檔案信息化水平。

三、提升人事檔案管理效能的有效方法

1.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一是提高政策理論水平。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，熟練檔案各項(xiàng)工作制度，管理制度和規(guī)定，自覺強(qiáng)化黨性教育和紀(jì)律約束，不斷增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，堅(jiān)持原則、公道正派、敢于擔(dān)當(dāng)，勇于抵制各種不正之風(fēng)，確保檔案管理工作不出現(xiàn)任何問題。二是提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員檔案理論知識和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，對于檔案管理制度、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定熟練掌握，不斷規(guī)范檔案日常管理工作。主動地向優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和方法，提高對檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，形成示范效應(yīng)，做好檔案管理基礎(chǔ)工作。三是加強(qiáng)職業(yè)道德教育。檔案管理人員要愛崗敬業(yè)和主動擔(dān)當(dāng)精神，面對材料多，收集的難的特點(diǎn)，要主動出擊，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，積極想辦法解決問題，做到“眼勤、手勤”，盡可能使檔案材料齊全、完整。

2.完善管理制度。一是建立健全人事檔案管理制度。要實(shí)行規(guī)范化管理，目標(biāo)化管理，完善法律法規(guī)體系及制度建設(shè)，制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行，以保證人事檔案收集完整，鑒別準(zhǔn)確，整理有序，保管安全，利用方便。二是運(yùn)用特殊技術(shù)手段恢復(fù)檔案原貌。對已損壞的人事檔案進(jìn)行恢復(fù)和搶救，利用電腦刻錄機(jī)等高科技手段建立電子檔案，這樣不但能夠減少紙質(zhì)檔案，將相關(guān)的資料存入到電腦中去，還能夠給人們的查閱以及整理提供方便。三是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮人事檔案效能。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，將傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式向信息化數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變，建立檔案數(shù)據(jù)庫，全面加強(qiáng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)在人事檔案管理中的應(yīng)用，人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，切實(shí)提高管理工作的實(shí)際效率。

3.嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。一是增強(qiáng)責(zé)任心。嚴(yán)格貫徹落實(shí)中央全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部要求的重大舉措，是切實(shí)解決干部人事檔案造假等問題的重要抓手，也是規(guī)范人事檔案管理工作的重要保證。定期開展人事檔案專項(xiàng)檢查，規(guī)范人事檔案管理，提高人事檔案質(zhì)量，真正把人事檔案管理這項(xiàng)工作抓實(shí)抓緊抓好。二是管理規(guī)范化。要加強(qiáng)人事檔案日常管理基礎(chǔ)建設(shè)，確保庫房和硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)。要進(jìn)一步提高從嚴(yán)管理人事檔案工作重要性的認(rèn)識，準(zhǔn)確掌握本單位檔案管理現(xiàn)狀和重點(diǎn)工作完成情況，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和水平。三是嚴(yán)肅追追究責(zé)任。對檔案管理工作不負(fù)責(zé)任，弄虛作假，篡改檔案，對存在問題隱情不報(bào)、把關(guān)不嚴(yán)等失職瀆職行為的，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，查處當(dāng)事人，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。四是定期開展人事檔案專項(xiàng)審核工作“回頭望”。做到“六查”，查范圍：明確的審核范圍，查全員審核做到一人不漏。查認(rèn)定：按照《人事檔案》有關(guān)規(guī)定，全面認(rèn)真甄別排查，重點(diǎn)看“三齡兩歷一身份”認(rèn)定。特別是出生日期認(rèn)定存在沒有按照最早最先原則、有重復(fù)得利、缺少調(diào)查取證等問題的，要堅(jiān)決予以糾正、重新進(jìn)行認(rèn)定。查規(guī)范：看是否做到手續(xù)完備。對于檔案中存在涂改或材料涉嫌造假的，是否進(jìn)行審核認(rèn)定，初審人、復(fù)審人是否在審核意見簽字及注明時間等。查維護(hù)：看信息維護(hù)工作是否及時更新、準(zhǔn)確，是否存在先歸檔沒有及時維護(hù)情況，是否存在信息維護(hù)后資料沒有及時歸檔等情況，確保信息維護(hù)與檔案資料一致。查標(biāo)準(zhǔn)：對照人事檔案材料收集、整理規(guī)范要求，及時進(jìn)行歸檔裝訂?？床牧鲜占a(bǔ)充是否存在不及時、不齊全、材料分類編碼不準(zhǔn)確及檔案目錄更新不及時等問題。查基礎(chǔ)：對照人事檔案管理有關(guān)規(guī)定要求，看是否建立健全查借閱、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、移交和接收歸檔資料等登記表。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案工作要與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，融入開拓性的思維，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的管理人員，不斷提升單位人事檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量，進(jìn)而為單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。