大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

周麗絲

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)，信息就是財(cái)富，做好信息管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中不容忽視的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作進(jìn)行了分析，文章從闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)入手，進(jìn)一步介紹了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并且研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升檔案管理效率的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;分析

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)管理的一種全新方式，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計(jì)算不斷發(fā)展的必然結(jié)果。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，其需要處理的數(shù)據(jù)就非常多，且給整個(gè)檔案管理效果有著較大的影響。因此，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，這種保管方式相對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的硬盤(pán)、云盤(pán)等保管形式來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時(shí)會(huì)在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對(duì)于一些比較重要的檔案，比如不動(dòng)產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動(dòng)產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會(huì)更換一次，因此在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中很容易因?yàn)槌睗竦惹闆r造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而大數(shù)據(jù)時(shí)代則改為了基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的云盤(pán)、硬盤(pán)等儲(chǔ)蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長(zhǎng)了檔案保存時(shí)間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時(shí)間內(nèi)未能進(jìn)行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會(huì)變得非常耗時(shí)耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺(tái)上的，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來(lái)的數(shù)據(jù)出錯(cuò)率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在最近幾年的熱度一直未減，而關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保管，因此對(duì)于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過(guò)大數(shù)據(jù)可以對(duì)檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時(shí)可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升檔案管理效率的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念

一直以來(lái)，檔案館在進(jìn)行管理的過(guò)程中都傾向于采用“供給導(dǎo)向”的理念和工作模式，往往會(huì)以本身的業(yè)務(wù)需要為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前已經(jīng)存儲(chǔ)的檔案信息，對(duì)其進(jìn)行處理，使其為相關(guān)工作人員服務(wù)。而在這樣的理念下，很容易發(fā)生“已有服務(wù)不需要，需要的服務(wù)卻未成形”的現(xiàn)象。反之，觀察現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，不同的行業(yè)領(lǐng)域在打造檔案館的同時(shí)，都力求達(dá)到個(gè)性、多樣、精致的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高度精準(zhǔn)的服務(wù)需求服務(wù)，而檔案館需要抓住良好的發(fā)展機(jī)遇，利用先進(jìn)的技術(shù)，打造貼合市場(chǎng)的模式，促進(jìn)未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，工作人員要改變傳統(tǒng)的“供給導(dǎo)向”管理觀念，切實(shí)了解并抓住用戶的實(shí)際需求，以此為出發(fā)點(diǎn)，開(kāi)發(fā)并利用適當(dāng)?shù)臋n案信息，打造貼心服務(wù)。此外，在檔案館體系內(nèi)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)、大資源這類(lèi)概念的重視，將數(shù)據(jù)保管的方法從管庫(kù)存儲(chǔ)改變?yōu)閿?shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的形式，將數(shù)據(jù)的快速查閱、精確分析作為基礎(chǔ)功能進(jìn)行建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)力度

無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理或是數(shù)據(jù)檔案管理，都必須要依靠人來(lái)進(jìn)行操作。數(shù)據(jù)檔案管理對(duì)檔案管理人員的個(gè)人能力提出了更高的要求，因此必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度。針對(duì)原有的檔案管理老員工，首先要從思想上對(duì)他們進(jìn)行觀念的革新，其次還需要聘請(qǐng)專(zhuān)家通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)會(huì)、講座等方式對(duì)檔案管理人員的技能水平進(jìn)行提升。另外，在培養(yǎng)原有檔案管理人員時(shí)，要注重為檔案管理內(nèi)部注入新鮮血液，吸引更多年輕人加入檔案管理行業(yè)，充實(shí)檔案管理領(lǐng)域人才。

（三）主動(dòng)與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司進(jìn)行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，對(duì)于其中的開(kāi)發(fā)環(huán)境等應(yīng)當(dāng)適應(yīng)。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對(duì)這些公司進(jìn)行全面對(duì)接，在充分溝通基礎(chǔ)上，了解出自身需要達(dá)到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)出針對(duì)性的工具，這對(duì)于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。此外，檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的監(jiān)管工作，特別是對(duì)于其中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)信息，應(yīng)當(dāng)制定出一定的準(zhǔn)入制度，保證技術(shù)使用有較為明晰的制度要求，從而更為高質(zhì)量的使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

（四）對(duì)所有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，可實(shí)現(xiàn)對(duì)所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的統(tǒng)一備份。這對(duì)于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時(shí)，通過(guò)統(tǒng)一備份的方式，可以在全國(guó)所有的檔案管理所內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一共享。這個(gè)工作的高質(zhì)量實(shí)施，需要科學(xué)規(guī)劃與全面的驗(yàn)證，根據(jù)不同的檔案類(lèi)型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開(kāi)發(fā)與利用。

三、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作同時(shí)面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理工作要想乘著“大數(shù)據(jù)”這陣東風(fēng)發(fā)展起來(lái)，就必須要充分利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行不斷地調(diào)整、革新，樹(shù)立一個(gè)新的發(fā)展方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為國(guó)家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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