淺談人事檔案管理信息化建設

摘要：本文從人事檔案管理信息化建設的意義、做好管理工作要樹立的四個意識，更好地利用信息化管理手段提高人事檔案管理工作效率。

關鍵詞：檔案管理；信息化；意義；四個意識

計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案的利用率和管理工作的強度也快速提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)越來越難以滿足時代發(fā)展的需求，加強人事檔案的信息化建設，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為必然趨勢。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

（一）人事檔案管理是隨著社會發(fā)展需要而產(chǎn)生

人事檔案作為個人的原始信息資源，它紀錄了一個人發(fā)展和成長過程，是個人信息的真實記錄和重要信息，也是單位人事部門歷史地、全面地考察選拔人才及干部隊伍建設的重要基礎和管理的重要依據(jù)。人事檔案管理工作的順利進行，有賴于人事檔案信息化管理的合理規(guī)劃。

（二）信息化是提高人事檔案管理效率的手段

過去的人事檔案管理，一直采用紙質(zhì)載體進行保管，通過人力對檔案進行收集、整理、保存、利用等，人力資源投入大但效率低，已無法適應當今飛速發(fā)展的形勢。運用適合于人事檔案管理信息化的工作結構，充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，將個人信息數(shù)據(jù)錄入計算機系統(tǒng)，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確、方便的人事檔案信息利用，讓人事檔案管理理念和方式更為科學合理高效，在對其進行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄和管理同時，加快推動人事檔案信息資源共享的步伐。應用信息技術建立信息化的人事檔案，不僅提高了工作效率，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，使人事檔案管理工作與社會整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。信息化不僅大大提高了人事檔案的存儲數(shù)量，還極大地解放了勞動力，提升了人事檔案利用率，順應了現(xiàn)代社會快速發(fā)展的要求。

（三）人事檔案信息化為動態(tài)管理提供有力支持

人事檔案的管理是一種動態(tài)管理，須時實記載個人信息的變動，并及時提供查詢，信息化建設能夠動態(tài)化的管理每個人的人事檔案信息，可確保檔案信息的動態(tài)與連續(xù)，保證其實效性、真實性和提升人事檔案管理工作效率。

（四）人事檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術高度發(fā)達的今天，信息化發(fā)展已成為當今社會發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理的信息化是人事制度改革進步的新要求，從人事檔案管理的改革工作中我們不難看出，信息化發(fā)展已是人事檔案管理改革的總方向。人事檔案信息化建設不僅有效提升人事檔案管理的水平和效率，還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中發(fā)揮重要作用。深化人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理發(fā)展的重要基礎，也是社會科技發(fā)展的根本要求。

二、樹立四個意識做好人事檔案信息管理

（一）加強人才培養(yǎng)意識

人事檔案管理的根本目是為人們提供相應的檔案信息與資料，在進行人事檔案信息化建設中需要大批高素質(zhì)人才，因此，要加大對人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓，增強政治覺悟和道德觀念，努力提升信息化技能與水平，實現(xiàn)標準與規(guī)范的信息操作，適應信息化發(fā)展要求。

（二）提高現(xiàn)代管理意識

人事檔案工作者由于工作性質(zhì)的原因，形成了相對封閉的意識，因此要強化人事檔案管理人員現(xiàn)代化意識，緊跟時代發(fā)展需要，不斷更新觀念，勇于進取，打破重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式，充分發(fā)揮人事檔案的利用價值，實現(xiàn)信息的互通互用。

（三）增強安全保密意識

人事檔案是個人最重要的私人信息，因而人事檔案管理是一項保密性極強的工作，如果發(fā)生檔案非法利用，會給所有者帶來嚴重的后果，所以安全性是人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)。作為人事檔案管理部門要加強對人事檔案信息安全的重視，對資料信息的密級進行嚴格界定，做好數(shù)據(jù)庫使用權限的劃分，對電子檔案信息進行有效的加密和備份，加強系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育，有效杜絕人事檔案信息發(fā)生泄漏的情況，同時也要正確處理檔案信息的保密與合理利用二者間的相互關系。

（四）牢固樹立服務意識

人事檔案管理人員要認真履行職責，做好人事檔案的收集、整理、分類、歸檔及信息錄入等等工作。積極主動與人事檔案材料生成的部門聯(lián)系，做到及時對人事檔案材料進行收集、歸檔，對不規(guī)范、不完善的檔案材料要補充完善，以確保人事檔案的完整性、連續(xù)性。

綜上所述，在人事檔案信息化管理過程中，不僅要充分利用計算機技術實現(xiàn)檔案的信息化管理，還要牢固樹立四個意識，才能促進人事檔案信息化建設的高效良性發(fā)展。

作者簡介：杜麗紅（1964-）女，白族，籍貫：云南昆明，大學本科，正科級，研究方向：人事檔案管理。

通訊作者：許楠楠，熊衛(wèi)云，云南省第一人民醫(yī)院。