中小學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新探析

李睿

摘 要：檔案是能夠反映一所學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要資料，而檔案管理工作則是學(xué)校工作的資料的收集、整理、開發(fā)以及利用。新時期，中小學(xué)如何全面、科學(xué)、系統(tǒng)的開展檔案管理工作，已然成為學(xué)校必須重視的問題。做好中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新，有利于學(xué)校更好的貫徹黨的教育方針，進而為中小學(xué)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)。本文從中小學(xué)檔案管理的內(nèi)容入手，結(jié)合當(dāng)前中小學(xué)檔案管理模式存在的問題，提出檔案管理模式創(chuàng)新的對策，以致于能夠讓檔案管理更好的促進學(xué)校發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；檔案管理；模式

一、 中小學(xué)檔案管理內(nèi)容

（一） 收集

檔案收集是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，根據(jù)國家、教育部門的相關(guān)要求，將學(xué)校、師生、各個部門分散的資料整合在一起，主要包括中小學(xué)的教育、教學(xué)、科研、人事、經(jīng)營、行政等等方面的內(nèi)容。檔案收集工作需要在眾多文件資料中篩選出具有價值的資料，同時，收集工作還需要考慮到后期檔案歸檔、檔案制度建立、檔案開發(fā)與利用等等。因此，收集工作作為基礎(chǔ)性工作，必須得到重視。

（二） 整理

在檔案收集的基礎(chǔ)上按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行整理的過程，稱之為檔案整理。檔案整理有利于促進檔案管理工作更加科學(xué)化、系統(tǒng)化。通常來講，檔案整理必須要嚴(yán)格按照整理原則進行，即要尊重檔案形成過程中存在的自身規(guī)律，確保檔案的完整性；根據(jù)檔案的時間、內(nèi)容、來源、性質(zhì)給予檔案對應(yīng)的聯(lián)系性，進而為檔案使用打下堅實的基礎(chǔ)。

（三） 保管

檔案保管要“以預(yù)防為主，防治并重”的原則開展。所謂“預(yù)防”就是要最大限度防止與克服一切不利的因素對檔案造成威脅與損害，這方面學(xué)校要根據(jù)實際情況加大檔案掛歷方面的投入，比如購置對應(yīng)的保管設(shè)備，盡可能采取先進的技術(shù)手段，以保障檔案的完整性、安全性以及實用性。所謂“治”，主要是針對那些不可抗拒因素所帶來的損害進行修復(fù)，例如，檔案室殺蟲去污，檔案資料修復(fù)等等，確保檔案的完整性。

（四） 開發(fā)與利用

檔案收集、整理、保管的目標(biāo)則則是為了學(xué)校能夠更好的利用檔案資料。因此，為了提高檔案的開發(fā)與利用力度，第一，做好資料統(tǒng)計促進檔案開發(fā)，要堅持簡明扼要的原則開展，主要以表冊、數(shù)字的形式為主，能夠客觀、準(zhǔn)確反映學(xué)校相關(guān)工作情況，而且檔案統(tǒng)計工作與收集、整理、保管、鑒定都有一定的交集。第二，檔案利用。目前，中小學(xué)檔案利用形式主要有：（1）建立校史館，這種方式能夠讓外賓和師生來學(xué)校通過參觀這些檔案資料，進而了解學(xué)校從建校到發(fā)展的風(fēng)貌；（2）建立并完善檔案借閱制度，為教職工使用提供便利；（3）結(jié)合信息技術(shù)，擴展檔案使用的渠道。

二、 中小學(xué)檔案管理存在問題

（一）檔案管理制度不健全

基于目前中小學(xué)檔案管理制度的現(xiàn)狀而言，首先，雖然很多中小學(xué)是按照國家檔案管理以及教育部門所制定的規(guī)定建立檔案管理制度，但是這種檔案管理制度往往沒有結(jié)合學(xué)校的實際情況，沒有關(guān)注到細節(jié)，進而可能導(dǎo)致檔案管理在資料信息收集、整理、保管、開發(fā)與利用等等方面出現(xiàn)各種問題，比如資料遺失、使用效率不高等等。其次，大部分中小學(xué)檔案管理都是由各個科室對本檔案資料進行直接管理，其中一些重要的文件則交由科室負(fù)責(zé)人進行負(fù)責(zé)與保管，雖然學(xué)校設(shè)置了專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門與人員，但是在借閱階段依然存在隨意性，其制度不夠完善，導(dǎo)致部分借閱沒有依照相關(guān)手續(xù)開展。最后，檔案保管是檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)，目前部分中小學(xué)檔案資料在防止外部環(huán)境的布設(shè)上面不夠到位，比如防火設(shè)備不完善；檔案柜中防潮、防蟲、防鼠的設(shè)置不夠合理。這些因素極有可能造成不可估量的損失，影響資料的安全性。

（二）管理服務(wù)方式單一

管理服務(wù)方式單一主要體現(xiàn)在這些方面：在信息技術(shù)的影響下，很多學(xué)校建立了以計算機信息技術(shù)為載體的現(xiàn)代化信息管理體系，所以人們在使用的過程也往往以通過信息技術(shù)查閱為主，但是由于一些資料比較久遠，而沒有及時的錄入與更新，導(dǎo)致人們在使用檔案資料時通過檢索服務(wù)卻找不到對應(yīng)的資料或者資料不全。信息技術(shù)的檔案管理能夠全面提高管理效率，但是要提高效率，要確保整體系統(tǒng)的完善，比如要了解教職工、學(xué)生對檔案的具體需求，不然很難查閱到他們想要的資料。但是實際情況，由于沒有過多的去了解服務(wù)對象的需求，所以在管理與服務(wù)上沒有進行創(chuàng)新與完善，進而導(dǎo)致資源浪費，使其很多應(yīng)該被開發(fā)出來的服務(wù)方式難以發(fā)揮作用。

三、 中小學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新策略

基于中小學(xué)檔案管理的內(nèi)容以及目前存在的問題，對檔案管理工作的創(chuàng)新是中小學(xué)檔案管理工作改革的必然趨勢，有利于提升檔案管理的效率與質(zhì)量，為學(xué)校全面發(fā)展而服務(wù)，具體如下：

（一） 加強服務(wù)

良好的服務(wù)意識與管理意識能夠讓學(xué)校檔案管理人員以最好的工作狀態(tài)、良好的工作心態(tài)開展工作，這是提高檔案管理的有效性主要途徑?；谀壳爸行W(xué)檔案管理模式構(gòu)建與實施過程存在的種種問題來講，其主要的原因是檔案管理人員服務(wù)意識不夠，沒有真正認(rèn)識到檔案管理的意義。因此，為了對檔案管理模式進行創(chuàng)新，首先，要全面提升檔案管理人員的服務(wù)意識，要讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)實意義，而不是由于工作的乏味、單調(diào)而出現(xiàn)應(yīng)付的態(tài)度。其次，明確責(zé)任。學(xué)校要對檔案管理人員的責(zé)任進行明確的劃分，將責(zé)任落實到人頭，完善考評機制，加強對本職工作的監(jiān)督力度，以致于能夠克服管理人員在工作過程中的惰性。最后，加強教育培訓(xùn)。通過專業(yè)的教育與培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)能力與服務(wù)意識，同時還要培養(yǎng)他們的不斷學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。

（二） 完善制度

中小學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新必須要有完善的檔案管理制度作為支撐，以致于確保各項工作能夠按部就班的運作。首先，要結(jié)合自身學(xué)校的實際情況，建立完善的檔案工作制度，要細化到檔案收集（收集方式）、整理（分類方法）、鑒定（鑒定原則）、保管（保管措施）、開發(fā)與利用（服務(wù)要求）等等環(huán)節(jié)，并且在實際工作中不斷完善。其次，加強學(xué)校對檔案管理工作的監(jiān)督力度，通過監(jiān)督你能夠及時指出檔案管理工作存在的不足，從而及時制定改善策略，以致于能夠讓工作更好的開展，為教職工提供更好的服務(wù)。再次，檔案借閱制度要完善，并且嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。查閱制度可以結(jié)合信息技術(shù)進行創(chuàng)新。最后，提高檔案管理安全習(xí)慣。派遣專業(yè)人員安裝設(shè)置，并且嚴(yán)格按照按照防潮、防火、防塵、防霉、防光、防蟲、防鼠以及預(yù)防有害氣體等等內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料室安全管理工作。

（三） 加強建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與完善，檔案管理必然朝著現(xiàn)代信息技術(shù)的方向發(fā)展。這方面需要學(xué)校加以重視，并且根據(jù)自身條件，對現(xiàn)代化檔案管理模式加強投入?？梢砸M先進的管理技術(shù)與管理設(shè)備。比如，根據(jù)學(xué)校檔案資料的特點，有針對性的建立一個檔案管理系統(tǒng)，同時還要結(jié)合學(xué)校教職工、學(xué)生對檔案資料的需求，開放檔案信息資料共享平臺，例如：APP、官網(wǎng)、微信公眾號等等，其目的是為了拓展學(xué)校檔案資料使用渠道，為廣大師生提供更好的檔案服務(wù)。

新時期，檔案管理工作是中小學(xué)發(fā)展過程中必須重視的內(nèi)容，學(xué)校要根據(jù)自身實際情況，明確當(dāng)前檔案管理模式存在的問題，結(jié)合檔案管理的內(nèi)容進行創(chuàng)新，進而完善檔案管理制度與管理措施，全面提升檔案管理的水平。

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