信息數(shù)字化環(huán)境下如何加強(qiáng)工程項目檔案管理

張蕾

[摘 要]工程項目檔案是建筑領(lǐng)域不可缺少的重要內(nèi)容和組成部分，記錄和存儲了建筑施工的全過程，通過管理工程項目檔案可以較好地總結(jié)和反思行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。在當(dāng)前信息化、數(shù)字化的背景下，信息化對工程項目檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，企業(yè)有必要充分認(rèn)識到工程項目檔案管理的特點，把握工程項目檔案管理信息化建設(shè)的必要性，全面分析信息數(shù)字化環(huán)境下工程項目檔案管理存在問題和不足，并結(jié)合企業(yè)實際積極探索切實有效的信息化、數(shù)字化方法，從而較好地提升工程項目檔案管理的效果。

[關(guān)鍵詞]信息化；數(shù)字化；工程項目；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.079

[中圖分類號]TP311.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

在物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)普及應(yīng)用的背景下，工程項目檔案管理作為工程建設(shè)中的重要組成部分，也開始向信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。為了更好地促進(jìn)工程項目檔案管理工作有序進(jìn)行，企業(yè)有必要創(chuàng)新工程項目檔案管理的模式和手段，使之成為工程科學(xué)決策的重要依據(jù)，更好地推動工程項目的建設(shè)和發(fā)展。

1 信息化環(huán)境對工程項目檔案管理的影響

工程項目檔案是建設(shè)領(lǐng)域中不可或缺的重要組成部分和內(nèi)容。由于工程項目涉及較多的參與單位，建設(shè)周期較長、投資額度較大，為此，要將工程項目檔案管理工作貫穿于工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，使之成為工程項目開發(fā)建設(shè)的重要依據(jù)和參考。

當(dāng)前，在信息化、數(shù)字化普及的環(huán)境下，檔案信息資料傳遞具有快速、高效的傳播特征，且檔案信息資料的存儲方式也發(fā)生了較大的改變，出現(xiàn)了電子郵件傳輸、圖片、音頻、視頻和軟件等，對工程項目檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。一是對工程項目檔案管理內(nèi)容的影響。在信息化、數(shù)字化的背景之下，工程檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了較大的改變，它不僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程項目檔案資料，還包括不同類型的信息化文檔資料，如工程建設(shè)施工中的圖像、照片、工程設(shè)計圖紙和圖像處理文件等。這些信息化、電子化的檔案信息極大地豐富了工程檔案管理內(nèi)容，必須要對其加以系統(tǒng)、規(guī)范的整理、存儲和利用。二是對工程項目檔案管理方法的影響。由于原有的與施工項目同步采集的方式會造成人力、物力資源的極大浪費，而在施工竣工之后的統(tǒng)一檔案資料采集又明顯存在檔案資料不夠完整的問題。因此，在信息化、數(shù)字化的背景下，工程項目檔案管理也需要采用遠(yuǎn)程自動控制技術(shù)和方法，較好地實現(xiàn)對工程項目檔案的自動化、信息化采集和整理，確保工程項目檔案資料的及時性、完整性和統(tǒng)一性。三是對工程項目檔案管理重心的影響。信息技術(shù)極大地轉(zhuǎn)變了工程項目檔案管理的重心，通過計算機(jī)的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)計算方式，可以全面獲取工程的施工狀態(tài)、企業(yè)盈利情況等，也使工程施工參與人員能夠更好地挖掘自己所需的檔案信息資源，為自身的進(jìn)步和個人成長提供助力。由此可見，信息化、數(shù)字化背景下的工程項目檔案管理重心已經(jīng)由檔案整理存儲轉(zhuǎn)向管理服務(wù)。

2 工程項目檔案管理中存在的問題

工程項目檔案信息化建設(shè)和管理可以較好地確保工程項目檔案的完整和統(tǒng)一，為工程項目決策提供良好的數(shù)據(jù)支撐，減少工程決策的失誤現(xiàn)象。然而，在工程項目檔案管理逐步走向開放的信息化建設(shè)進(jìn)程中，還暴露出一些管理問題。

2.1 工程項目檔案信息化建設(shè)的意識不強(qiáng)

當(dāng)前，我國大多數(shù)工程項目檔案管理人員的信息化建設(shè)意識還不強(qiáng)，制約了工程項目檔案的信息化建設(shè)。具體來說，很多檔案管理人員并不十分了解工程項目檔案信息化建設(shè)，對于信息技術(shù)在工程項目檔案管理中的應(yīng)用也不夠熟練，對于工程項目檔案信息化建設(shè)的具體流程、建構(gòu)方法并不清晰。

2.2 工程項目檔案管理的技術(shù)和手段有待改善

當(dāng)前，大多數(shù)工程項目檔案管理的信息化技術(shù)和手段有待改善。一些檔案管理工作人員還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，僅僅將檔案管理工作視為資料保管工作，也沒有采用先進(jìn)的工程項目檔案信息化建設(shè)技術(shù)，導(dǎo)致工程項目檔案管理的效率低下。

2.3 工程項目檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)還停留在初級階段

隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的普及，一些大型工程單位也配置了計算機(jī)裝置和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并將其應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理工作之中。然而，受到諸多因素的限制和影響，許多工程企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還停留在制表、文檔處理和查閱等初期階段，并沒有建設(shè)工程項目檔案信息數(shù)據(jù)庫的意識，導(dǎo)致工程項目檔案的信息不夠完整和準(zhǔn)確，不利于推動工程項目檔案信息化建設(shè)進(jìn)步。

2.4 工程項目檔案管理的規(guī)范性欠缺

目前，在工程項目檔案信息化建設(shè)和管理的過程中，由于缺乏完整的工程項目檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度體系，導(dǎo)致許多工程項目檔案管理工作存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。例如，工程項目電子檔案的存儲和利用環(huán)節(jié)就存在不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，導(dǎo)致工程項目檔案容易出現(xiàn)丟失和毀損。

2.5 工程項目檔案信息化人才匱乏

在信息化、數(shù)字化的背景下，工程項目檔案信息化人才還十分匱乏。由于大多數(shù)企業(yè)的工程項目檔案管理人員存在知識結(jié)構(gòu)不合理、文化素養(yǎng)不高等問題，導(dǎo)致企業(yè)缺乏既懂檔案管理知識、又熟悉先進(jìn)信息檔案管理技術(shù)的高素質(zhì)人才，加之企業(yè)沒有對工程項目檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，造成工程項目檔案信息化管理相對滯后。

3 信息數(shù)字化環(huán)境下工程項目檔案管理的措施探索

3.1 健全信息數(shù)字化環(huán)境下的工程項目檔案管理制度

為適應(yīng)信息化、數(shù)字化的發(fā)展環(huán)境，工程項目檔案管理工作首先要從自身的制度體系著手，確保工程項目竣工文件移交時能夠統(tǒng)一，通過工程項目勘察設(shè)計、招標(biāo)、施工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)的合同簽訂，較好確定工程項目檔案的數(shù)量、質(zhì)量、移交時間，通過各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度固化工程項目檔案管理的行為模式。企業(yè)需要制定工程項目的各項管理制度，包括《工程項目檔案月度檢查制度》《工程項目檔案安全保密制度》《工程項目檔案信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)》《信息系統(tǒng)運行管理標(biāo)準(zhǔn)》等，確保工程項目檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。同時，企業(yè)還要提高工程項目檔案制度的執(zhí)行力和各參與單位的檔案參與積極性，并嚴(yán)格要求工程項目檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、案卷分類及整編等，并加強(qiáng)相關(guān)制度執(zhí)行的考核檢查力度。此外，企業(yè)要在單位月、周例會上通報工程項目檔案管理的執(zhí)行狀況，及時解決和協(xié)調(diào)工程項目檔案執(zhí)行中存在的問題，確保工程項目檔案管理制度落實到位。

3.2 實現(xiàn)工程項目檔案信息的數(shù)字化

（1）做好工程項目檔案信息數(shù)字化的硬件平臺建設(shè)。為了更好地提升管理效率，企業(yè)有必要建立局域網(wǎng)或無線網(wǎng)，鏈接業(yè)主、監(jiān)理單位、施工單位、勘察設(shè)計單位各方，形成立體化的、相互聯(lián)系的工程項目檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。同時，企業(yè)還要配置工程項目檔案信息數(shù)字化建設(shè)必備的計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，建設(shè)工程項目檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，更好地為工程項目檔案的信息化開發(fā)和利用提供硬件基礎(chǔ)平臺。

（2）做好工程項目檔案信息數(shù)字化的軟件平臺建設(shè)。企業(yè)有必要開發(fā)應(yīng)用“客戶端/服務(wù)器（C/S）”模式下的工程項目檔案管理軟件，建立廣域網(wǎng)信息平臺，安裝“瀏覽器/服務(wù)器（B/S）”模式的協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)、外網(wǎng)的物理隔離。

（3）做好工程項目檔案管理的數(shù)字化工作。企業(yè)要加強(qiáng)對工程項目檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和手段，實現(xiàn)對非數(shù)字化目標(biāo)的搜集、整理、加工和錄入，使之與數(shù)據(jù)庫架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，形成結(jié)構(gòu)化、共享的數(shù)字化資源。同時，企業(yè)需要做好檔案的分類，將不同的工程項目檔案固化于不同的管理軟件之中，由各參與單位相互協(xié)作、分工合作，依照規(guī)定的流程和步驟進(jìn)行工程項目檔案的數(shù)字化建設(shè)，使之具有較好的靈活性，能夠更好地提升工程項目檔案的服務(wù)質(zhì)量。

3.3 全面架構(gòu)工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)

信息化背景下，工程項目檔案管理必須全面考慮勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位的具體情況，實現(xiàn)全方位、多層面的檔案管理。企業(yè)有必要建設(shè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，包括工程項目檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理、工程項目檔案質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)化管理、工程進(jìn)度監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)化管理等，在這些一體化的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)條件下，使之成為社會的共享資源，更好地實現(xiàn)工程項目檔案的服務(wù)功能。

3.4 應(yīng)用先進(jìn)的信息數(shù)字化技術(shù)

在工程項目檔案管理的過程中，企業(yè)要采用高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和信息數(shù)字化技術(shù)，更好地推動工程項目檔案的信息數(shù)字化建設(shè)。同時，企業(yè)還要利用統(tǒng)一查找技術(shù)，實現(xiàn)對信息數(shù)字化檔案的全文搜索、歸檔管理、目錄管理等。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)工程項目檔案的安全保密工作，從操作權(quán)限、查閱密級、備查申請和多層結(jié)構(gòu)等方面入手，做好工程項目檔案的信息數(shù)字化管理。

3.5 培育高素質(zhì)的工程項目信息化檔案管理人才

為積極應(yīng)對信息化建設(shè)給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)需要培養(yǎng)高素質(zhì)的工程項目信息化檔案管理人才。第一，加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，為工程項目提供專業(yè)化、信息化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，并納入單位的人才培養(yǎng)規(guī)劃中，接受跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的人才培訓(xùn)，使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。第二，全面提升工程項目檔案管理人員的信息獲取能力和服務(wù)能力，加快檔案信息化建設(shè)步伐。

4 結(jié) 語

在信息數(shù)字化環(huán)境下，工程項目檔案管理工作涉及面較廣，也是工程建設(shè)不可缺少的重要組成部分。企業(yè)要全面認(rèn)識到工程項目檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，從制度體系、平臺建設(shè)、人才培訓(xùn)和技術(shù)應(yīng)用等方面，加強(qiáng)工程項目檔案管理，更好地推動工程項目檔案管理的科學(xué)化、信息化和數(shù)字化。

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