提高科技檔案管理水平途徑研究

張瑞芳

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 本文從科技檔案概念及特點(diǎn)出發(fā)，系統(tǒng)分析了科技檔案管理中存在的問題，并且對加強(qiáng)科技檔案管理的方法途徑進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞 科技檔案 管理水平

在企事業(yè)單位和科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行的生產(chǎn)、科研、基建、管理等活動中，科技檔案是一個重要的組成部分。然而，在我國現(xiàn)階段的科技檔案管理工作中，還存在一些共性問題，剖析問題發(fā)生的原因并進(jìn)行途徑探討，對提升科技檔案管理工作水平具有積極意義。

一、科技檔案的概念及特點(diǎn)

一個單位的科技檔案對其在科技領(lǐng)域的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等方面有著極其重要的參考價值，各單位必須重視并加強(qiáng)對科技檔案的管理力度?？萍紮n案的特點(diǎn)具體如下：

（1）就科技檔案的形式來講，科技檔案最突出的一個特點(diǎn)就是具有很強(qiáng)的成套性。

（2）科技檔案通常是一個完整的科學(xué)研發(fā)或科技生產(chǎn)項目所產(chǎn)生出的一系列相關(guān)技術(shù)資料，具有很高的學(xué)術(shù)研究價值。

（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，一般來說，一份完整的科技檔案應(yīng)包含相關(guān)的科研或項目文件、圖紙文件、電子文件等。

（4）科技檔案具有很高的保管和利用價值，其內(nèi)容涵蓋科學(xué)、技術(shù)、研究成果等，是開展學(xué)術(shù)建設(shè)、工程設(shè)計、科研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。

（5）科技檔案具有嚴(yán)格的保密性，一些科技檔案會涉及到重要的商業(yè)機(jī)密、保密技術(shù)、軍工項目等，因此對科技檔案的保密工作要求十分嚴(yán)格。

二、科技檔案管理存在的主要問題

隨著社會的發(fā)展，對科技檔案管理工作的要求也越來越高，科技檔案管理工作中存在的問題也越來越多，這就說明科技檔案管理工作的發(fā)展還具有很大的空間，為使得科技檔案的管理能夠與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，使其與現(xiàn)代化的檔案管理方式相適應(yīng)，就必須弄清我國目前科技檔案管理中存在的問題，并采取有效措施進(jìn)行解決。

（一）重收集，輕歸檔

對于建筑設(shè)計類企業(yè)而言，科技檔案資源的價值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價值。在傳統(tǒng)管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價值的資源。

（二）重管理，輕建設(shè)

庫存的科技檔案是建筑設(shè)計企業(yè)的主要信息庫，其潛在的開發(fā)和應(yīng)用價值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統(tǒng)性，才能為資源進(jìn)一步開發(fā)利用提供便利。在實(shí)際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強(qiáng)的工程技術(shù)專業(yè)知識或檔案管理理念，導(dǎo)致難以保障歸檔資源的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是一些體現(xiàn)了設(shè)計項目來龍去脈的專業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，由于技術(shù)類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項目的技術(shù)過程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。

（三）重保存，輕選擇

科技檔案管理人員一般并無機(jī)會親身參與項目的實(shí)際管理，其職責(zé)僅為對接收的檔案資源進(jìn)行管理。而當(dāng)一個項目結(jié)束之后，科技檔案管理人員由于對該項目沒有整體觀念，無法選擇應(yīng)該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導(dǎo)致一部分重要科技檔案沒能及時移交檔案室，造成一些應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)資料未能及時入庫，有的甚至出現(xiàn)丟失?；蛘咄浑A段的成果出現(xiàn)多個版本，不能保障再檔案利用的準(zhǔn)確性

三、完善科技檔案管理的途徑

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善客觀上要求當(dāng)前企業(yè)檔案工作必須與之協(xié)調(diào)發(fā)展。因此，行業(yè)在為-企，dk發(fā)展創(chuàng)造空間的同時，要同步考慮企業(yè)檔案工作；必須改變過去直接的、命令式的微觀管理的運(yùn)作模式，轉(zhuǎn)向以宏觀調(diào)控為主的運(yùn)作模式。通過大力加強(qiáng)科技檔案法制建設(shè)、規(guī)劃管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為企業(yè)創(chuàng)建良好的科技檔案管理外部環(huán)境，推動企業(yè)檔案工作依法自主運(yùn)行。

（一）微觀管理模式由注重管理轉(zhuǎn)向注重服務(wù)

1.推進(jìn)科檔一體化管理。由于實(shí)施一體化管理，管理鏈大大縮短。管理流程中管理活動之間的關(guān)系變得容易協(xié)調(diào)和處理。一方面，可以減少檔案信息在傳遞過程中不必要的浪費(fèi)和消耗。另一方面，管理流程中各項管理活動之間存在內(nèi)在的聯(lián)系，檔案業(yè)務(wù)管理活動之間產(chǎn)生溝通，雙向互動作用因此形成。

2.科技文件檔案化管理必須堅持以我為主的原則。由于基層立檔單位的專業(yè)性質(zhì)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、任務(wù)分工、崗位設(shè)置等不同，檔案部門參與科技文件管理的范圍、內(nèi)容和形式不盡一致，所以科技文件檔案化管理必須要依托本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)工作流程，充分考慮科技、生產(chǎn)活動和檔案管理活動的雙重需求，維護(hù)對科技文件的形成、歸檔工作的控制能力，實(shí)現(xiàn)文件業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)工作流程的集成，有效提高科研生產(chǎn)管理活動的效率、效益和效能，提升本單位項目管理的整體水平和實(shí)際管理能力。

3.推進(jìn)科技檔案、科技情報、科技圖書—體化管理。在單位自我發(fā)展以及參與市場競爭的需求牽引下，人們對科技檔案科技信息特性的不斷重視，是拓展科技檔案業(yè)務(wù)管理外延的內(nèi)在動力。一體化管理不僅要在組織管理上實(shí)現(xiàn)一體化管理，還要在資源建設(shè)和業(yè)務(wù)管理上實(shí)現(xiàn)一體化。通過三位一體共同進(jìn)行資源建設(shè)和業(yè)務(wù)管理，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的檢索工具，及時地收集單位內(nèi)外的科技信息資源，滿足本單位各種信息資源的需求。

4.推進(jìn)深層次服務(wù)。在利用服務(wù)過程中，逐步建立利用服務(wù)反饋系統(tǒng)，不斷研究檔案文件的利用規(guī)律，及時掌握用戶需求。逐步為用戶建立個人特有的數(shù)據(jù)庫，開展個性化特色服務(wù)，對利用服務(wù)實(shí)施全過程跟蹤。擴(kuò)大服務(wù)范圍，采取靈活的服務(wù)權(quán)限控制方式開展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。不斷參與成果管理和轉(zhuǎn)讓，加強(qiáng)檔案信息交流，深化檔案咨詢服務(wù)和編研工作。變個體服務(wù)為團(tuán)隊服務(wù)，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）組織體系構(gòu)建將更注重業(yè)務(wù)流和檔案信息流的融合

業(yè)務(wù)流程和電子文件管理流程的集成，迫切要求文件形成部門、檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作、相互協(xié)調(diào)。必須對組織結(jié)構(gòu)、組織關(guān)系、職權(quán)層次、指揮系統(tǒng)和信息系統(tǒng)等進(jìn)行調(diào)整和改變，以充分發(fā)揮組織管理效能。優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程。為以較低成本實(shí)現(xiàn)高效統(tǒng)一的科技檔案管理，檔案管理人員要從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)全局角度出發(fā)，明確管理目標(biāo)、各項管理活動以及管理活動之間的關(guān)系，明確開展科技檔案管理活動的基本方式，協(xié)調(diào)歸檔前后的各項管理活動，避免不同管理活動、不同階段勞動的浪費(fèi)。

（三）運(yùn)行機(jī)制由內(nèi)生性向開放性轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范體系建設(shè)

建立企業(yè)檔案管理規(guī)范體系，接軌本行業(yè)的管理規(guī)范是新時期企業(yè)檔案工作自我發(fā)展的要求。通過建立本單位的企業(yè)規(guī)范體系，可以使本單位的管理規(guī)范更具有指導(dǎo)性、包容性、和實(shí)用性。結(jié)合具體的業(yè)務(wù)管理，通盤考慮，從頂層設(shè)計，適時對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行修訂，加強(qiáng)本單位檔案管理規(guī)范的適用性。完善評估制度體系建設(shè)。

（四）基本管理形式不斷推陳出新，不斷推進(jìn)基本管理形式創(chuàng)新

基本管理形式存在的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效組織管理，為用戶提供服務(wù)。原有基本管理形式已經(jīng)不能緊跟新的復(fù)合性的管理形式。所以分類工作、利用工作、整理工作、價值鑒定工作以及編研工作必須直接面對用戶的需求。檔案管理人員既要主動關(guān)注基本管理形式和用戶需求的相關(guān)性，又要關(guān)注基本管理形式內(nèi)在的相關(guān)性，真正從節(jié)約管理成本和提高管理效率出發(fā)，從用戶角度全面考慮基本管理形式調(diào)整。不斷推進(jìn)支撐性理論創(chuàng)新。傳統(tǒng)的科技檔案分類學(xué)理論、利用學(xué)理論、整理理論、價值鑒定理論在一定時期對科技檔案管理工作確實(shí)起到了支撐性指導(dǎo)作用。但是，隨著檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)際情況的變化以及檔案室檔案信息化建設(shè)的開展，原有的理論開始不適應(yīng)現(xiàn)有的檔案工作發(fā)展?fàn)顩r，為此必須對自身進(jìn)行必要的完善和調(diào)整。而且對這些支撐性理論的研究和探索必須走在檔案工作實(shí)踐的前面，否則會影響檔案信息化建設(shè)工作的成效。

四、結(jié)語

科技檔案管理至關(guān)重要，因此，在管理的后續(xù)發(fā)展中，要不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)對科技檔案管理的作用的重視，嚴(yán)格管理體系，促進(jìn)科技檔案管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

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