利用“word宏”提高技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化格式審查效率的探討

摘要：在技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查過程中，針對常出現(xiàn)的重復(fù)性格式問題，標(biāo)準(zhǔn)化人員需多次手動(dòng)輸入修改提示批注，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。利用word自帶宏工具，可以定制word批注功能，實(shí)現(xiàn)重復(fù)問題一鍵增加預(yù)定義批注，有效提升標(biāo)準(zhǔn)化格式審查效率。

關(guān)鍵詞：宏；技術(shù)文件；標(biāo)準(zhǔn)化格式審查

1 概述

快速發(fā)展的武器裝備研制任務(wù)和質(zhì)量要求對技術(shù)文件的審查提出了越來越高的要求，設(shè)計(jì)評審、設(shè)計(jì)定型對技術(shù)文件的質(zhì)量要求越來越高，雖然目前也出現(xiàn)了各種文件編寫格式模板以及格式自動(dòng)化審查工具，但仍無法全面替代人工審查，人工審查仍然是目前各單位進(jìn)行技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查的主要方式。

目前，在人工審查中，標(biāo)準(zhǔn)化一般采取添加批注的方式反饋審查結(jié)果，技術(shù)文件中大量重復(fù)出現(xiàn)的格式問題使得批注工作量大增，嚴(yán)重降低了審查效率，為解決這一問題，筆者在工作實(shí)踐中，探討分類整理出批量批注內(nèi)容，利用自帶word宏工具，內(nèi)嵌到word工具中，從而實(shí)現(xiàn)一鍵添加預(yù)定義批注，提升標(biāo)準(zhǔn)化格式審查效率的目的。經(jīng)過實(shí)踐應(yīng)用，該方法只需要word自帶宏工具，不需要安裝其他軟件，可根據(jù)需求自由定制內(nèi)容，隨時(shí)可修改，應(yīng)用簡單可靠。下面，筆者對這一方法的制作與使用進(jìn)行詳細(xì)介紹。

2 批注需求的分析整理

筆者經(jīng)過多年標(biāo)審經(jīng)驗(yàn)，將本單位技術(shù)文件中的重復(fù)率高的格式問題進(jìn)行了分類整理，分為以下幾類：

a）封面、簽署頁：主要包括階段標(biāo)記與實(shí)際不符、總頁數(shù)與實(shí)際不符等；

b）目次、前言：主要包括缺少前言、目次中缺少附錄、目次中出現(xiàn)術(shù)語條目等；

c）引用文件：主要包括引用文件順序排列錯(cuò)誤、所列引用文件在后續(xù)正文中并未出現(xiàn)等；

d）層次劃分：主要包括章、條、段、列項(xiàng)號使用混亂等；

e）字體字號：主要包括字體字號不符合具體技術(shù)模板要求等；

f）量和單位：主要包括符號和名稱混用、單位符號大小寫混亂等；

g）圖表、公式：主要包括同一文件中圖號與表號的編法不一致、表寬及表中字體不符合要求等；

h）縮略語、附錄、終結(jié)線：主要包括縮略語未按字母順序排列、附錄沒有標(biāo)明附錄性質(zhì)和附錄名稱、無終結(jié)線或過長過短、過粗過細(xì)等。

每一類問題，在后繼制作中都將作為宏的一個(gè)組進(jìn)行制作，每個(gè)組下面又分若干按鈕，對應(yīng)每類下的具體問題，方便使用。

根據(jù)每個(gè)單位不同問題出現(xiàn)頻率的多少，以上問題分類可根據(jù)實(shí)際情況自行確定。

3“宏”的建立

打開word主視窗，找到“開發(fā)工具”，如圖1所示。

點(diǎn)擊“Visual Basic”選擇本地文件代碼區(qū)域NewMacros，在此插入需要的代碼，以增加一條批注，以批注內(nèi)容顯示為“應(yīng)刪除”為例說明如下：

Public Sub 應(yīng)刪除（）

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range，text：="應(yīng)刪除"

End Sub

代碼說明：

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range 動(dòng)作：將選擇的區(qū)域增加批注

將text：="應(yīng)刪除"中引號的內(nèi)容替換為其他定制內(nèi)容，即可實(shí)現(xiàn)定制內(nèi)容的批注的添加。為方便起見，可以先整理好需要定制的批注內(nèi)容，采用粘貼方式逐條制作對應(yīng)批注。

添加代碼后點(diǎn)擊保存，點(diǎn)擊左上角的╳關(guān)閉代碼窗，回到主視窗。查詢宏管理器，這時(shí)可以看到該宏已經(jīng)添加到宏模板中，只要寫的宏格式符合，都能批量添加進(jìn)模板中，拷貝進(jìn)代碼區(qū)域即可。

截止目前，宏已經(jīng)做好了，下一步需要把宏做進(jìn)word的菜單欄中方便調(diào)用，方法如下：

a）點(diǎn)擊文件菜單，繼而點(diǎn)擊選項(xiàng)欄；

b）點(diǎn)擊自定義功能區(qū)；

c）點(diǎn)擊下拉列框，選擇宏；

d）為已經(jīng)制作好的宏安排一個(gè)位置，在相應(yīng)的主選項(xiàng)卡后面選擇要插入的位置 點(diǎn)擊“新建選項(xiàng)卡（W）”，“新建組（N）”，即可新建一個(gè)界面選項(xiàng)卡。點(diǎn)擊添加，將已經(jīng)制作好的宏添加進(jìn)該選項(xiàng)卡中。

在這一步驟中，宏的名字、選項(xiàng)卡的名字、組的名字都可以改變，點(diǎn)擊相應(yīng)的變量，選擇重命名。在這一步驟中，通過對預(yù)定義的宏進(jìn)行分組，同組的宏在實(shí)際應(yīng)用中將會顯示在同一版塊，方便使用者更快的找到需要調(diào)用的宏。

完成以上操作后，點(diǎn)擊確定，返回主界面，重新啟動(dòng)word，會發(fā)現(xiàn)word啟動(dòng)時(shí)已經(jīng)自動(dòng)加載了剛才定制的相關(guān)批注版塊和按鈕。

4 總結(jié)

本文介紹了利用word自帶宏工具，定制批注功能，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文件常見格式問題的一鍵輸入批注，操作方便，靈活可靠，經(jīng)實(shí)踐證實(shí)，能夠有效提升技術(shù)文件標(biāo)審速度。

在實(shí)際工作中，隨著技術(shù)文件格式模板的下發(fā)推廣和使用，目前格式問題已經(jīng)越來越少，人工標(biāo)審的格式問題更多集中于表述前后不一致、單位符號錯(cuò)誤、與其他文件不協(xié)調(diào)等格式模板無法解決的問題，利用宏進(jìn)行自定義的批注也會進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。同時(shí)，筆者也考慮在功能上進(jìn)行進(jìn)一步提升，通過自動(dòng)統(tǒng)計(jì)不同類批注的點(diǎn)擊次數(shù)，實(shí)現(xiàn)審查結(jié)果的匯總統(tǒng)計(jì)功能，對文件標(biāo)審結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為標(biāo)準(zhǔn)化評價(jià)的依據(jù)，在后繼的標(biāo)準(zhǔn)化宣貫中，也將根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行有針對性的宣貫，從而多方面提升標(biāo)準(zhǔn)化工作效率，提高工作管理水平。

作者簡介：沈芳（1964–），身份證號：412801196405070820，女，工程師，現(xiàn)從事標(biāo)準(zhǔn)化審查工作。