高職院校采購檔案管理存在問題與對策研究

梁梅

摘要：隨著財政部87號令的頒布，國家采購政策放管服的落實，對高職院校采購過程中出現(xiàn)問題進行重點剖析并提出相應(yīng)對策，旨在更好地做好采購檔案管理工作，使高職院校能借助有序的采購檔案管理更好地提高科學(xué)決策水平和采購效率。

關(guān)鍵詞：采購檔案；問題；對策研究

高職院校以培養(yǎng)合格的實踐技能性人才為己任，培養(yǎng)學(xué)生以實踐技能教學(xué)為主，教育、科研、生活所需要設(shè)施設(shè)備較多，采購活動頻繁、采購金額較大，因此采購檔案的歸檔利用顯得尤其重要，特別是財政部87號令的頒布，進一步落實國家采購工作放管服政策，強化了采購人的責(zé)任意識和廉潔自律意識，從程序?qū)蜣D(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)果導(dǎo)向。采購歸檔的是采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對采購實證、總結(jié)、決策等起著舉足輕重的作用。

1.高職院校采購檔案管理存在的問題

1.1檔案人員采購知識缺乏，管理質(zhì)量差

目前高職院校有政府采購、院內(nèi)詢價采購、院內(nèi)公開招標(biāo)、委托招標(biāo)等多種采購方式，采購檔案涉及預(yù)算執(zhí)行文件、采購前期準(zhǔn)備文件、開標(biāo)文件等全套資料，內(nèi)容多、程序性強，許多檔案人員采購知識缺乏，與采購部門互動性差，導(dǎo)致采購重要資料缺失，管理質(zhì)量差。

1.2采購歸檔缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保存范圍過小

采購檔案歸檔沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多重要資料沒有歸檔，目前政府采購存檔期為15年，由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、履約參數(shù)檢測報告、履約會計檔案等沒有進入歸檔范圍，資料嚴(yán)重缺失。

1.3檔案使用效能較差

檔案具有實證效能和使用效能，目前許多采購檔案歸檔后成為死檔，沒有形成檢索資料與全文電子檔案，導(dǎo)致歷史采購項目中供應(yīng)商投標(biāo)技術(shù)方案、技術(shù)指標(biāo)、財務(wù)狀況、服務(wù)能力、商務(wù)資質(zhì)等缺乏充分利用，未來采購的標(biāo)書制作和評分辦法的形成缺乏有力的編制依據(jù)，隨意性和傾向性較大。

1.4缺乏對重要性資料的收集

很多學(xué)校沒有對流標(biāo)資料的收集，沒有對未中標(biāo)企業(yè)投標(biāo)文件正本的收集，沒有對專家評委會流標(biāo)原因說明的收集，導(dǎo)致在查閱檔案時難以還原評標(biāo)流標(biāo)真實狀況，沒有形成全套實證性材料，不利于后期同類項目采購技術(shù)參數(shù)的把控，不利于對項目實施效率、效果的分析。

2.提高高職采購檔案管理的對策

2.1強化制

度建設(shè)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

強化高職院校制度建設(shè)，建立鑒別歸檔制度、核查制度、檔案利用制度、保密制度等，檔案管理人員多學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國招投標(biāo)法》、《政府采購法》、《檔案法》等法律法規(guī)，充分認(rèn)識采購檔案的特點：一是采購方式的多樣性，有公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、非招標(biāo)采購等多種方式，每種采購方式適應(yīng)的對象是不一樣的；二是參與主體的廣泛性，采購參與主體有采購人、供應(yīng)人、代理機構(gòu)、審批監(jiān)督機構(gòu)、專家評審委員會等多主體參與，采購檔案會將這一系列動態(tài)主體的全部活動記錄下來；三是檔案信息的系統(tǒng)性，采購的每個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，均會在采購檔案中體現(xiàn)；四是檔案信息的重要性，在采購檔案中，包含了供應(yīng)商的財務(wù)信息、專利技術(shù)、資質(zhì)條件等多樣重要資料；五是檔案利用的限制性，正是因為采購信息的重要性，所以利用的限制性要求高，特別是高?？蒲腥藛T眾多，未經(jīng)許可將供應(yīng)商的業(yè)績或?qū)嵅侔咐鳛檎撐乃夭牡谋缺冉允?，對采購人和供?yīng)商來說風(fēng)險較大。因此采購人員加強學(xué)習(xí)，才能明白采購檔案起著法律憑證的作用，特別是采購項目受質(zhì)疑和投訴的較多，起著廉政督促作用，采購工作涉及利益較多，供應(yīng)商競爭激烈，如何做到公平、公正、公開顯得尤其重要。

檔案管理人員除了自身學(xué)習(xí)提高外，還得加強檔案宣教工作，多給采購人員講解檔案法等相關(guān)知識，防止采購人員將重要資料忽略。

2.2制訂采購統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，防止歸檔范圍較小

采購檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得仿造、變造、隱匿或者銷毀。政府采購文件保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。統(tǒng)一編制歸檔資料的內(nèi)容和格式，編寫總目錄，按年度、季度編號順序進行組卷，歸檔內(nèi)容應(yīng)明晰，應(yīng)逐一進行明確且具有可操作性。

2.3提高采購檔案利用率

檔案管理人員要想辦法提高采購檔案的利用率，一是要對歸檔采購資料進行統(tǒng)計分析，形成檢索目錄，如流標(biāo)原因說明、供應(yīng)商資質(zhì)情況展示、供應(yīng)商財務(wù)狀況；二是利用歸檔資料召開采購工作研討會，在會上可從采購檔案的歸檔情況來研討如何提高采購工作效率；三是召開采購檔案展覽會，進行廉政教育，充分展示采購工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，如參與采購的供應(yīng)商是否具有對應(yīng)資質(zhì)、評審專家是否客觀公正、是否遵守了公開透明的原則、采購活動是否真實完整記載等；四是學(xué)校相關(guān)專業(yè)的重要實訓(xùn)場地；六是建立信息化數(shù)字檔案，避免資料因歷時久遠(yuǎn)而失真，同時相關(guān)使用人可全文下載，看到過去采購項目的真實狀況，同時利用高校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)從檔案歸集、保管、利用、統(tǒng)計、分析及信息開發(fā)的信息化。

2.4加強對重要資料的收集，避免遺漏

加強對采購檔案中重要資料的收集，如前期項目的實施方案，看出需求的定位和構(gòu)想；項目需求論證，是否充分反映出適應(yīng)教學(xué)、科研、服務(wù)的實際情況；評審記錄；履約驗收是否真實，有沒有產(chǎn)品合格證與質(zhì)檢報告，質(zhì)檢指標(biāo)是否和采購響應(yīng)參數(shù)一致；款項支付情況記錄，是否存在故意拖欠供應(yīng)商貨款的情況，是否按期支付履約保證金與質(zhì)保金；質(zhì)疑回復(fù)是否有據(jù)可依，對待質(zhì)疑是否做到客觀公正，不偏不倚；中標(biāo)（成交）通知書等重要檔案的收集是否應(yīng)收盡收。

采購檔案是采購工作的終點，卻是檔案工作的起點，檔案工作是采購工作有力的法律憑證，也是科學(xué)合理的總結(jié)，是廉潔自律的體現(xiàn)，也是教育資源優(yōu)化配置的佐證，做好采購檔案管理工作對采購人員來看說，也是新的起點，回憶過去，才能糾錯防弊，科學(xué)決策，更好地采購符合需求的產(chǎn)品，更好地為完成資源配置尋求有效解決方案。

參考文獻：

[1]李惠紅.完善高校招標(biāo)檔案管理的探討.蘭臺世界，2014.3月中旬.

[2]劉娟.淺談實現(xiàn)招投標(biāo)檔案優(yōu)化管理的目標(biāo)，城建檔案.2013（2）.

[3].姜守哲.加強高校招投標(biāo)檔案管理的若干思考.黑龍江檔案.2014（2）.

[4].尹立蘋，李彥啟，楊美榮.加強高校采購檔案規(guī)范化管理的探索.實驗室研究與探索.2013.32（4）.