衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)之管見

劉曉紅

[摘 要]現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)也隨之發(fā)展起來?；诖?，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理體系，作為醫(yī)療事業(yè)中的重要一環(huán)，也必須進(jìn)行不斷完善。衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化，不僅能夠提高工作效率，還可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，便于部門工作。本文首先分析了醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理信息化的作用，進(jìn)而分析了信息化管理與建設(shè)中存在的問題，最后提出了相應(yīng)的解決措施，以期為相關(guān)工作者提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]衛(wèi)生系統(tǒng)；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.082

[中圖分類號]R197.2；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)療體系改革不斷深入，當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐，而且還存在諸多的問題，會使衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理發(fā)展受到一定的約束?；诖?，衛(wèi)生系統(tǒng)有必要對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作中存在的問題進(jìn)行全面分析，并有針對性地提出解決問題的對策，從而不斷提升檔案管理的效率。

1 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化的作用

1.1 推動檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理信息化能夠推動檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動量，并且能使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計算機(jī)就能查閱相關(guān)檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時還能夠有效避免紙質(zhì)檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠為檔案調(diào)閱者提供更好的服務(wù)。

1.2 為管理者決策提供可靠保證

管理者在做決策前需要綜合分析醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的各項信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，由于電子檔案可以在計算機(jī)上隨時查閱，而且信息齊全，一般不會出現(xiàn)信息錯誤和丟失的情況，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進(jìn)行綜合分析，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。

2 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)性信息資源，是國家信息資源不可缺少的重要組成部分。因此，我國必須加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。但是，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)的過程中，還存在很多問題。

2.1 工作的繁雜性

工作的繁雜性在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中普遍存在。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案綜合管理部門作為信息管理的綜合部門，不僅要管理文案工作，還要延伸到很多部門，如人力資源部門、科研部門、設(shè)備管理部門和財務(wù)管理部門等?，F(xiàn)階段，雖然醫(yī)療衛(wèi)生單位已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但檔案信息涉及的內(nèi)容種類繁多，有文案、財務(wù)、設(shè)備、人力資源和科學(xué)研究等相關(guān)內(nèi)容，仍然需要很大的工作量。由此可見，檔案信息化管理建設(shè)工作具有一定的繁雜性，需要進(jìn)一步深化。

2.2 檔信息化管理缺乏優(yōu)秀人才

專業(yè)人才可以運(yùn)用所學(xué)的專業(yè)知識與相關(guān)的計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)安全管理知識，采用先進(jìn)的信息化管理方法，來解決系統(tǒng)檔案管理中信息存儲容量大、種類復(fù)雜、信息兼容性差等難題。因此高素質(zhì)、綜合性的專業(yè)人才是促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作有效實(shí)施的基礎(chǔ)保障。但是，當(dāng)前的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)嚴(yán)重缺乏此類人才，導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案信息化管理工作停滯不前，從而制約了檔案管理信息化的持續(xù)性發(fā)展。

2.3 技術(shù)支持不全面

目前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理離不開計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持與保障。但是，當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作中卻存在技術(shù)支持不全面的問題，其主要表現(xiàn)在以下兩個方面。第一，目前，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)采用的技術(shù)大多是一些過時的技術(shù)和一些已經(jīng)被淘汰的技術(shù)，甚至有些技術(shù)還存在安全隱患，極易造成檔案信息丟失。第二，在當(dāng)前的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中，檔案信息管理建設(shè)還處于基礎(chǔ)階段，由于起步較晚，即使引進(jìn)了一些先進(jìn)技術(shù)，但是會使用該技術(shù)的人員并不多，從而導(dǎo)致先進(jìn)的技術(shù)不能得到充分利用。。

2.4 規(guī)范體系不健全

一般來講，對于衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作而言，標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的基礎(chǔ)工作是促進(jìn)管理工作正常開展的前提保障。但是，在當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作中，由于受規(guī)范體系不健全影響，會出現(xiàn)檔案資料質(zhì)量低、各類檔案的著錄細(xì)則兼容性差、自動化形同虛設(shè)、軟件移植性差、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作缺少統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等問題。這些都會嚴(yán)重約束衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)。

3 推進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

在當(dāng)前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對當(dāng)前的管理體系進(jìn)行全面改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的緊密結(jié)合，建立一個統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實(shí)施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中，工作人員要對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行有效的分類管理與保存，以此來促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價值。

3.2 培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

目前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)需要大量的高素質(zhì)、專業(yè)性、綜合性的人才。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作比較復(fù)雜，再加上現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。因此，在實(shí)際的檔案管理工作中，衛(wèi)生系統(tǒng)要引進(jìn)一批專業(yè)的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理條例、職能分類，具有一定的計算機(jī)專業(yè)知識與醫(yī)學(xué)專業(yè)知識基礎(chǔ)，以此來打造一支專業(yè)性強(qiáng)的管理團(tuán)隊，更好地為群眾進(jìn)行服務(wù)。同時，衛(wèi)生系統(tǒng)要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化他們的專業(yè)知識與技能，使其能夠跟上時代變革的腳步，與時俱進(jìn)。

3.3 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，最主要的就是要實(shí)現(xiàn)各單位檔案室計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的普及應(yīng)用，從而不斷加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。第一，我國要在全國范圍內(nèi)建立衛(wèi)生醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并利用政務(wù)網(wǎng)對其進(jìn)行輔助，來建立市與縣級檔案網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系。第二，對檔案管理軟件進(jìn)行規(guī)范與統(tǒng)一，從而可以有效保障檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一與長期使用性。第三，加強(qiáng)電子文件歸檔管理，積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)。在當(dāng)前實(shí)際的檔案信息化建設(shè)中，衛(wèi)生系統(tǒng)必須引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的信息化，最大化地發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.4 完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施

衛(wèi)生系統(tǒng)可以從以下幾方方面完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施。第一，在出現(xiàn)隱患萌芽時，工作人員一定要科學(xué)地評估危險的大小，并重點(diǎn)保護(hù)這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評估檔案數(shù)據(jù)的安全性，給檔案劃分相應(yīng)的安全等級，并從實(shí)際情況找出相應(yīng)的解決辦法，最終制訂一套切實(shí)可行的安全方案。第三，衛(wèi)生系統(tǒng)要利用用戶信息認(rèn)證、電子加密、防火墻等先進(jìn)的技術(shù)保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的安全。這些技術(shù)中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計算機(jī)訪問危險網(wǎng)站，減少中病毒的概率。當(dāng)然，電子加密技術(shù)也是確保檔案信息安全的重要方式，具體的加密方式有兩種：一是收到數(shù)據(jù)后加密儲存，二是加密后再傳送。第四，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，系統(tǒng)要對相關(guān)人員的登錄信息進(jìn)行驗證，可以在一定程度上保障衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全。

4 結(jié) 語

當(dāng)前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)還處于初級發(fā)展階段，要想實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的全面完善與健全，還需要很多努力。為了保證檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利開展，衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)該加強(qiáng)衛(wèi)生檔案系統(tǒng)管理，采取逐漸完善的原則，建立健全檔案管理制度，并結(jié)合工作中的新情況、新問題和新特征，及時對各項規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整和完善。現(xiàn)如今，對于衛(wèi)生系統(tǒng)來說，檔案信息化管理是醫(yī)療事業(yè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是一個循序漸進(jìn)的過程，同時也是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，需要不斷地摸索與完善。

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