淺談檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化

王婧

摘要：隨著國家現(xiàn)代化發(fā)展與建設(shè)積極的推進(jìn)，我國事業(yè)單位也正在進(jìn)行不斷的改革，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一個(gè)重要工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)已成為一項(xiàng)重要目標(biāo)。檔案管理對于效率具有較高的要求，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)就能夠使管理過程快捷方便，節(jié)約時(shí)間資源以及人力資源，為事業(yè)單位的更好發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。本研究將對現(xiàn)階段檔案管理中的問題加以分析，同時(shí)提出信息化建設(shè)過程中的建議，從而更好地促進(jìn)國家事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;信息化

事業(yè)單位的檔案信息存較為復(fù)雜以及變動(dòng)性大的特點(diǎn)，采用傳統(tǒng)的管理方式不利于效果的加強(qiáng)，所以完成檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要。信息化檔案管理具有較多優(yōu)點(diǎn)，在使重要檔案得到安全穩(wěn)定保存的同時(shí)還能加快關(guān)鍵檔案信息的查找，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

一、我國檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理專業(yè)人員數(shù)量較少

管理人員的基本素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量以及效率，但是目前我國事業(yè)單位缺少專業(yè)的管理人員，這極大程度上影響了管理水平的加強(qiáng)。管理人員不夠?qū)I(yè)主要是由于相應(yīng)的選拔機(jī)制不夠嚴(yán)格，在選擇的過程中過于單一的重視管理人員的基本學(xué)歷，從而忽視對管理人員處理具體問題能力的考驗(yàn)。

（二）對檔案管理工作的重視程度有待提高

在事業(yè)單位現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，對檔案管理工作這一方面的重視程度較弱，與其他環(huán)節(jié)工作相比存在突出的發(fā)展不平衡現(xiàn)象。事業(yè)單位由國家直接管理，不僅要重視在社會(huì)生活中要起到完善服務(wù)作用，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)自身系統(tǒng)的加強(qiáng)，這是事業(yè)單位未來發(fā)展需要重視的方面。檔案管理是事業(yè)單位必要工作環(huán)節(jié)，要對各類重要檔案信息進(jìn)行記錄與保存。提高檔案管理水平不僅能夠促進(jìn)其他工作的積極開展，更為重要的是可以事業(yè)單位的未來發(fā)展方向進(jìn)行引導(dǎo)^[1]。檔案管理部門應(yīng)與其他部門進(jìn)行緊密的聯(lián)系，這樣不僅能夠利于對檔案信息的有效采集與整理，同時(shí)對于事業(yè)單位的整體發(fā)展具有重要意義。但是目前檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系較弱，這對于檔案管理的有效開展與落實(shí)十分不利，所以這也是我國事業(yè)單位需要加以重視的問題。

（三）檔案管理信息化程度偏低

在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的程度參差不齊，一些檔案管理信息化程度偏低，這是阻礙事業(yè)單位更好發(fā)展的重要因素，造成檔案管理的效率以及安全性較差。與信息化管理不同，以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中管理人員將各部分重要的檔案信息以紙質(zhì)版的形式進(jìn)行保存，這樣在保存過程中常出現(xiàn)丟失以及破損等狀況。同時(shí)這種方式需要大量管理人員進(jìn)行工作，進(jìn)一步提高了事業(yè)單位在人力資源方面的花銷。信息化技術(shù)的出現(xiàn)是打破以往傳統(tǒng)檔案管理方式的重要條件，但是由于多方面因素的干擾原因，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還未得到全面普及，所以信息安全水平也有較大的上升空間。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）提高重要檔案信息的查詢效率

信息化技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位將需要重要的信息都以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行保存，當(dāng)需要一些信息時(shí)管理人員能夠以最短的時(shí)間將其找出，同時(shí)對其他信息不產(chǎn)生任何不良的干擾作用。信息化建設(shè)不進(jìn)縮短了查找檔案的時(shí)間，更為重要的是能夠?yàn)槭聵I(yè)單位節(jié)省人力物力，進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)效益水平。

（二）加強(qiáng)檔案信息管理的安全性

紙質(zhì)版檔案具有較低的安全性，一旦發(fā)生外界因素導(dǎo)致的意外極易破損，信息化的建設(shè)就能夠很好的解決這一難題，它通過建立合理的數(shù)據(jù)庫就能一次性將所有信息進(jìn)行保存，備份功能可以通過對重要信息的復(fù)制來防止信息的丟失，進(jìn)而提升檔案管理的安全性。以往紙質(zhì)檔案在不良天氣等外界因素中極易發(fā)霉受潮，同時(shí)對其保存還需要較大的空間資源，這對于管理的安全性不能較好保證。檔案管理信息化建設(shè)不占用實(shí)際的空間，同時(shí)往常具體外界環(huán)境因素不能對其產(chǎn)生影響，這實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存。

三、優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)的基本策略

（一）建立嚴(yán)格的檔案管理制度

在未來的發(fā)展中事業(yè)單位想要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，首先就要健全與完善嚴(yán)格的檔案管理制度。檔案管理制度作為一項(xiàng)重要的參照標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容要十分全面與合理，保證能夠適用于各種檔案管理情況。嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對于管理人員也能夠起到監(jiān)督的作用，一旦有員工出現(xiàn)工作問題時(shí)能夠進(jìn)行及時(shí)有效的責(zé)任追究，這就極大程度上能夠提高管理人員對工作的認(rèn)真態(tài)度，從而更高質(zhì)量高效率的完成工作任務(wù)^[2]。目前在檔案管理制度中對一些內(nèi)容還存在缺失，所以增添與完善制度內(nèi)容尤為重要，使其在實(shí)際管理工作中更加有效。

（二）加強(qiáng)對檔案管理信息化發(fā)展的重視

在事業(yè)單位發(fā)展的未來過程中，不僅要對其他行政工作進(jìn)行積極籌劃，還要對檔案管理工作的信息化建設(shè)積極推進(jìn)，增強(qiáng)檔案管理的安全穩(wěn)定性。首先要加強(qiáng)檔案管理工作環(huán)境的安全性，進(jìn)出檔案管理辦公室的工作人員要有嚴(yán)格的記錄，其他部門人員沒有許可不得擅自進(jìn)入其中，這樣可以為其提供可靠的管理環(huán)境。其次領(lǐng)導(dǎo)層要積極監(jiān)督與督促信息化建設(shè)的開展，使現(xiàn)代化建設(shè)逐步有序的推進(jìn)。信息化建設(shè)要求管理人員具備更豐富的知識(shí)儲(chǔ)備量，能夠?qū)π畔⒒夹g(shù)具有一定的掌握與了解，事業(yè)單位要定期對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使其及時(shí)對最新管理方法與手段進(jìn)行掌握，進(jìn)而保證信息化檔案管理的積極進(jìn)行。

（三）完善檔案信息資源建設(shè)

完善檔案信息資源建設(shè)也尤為關(guān)鍵，在進(jìn)行信息資源建設(shè)的過程中要充分利用計(jì)算機(jī)、多媒體以及網(wǎng)絡(luò)等重要技術(shù)手段，從而提升檔案管理的信息化水平。電子檔案就是信息資源建設(shè)的重要產(chǎn)物，對事業(yè)單位的各部分重要信息進(jìn)行全面的記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息便捷有效的查詢。

四、結(jié)語

檔案管理的信息化建設(shè)是我國現(xiàn)代化發(fā)展中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是現(xiàn)代化建設(shè)的大勢所趨。相信經(jīng)過不斷的加強(qiáng)與完善，在不久的將來檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)全面的信息化建設(shè)，事業(yè)單位在信息化檔案管理的推動(dòng)下能夠更好的完成各項(xiàng)任務(wù)。事業(yè)單位的發(fā)展不僅是國家綜合國力加強(qiáng)的前提，同時(shí)對于國家經(jīng)濟(jì)更好建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對于我國未來發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]周曉燕，李彥.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科技展望，2016，26（16）：29-31.

[2]張桂秋.實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理[J].商情，2016（24）：161