淺談對全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理系統(tǒng)的認識及建議

郭寧 張猛

為了進一步加強對全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍的管理，教育部開發(fā)了《全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)》（以下簡稱“新中職學(xué)生管理系統(tǒng)”），并于2016年全面正式應(yīng)用。新中職學(xué)生管理系統(tǒng)能夠滿足學(xué)生管理的基本要求，但也存在一些突出問題，筆者通過實踐提出了解決建議。

一、新中職學(xué)生管理系統(tǒng)的優(yōu)點

1.能滿足各級用戶的基本需求

新中職學(xué)生管理系統(tǒng)能夠滿足各級教育行政部門和各中職學(xué)校在學(xué)籍管理、學(xué)生資助、教育經(jīng)費保障、事業(yè)統(tǒng)計、日常管理和科學(xué)決策、優(yōu)化資源配置等方面的需求，實現(xiàn)了對全國中職學(xué)生學(xué)籍等的綜合管理、監(jiān)控和日常維護。

2.實現(xiàn)全國部署，運行穩(wěn)定可靠

新中職學(xué)生管理系統(tǒng)的建設(shè)遵循“兩級建設(shè)、五級應(yīng)用”的模式。在教育部和各省教育行政部門建立國家級和省級兩級數(shù)據(jù)中心，國家級數(shù)據(jù)中心只供五級應(yīng)用中的國家級系統(tǒng)使用，省、地市、區(qū)縣、學(xué)校四級通過網(wǎng)絡(luò)遠程登錄到省級數(shù)據(jù)中心進行新中職學(xué)生管理系統(tǒng)上的業(yè)務(wù)使用操作。通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的集中監(jiān)管，確保了各類涉密信息的安全與新系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運行。

3.實現(xiàn)了對中職學(xué)生學(xué)籍的信息化管理

新中職學(xué)生管理系統(tǒng)為每個中職新生都建立了電子學(xué)籍檔案，所有在校生“一人一號、終身使用”，將學(xué)生每個教育階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和學(xué)籍檔案關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)了學(xué)生學(xué)籍信息化管理。新中職學(xué)生管理系統(tǒng)為各教育主管部門、各學(xué)校的日常學(xué)籍管理工作提供支撐，實現(xiàn)了在全國范圍對招生入學(xué)、學(xué)籍注冊、學(xué)籍檔案管理、學(xué)籍異動、升學(xué)、畢業(yè)、就業(yè)等學(xué)生學(xué)籍基本業(yè)務(wù)的信息化管理。通過及時處理在校生的學(xué)籍變更、異動等，隨時更新學(xué)籍數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了對在校生各種數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控。

4.實現(xiàn)了學(xué)籍異動各環(huán)節(jié)的全過程管理

正常情況下，每個學(xué)生在校期間只能擁有一個學(xué)籍，對應(yīng)其所在學(xué)校，但是有的學(xué)校甚至某些學(xué)籍管理人員對在校生的學(xué)籍異動（學(xué)籍的取得、變更、喪失、恢復(fù)、完結(jié)等）的規(guī)定和管理執(zhí)行不嚴格，導(dǎo)致出現(xiàn)了學(xué)籍重復(fù)注冊、人籍分離、有籍無人等問題。新中職學(xué)生管理系統(tǒng)對學(xué)生進行電子身份管理，系統(tǒng)中的學(xué)籍異動都要由學(xué)生所在學(xué)校提交發(fā)起，各級教育監(jiān)管部門按各自權(quán)限進行審核，分工明確，責任清楚，任何異動都有據(jù)可查。

5.實現(xiàn)了在全國范圍內(nèi)學(xué)生流動情況實時監(jiān)控和管理

由于目前社會對中職學(xué)歷認可度不高及中職學(xué)生本身的特點，造成了中職學(xué)生流動性大。為防止出現(xiàn)學(xué)生在原學(xué)校不辦理學(xué)籍異動而到了新學(xué)校又無法登記注冊的情況，新中職學(xué)生管理系統(tǒng)對每個新生都創(chuàng)建了電子學(xué)籍檔案，將學(xué)生的姓名、性別、出生日期、身份證號等信息與學(xué)前教育、中小學(xué)教育、高等教育階段學(xué)籍系統(tǒng)中的學(xué)生學(xué)籍信息進行匹配，確保學(xué)生電子學(xué)籍檔案的唯一性和準確性，實現(xiàn)了在全國范圍內(nèi)對學(xué)生各階段的流動情況進行實時監(jiān)控和管理。

6.為宏觀決策提供數(shù)據(jù)支撐

新中職學(xué)生管理系統(tǒng)是一個高度集成的應(yīng)用系統(tǒng)，學(xué)籍管理只是其中一個模塊。其他應(yīng)用內(nèi)容的擴充和各個子系統(tǒng)的開放使用，將改變目前一個學(xué)校多種管理系統(tǒng)同時運行的現(xiàn)況，減輕學(xué)校工作壓力，大大提高學(xué)校管理工作水平，尤其是學(xué)校的經(jīng)費管理、學(xué)生資助、招生入學(xué)等重點敏感問題。同時，新中職學(xué)生管理系統(tǒng)能夠為國家和地方政府的各級教育主管部門編制教育經(jīng)費預(yù)算，研究各項教育改革措施，提供學(xué)生數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析、監(jiān)控功能，為教育監(jiān)管、教育宏觀決策提供支撐。

7.加強學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍的業(yè)務(wù)管理

新中職學(xué)生管理系統(tǒng)實現(xiàn)了新生注冊、學(xué)籍檔案管理、學(xué)籍異動及審批、學(xué)生畢業(yè)等日常管理。在校管理方面，實現(xiàn)了學(xué)校、專業(yè)、班級、年級等信息的維護；在招生管理方面，實現(xiàn)了招生計劃、招生名單等的維護；在新生管理方面，實現(xiàn)了新生報到注冊、分班、學(xué)籍信息的維護；在學(xué)籍管理方面，實現(xiàn)了在校生檔案信息的維護、異動信息的申請和審核；在畢業(yè)管理方面，實現(xiàn)了學(xué)生畢業(yè)申請、畢業(yè)證打印、驗印等；在就業(yè)信息管理方面，實現(xiàn)了學(xué)生就業(yè)信息的維護；在問題學(xué)籍管理方面，實現(xiàn)了問題學(xué)籍的查詢和處理。

二、新中職學(xué)生管理系統(tǒng)存在的突出問題

1.使用界面不友好

在系統(tǒng)中查詢信息時，如果沒有查到相關(guān)信息，系統(tǒng)界面沒有任何提示，不能明確顯示系統(tǒng)是否查詢完畢、系統(tǒng)是否還在響應(yīng)。

2.新生錄取導(dǎo)入批量處理表格中特定信息某些地區(qū)不匹配

在新生錄取導(dǎo)入批量處理的表格中，地區(qū)行政劃碼是通過身份證號和數(shù)據(jù)庫比對后自動生成的。但是由于數(shù)據(jù)庫更新滯后，造成表格上傳后和系統(tǒng)信息不匹配，被作為錯誤數(shù)據(jù)退回，需要人工到字典數(shù)據(jù)庫中查找后手動修改，工作量巨大。

3.新系統(tǒng)后臺支持不完善

雖然建立了工作用QQ群，但技術(shù)人員不能及時回答各地區(qū)教師使用系統(tǒng)時遇到的問題，尤其是遇到某些數(shù)據(jù)需要后臺處理時，長時間的等待致使工作無法繼續(xù)進行。

4.新老系統(tǒng)信息不匹配

新系統(tǒng)開始使用時導(dǎo)入的是鵬達老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，新老系統(tǒng)很多信息不匹配，造成某些模塊使用不正常。例如，筆者學(xué)校2001年有一個學(xué)生學(xué)籍異動，將老系統(tǒng)中的信息直接導(dǎo)入新系統(tǒng)后，因為學(xué)生信息不全，致使異動查詢模塊無法正常使用。咨詢技術(shù)人員后得到的回復(fù)是，技術(shù)人員無權(quán)更改學(xué)生信息，只能按照異動原因一項一項查詢，工作量巨大且繁瑣。

5.畢業(yè)模塊匯總表格不能人工調(diào)整

畢業(yè)模塊匯總表格時格式不正確，且不能進行人工調(diào)整，匯總項總是隨機出現(xiàn)在表格的某一行。

6.學(xué)籍冊打印存在問題

學(xué)籍冊在新生審核后由系統(tǒng)自動生成，其中某一頁會突然出現(xiàn)對不齊的現(xiàn)象，造成學(xué)籍冊打印混亂。

7.學(xué)籍查重功能不完善

目前，新系統(tǒng)只能做到中職學(xué)校之間進行學(xué)籍查重，不能與技工院校、中學(xué)、農(nóng)廣校等其他也享受國家資助金的學(xué)校之間進行學(xué)籍查重，無法杜絕重復(fù)注冊套取國家資助金的違法行為。

8.查詢功能不夠完善

如果查詢某個學(xué)生，需要分別到在校生模塊、異動查詢模塊、畢業(yè)生模塊進行查詢。

三、新中職學(xué)生管理系統(tǒng)存在問題的解決方案

1.明確管理人員、運行人員、維護人員的職責

建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全保護長效機制，保證系統(tǒng)安全、平穩(wěn)、暢通、高效運行。在省級層面建立系統(tǒng)后臺服務(wù)體系，及時回應(yīng)對各級用戶在使用中遇到的問題。對系統(tǒng)運行中各種不完善的地方及時修改更新，完善系統(tǒng)各個模塊，讓系統(tǒng)的使用更加便利。

2.建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全責任體系

各地市教育行政部門應(yīng)對本轄區(qū)內(nèi)各個學(xué)校的數(shù)據(jù)采集、錄入、審核人員進行實名制登記，嚴格管控。依據(jù)“誰錄入誰負責，誰審核誰負責”的原則，為每名數(shù)據(jù)采集、錄入、審核人員發(fā)放具有唯一性的電子證書、密鑰，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)造假、數(shù)據(jù)錯誤時，及時追查到責任人，保證數(shù)據(jù)的全面、及時、準確和安全。

3.各個學(xué)校應(yīng)高度重視學(xué)籍檔案管理工作

學(xué)校指定專門的學(xué)籍檔案管理員，建立學(xué)籍檔案保密制度。設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理辦公室，指定專屬使用的電子辦公設(shè)備。有條件的學(xué)校應(yīng)鋪設(shè)專門線路，保障系統(tǒng)暢通，保護學(xué)籍信息免受各種類型的威脅、干擾、破壞和盜用。

（作者單位：濟寧市高級職業(yè)學(xué)校）