文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究

馮翠麗

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足新時(shí)代的發(fā)展要求，因此，充分利用現(xiàn)有辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理。文章對(duì)辦公自動(dòng)化下文書檔案管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn)進(jìn)行分析，探討如何進(jìn)行文書檔案管理。

關(guān)鍵詞 文書擋案管理 辦公自動(dòng)化

文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)以及問題處理等各個(gè)方面進(jìn)行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書檔案的管理工作也逐漸進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段?？萍嫉牟粩噙M(jìn)步、信息技術(shù)的普及對(duì)企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到我國文書檔案的管理中，是時(shí)代發(fā)展的需要，是社會(huì)進(jìn)步的必然結(jié)果。信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。本文重點(diǎn)講述怎樣實(shí)現(xiàn)文書檔案管理辦公自動(dòng)化。

一、辦公自動(dòng)化文書檔案管理的新特點(diǎn)

（一）辦公自動(dòng)化為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案則是文件的精華，是文件的組合。但文件與檔案又有所不同，文件是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料：檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分，只有把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而集中保存起來的文件，才能最后成為檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，專業(yè)的軟件公司在設(shè)計(jì)開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)一般會(huì)考慮與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，有條件的甚至?xí)n案管理系統(tǒng)的所有功能全部嵌套在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。這種情況下，文件與檔案同存在一個(gè)大系統(tǒng)中，他們之間的時(shí)空距離被縮短，界限被淡化。在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件，通過系統(tǒng)本身具備的功能進(jìn)行簡單操作，就可以將文件轉(zhuǎn)入檔案庫，再進(jìn)一步整理完成電子歸檔，這樣就可做到隨時(shí)歸檔，使歸檔時(shí)間提前，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

（二）辦公自動(dòng)化有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，無疑使這一辦公活動(dòng)呈現(xiàn)全新的局面。在以往的文書處理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，在文件資料的收集整理過程中，既要求資料完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚。既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，使得這個(gè)過程變得十分方便、有序，簡單易行。因此，辦公自動(dòng)化不僅有利于文書工作和檔案工作的對(duì)接，而且有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)文書工作與檔案工作的全過程管理。

（三）辦公自動(dòng)化使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索問題一直是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理難點(diǎn)之一。辦公自動(dòng)化在檔案管理中的應(yīng)用，較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用，文書處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件進(jìn)行歸檔，滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

（四）安全、可靠的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于電子文件穩(wěn)定保存

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)操作人員的使用權(quán)限加以限制，根據(jù)各級(jí)工作人員的崗位不同，賦予不同操作人員不同的處理權(quán)限，且憑密碼登陸，這樣，就防止了其他人員進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更改，確保了系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全可靠。辦公自動(dòng)化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比，有著體積小、壽命長，便于保存等優(yōu)點(diǎn)。我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動(dòng)硬盤等。 這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、在辦公自動(dòng)化背景下如何進(jìn)行文書檔案管理

辦公自動(dòng)化給文書檔案管理提供了較為方便以及快捷的方式，那么如何在這個(gè)大背景下，進(jìn)行文書檔案管理是當(dāng)前亟待解決的問題，下面就從以下幾方面進(jìn)行論述：

（一）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的隔離

為了進(jìn)一步確保文書檔案信息的安全性以及可靠性，必須對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離。首先，對(duì)路由器進(jìn)行隔離，先將所有的 IP 地址進(jìn)行屏蔽，然后將需要的 IP 地址放入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中；最后，采取防火墻進(jìn)行隔離，我國大多數(shù)的防火墻都有一定的認(rèn)證機(jī)制，不論那種防火墻，都應(yīng)具備最為基本的五大功能，分別為：Web 非授權(quán)訪問的防護(hù)功能、對(duì)Web攻擊的防護(hù)功能、Web惡意代碼的防護(hù)功能、應(yīng)用交付能力以及Web應(yīng)用合規(guī)功能，在實(shí)現(xiàn)讀取數(shù)據(jù)方便以及快捷的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的安全性。

（二）轉(zhuǎn)變工作方式，突出重點(diǎn)

既然對(duì)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，突出重點(diǎn)，采取適宜現(xiàn)代文書檔案管理的工作方式。首先，要加強(qiáng)與多個(gè)部門之間的合作。系統(tǒng)在開發(fā)以及利用中都需要建立良好的溝通，準(zhǔn)確把握雙方需求，加強(qiáng)檔案管理人員之間的合作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)與信息部門之間的合作。最后，由傳統(tǒng)的手工調(diào)卷向多渠道以及多路徑轉(zhuǎn)變，通過提供多種網(wǎng)絡(luò)途徑，使用者可以利用日期以及關(guān)鍵字進(jìn)行相關(guān)信息的查詢，方便使用者在線瀏覽。

（三）制定文書檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范

由于在辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案管理具有的新特點(diǎn)，因此，必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。一方面，規(guī)范相關(guān)管理體制。由于，目前很多單位的文件管理與檔案管理是相分離的，不屬于同一個(gè)部門，在文件歸檔的前期工作中容易發(fā)生越權(quán)行為，鑒于此種情況，必須在體制上進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。另一方面，對(duì)業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)操作過程進(jìn)行規(guī)范。主要包括：文件處理、歸檔處理以及著錄等使用統(tǒng)一的電子文件格式，數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)等，從而確保不同類型的電子文件實(shí)現(xiàn)安全歸檔。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作是由人來執(zhí)行操作的，所以，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過自學(xué)或者培訓(xùn)的方式形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，不斷更新檔案管理人才，向檔案管理隊(duì)伍中注入新的生機(jī)，通過學(xué)習(xí)來獲取更多的知識(shí)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行激勵(lì)機(jī)制以及業(yè)績考核等，將業(yè)績考核與人員升職相掛鉤，充分調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作在單位或者企業(yè)中的地位越來越凸顯，是新形勢(shì)下檔案管理的需要，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理進(jìn)行辦公自動(dòng)化也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以對(duì)于辦公自動(dòng)化，要不斷地進(jìn)行探索與研究，不斷地進(jìn)行分析與總結(jié)，規(guī)范其操作流程，在信息的傳遞與使用過程中注意防范安全隱患，確保文件傳遞的安全性。同時(shí)要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的文書檔案管理人員，不僅要加強(qiáng)技術(shù)方面的培訓(xùn)，更要進(jìn)行素質(zhì)方面的培養(yǎng)與激發(fā)。

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