事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新之初探

陳丹

摘 要：就目前我國的事業(yè)單位的檔案管理工作來說，雖然各個(gè)事業(yè)單位已經(jīng)變得開始重視檔案管理工作了，并且檔案管理這項(xiàng)工作也受到了社會(huì)各界的認(rèn)識(shí)與關(guān)注，可是就其工作具體模式而言，目前我國的檔案管理工作依然保留著老一套的保守思想以及未曾發(fā)展改善過的工作方法等問題，如果不將這些問題進(jìn)行有效的處理，那么該事業(yè)單位的未來發(fā)展前景實(shí)屬堪憂，所以本文著重的談?wù)撊绾卧谑聵I(yè)單位的檔案管理工作中創(chuàng)新工作方法，并且探究更合適與當(dāng)今社會(huì)下的工作方案，進(jìn)而提升工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 概述

相比普通的生產(chǎn)性的盈利企業(yè)來說事業(yè)單位的檔案管理工作的工作內(nèi)容要更為的復(fù)雜、龐大和高要求。事業(yè)單位的檔案管理工作的內(nèi)容主要有人員檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書、文件、規(guī)劃、文稿等一系列的內(nèi)部行政檔案，以及該事業(yè)單位以前的檔案資料和事業(yè)單位對(duì)未來的規(guī)劃和各種業(yè)務(wù)的具體文案等。檔案管理工作在事業(yè)單位的所有工作中占的比重是最大的，因?yàn)槿绻霈F(xiàn)什么問題那么該事業(yè)單位的其他各方面工作都會(huì)受到相應(yīng)的影響，檔案管理這項(xiàng)工作并不是人們所認(rèn)為的單純的將一些信息文案進(jìn)行妥善的保管，隨著事業(yè)單位在社會(huì)中的職能不斷的改變，現(xiàn)在的檔案管理工作是要為事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)更好的提供推動(dòng)力，并且促使事業(yè)單位更好的履行為大眾服務(wù)等社會(huì)職能。

檔案管理這項(xiàng)工作雖然在近些年被各個(gè)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所重視，可是從檔案管理這項(xiàng)工作本身的工作效率來說，其工作中依然存在著很多需要改進(jìn)的問題、落后的工作方案以及管理的不嚴(yán)苛，如果想要事業(yè)單位蓬勃的發(fā)展，那么就需要將相應(yīng)的檔案管理工作實(shí)時(shí)更新，并且不斷的改善自身的工作意識(shí)以及管理手段，使得其可以為事業(yè)單位的發(fā)展做源動(dòng)力而不是拖后腿。就目前我國的事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作來說，其工作模式任然遲滯在最原始的信息管理這個(gè)初級(jí)的不能再初級(jí)的層次上，甚至有的事業(yè)單位在檔案管理的工作過程當(dāng)中，相應(yīng)的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等工作必須的設(shè)備都沒有進(jìn)行全面的配置，基于這些問題事業(yè)單位的檔案管理工作普遍存在這缺乏足夠的安全保障，并且科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性都不夠。這些問題必須要重視起來，并且將解決這些問題作為工作的首要任務(wù)，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上再探索新的工作方法和管理理念。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的思考

現(xiàn)階段檔案管理工作在事業(yè)單位當(dāng)中首要的任務(wù)就是將自身工作模式從原始的被動(dòng)進(jìn)而轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，這就需要事業(yè)的單位以及其自身承擔(dān)起更重的責(zé)任以及實(shí)名。檔案管理工作的工作模式和工作意識(shí)如果不進(jìn)行及時(shí)的革新，那么其本身以及相關(guān)的事業(yè)單位都會(huì)被這個(gè)不斷進(jìn)步的大環(huán)境所淘汰，到那是檔案管理也就再無用武之地了。

2.1 確立科學(xué)主動(dòng)的工作意識(shí)

所謂的檔案管理工作并不是只有事業(yè)單位在對(duì)其進(jìn)行運(yùn)用，其實(shí)只要是有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、人事活動(dòng)的場所以及各個(gè)企事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理這項(xiàng)工作都是不可或缺的重要工作，然而檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的意義來說更為重大，因?yàn)槭聵I(yè)單位本身的發(fā)展不僅僅關(guān)乎到其發(fā)展，而且更加的關(guān)乎到我國的社會(huì)主義的建設(shè)以及社會(huì)主義和諧建設(shè)的整體發(fā)展，所以相關(guān)的工作人員要將自身的工作只能也做出相應(yīng)的改良，從原始的檔案監(jiān)管人和清點(diǎn)工轉(zhuǎn)變成先進(jìn)的檔案使用人和檔案控制者，并且要用正確的積極的工作態(tài)度來對(duì)待檔案管理工作，在這個(gè)死板無趣的工作當(dāng)中尋找新的工作動(dòng)力。僅僅靠著單純的喊口號(hào)和做宣傳是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠建立起檔案管理工作當(dāng)中所需要的科學(xué)主動(dòng)的工作態(tài)度的，想要建立起這種工作態(tài)度就必須要針對(duì)于檔案管理工作的具體工作思路進(jìn)行強(qiáng)化并且相關(guān)的工作人員要積極主動(dòng)的掌握檔案的具體運(yùn)用以及相關(guān)的工作知識(shí)。這種針對(duì)于檔案管理工作的學(xué)習(xí)不應(yīng)該僅僅局限于相關(guān)的工作人員，要將其推廣開來推廣到整個(gè)事業(yè)單位中，從最高的管理者、決策者到最平常的工作人員都應(yīng)該投身到相應(yīng)的學(xué)習(xí)進(jìn)修當(dāng)中，這樣不但在一定的程度上可以給事業(yè)單位的檔案管理工作的全局把控做出正確的指引，而且還可以在事業(yè)單位中起到一個(gè)很好的帶頭作用，并且在事業(yè)單位內(nèi)部營造一個(gè)良好的檔案管理工作環(huán)境。

2.2 提升檔案管理信息化水平

事業(yè)單位的檔案管理這項(xiàng)工作已經(jīng)不能算作一個(gè)較新的理念了，但是就我國目前的實(shí)際情況來說，檔案管理工作的信息化水準(zhǔn)還是處于較為初始的階段的，也就是最為普通的電腦記錄、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等來作為代替人工文本的記錄工具，或者是在事業(yè)單位之中建立一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)用于信息的傳輸。這些方式都和本文所提出的信息化的處理存在著相當(dāng)?shù)牟罹唷Ｋ^的檔案管理的信息化，其實(shí)就是應(yīng)該將檔案管理這項(xiàng)工作從檔案的兩種管理方式著手，也就是人們常說的人工文本以及電子檔案，這樣做不但在檔案的管理工作的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性上有著明顯的成效，在檔案利用過程中的調(diào)取檔案時(shí)的速率上也有著較為明顯的功效，在對(duì)檔案的閱讀權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制，防止檔案被肆意篡改的同時(shí)還要保證工作質(zhì)量。在檔案管理工作當(dāng)中，有一部分檔案是可以公開共享的，而想要將這些信息做到實(shí)時(shí)的共享和及時(shí)的傳輸，就必須要有著時(shí)刻備份數(shù)據(jù)的工作意識(shí)，這樣不僅僅可以有效的將數(shù)據(jù)即使進(jìn)行共享，而且還可以保證數(shù)據(jù)的安全性，防止惡意刪除等問題。

2.3 大力推廣大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)是相對(duì)于當(dāng)前我們熟知的以M為單位或者以G為單位進(jìn)行數(shù)據(jù)存數(shù)的意識(shí)，大數(shù)據(jù)遠(yuǎn)比G為單位的數(shù)據(jù)存數(shù)規(guī)模更大。對(duì)于事業(yè)單位來說，隨著社會(huì)職能的轉(zhuǎn)變、涉及工作范圍的不斷擴(kuò)大以及單位建設(shè)工作的不斷開展，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)條件已經(jīng)越來越無法適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需要，所以應(yīng)用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在事業(yè)單位的檔案管理工作中也是必不可少的。大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不僅僅表示能夠存儲(chǔ)足夠多的數(shù)據(jù)，同時(shí)為了能夠進(jìn)一步體現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間優(yōu)勢(shì)及信息化優(yōu)勢(shì)，我們還應(yīng)該將檔案管理及數(shù)據(jù)記錄的類型進(jìn)行進(jìn)一步擴(kuò)展，從原有以數(shù)字、文字、符號(hào)為基礎(chǔ)的檔案編制模式轉(zhuǎn)變?yōu)榘〝?shù)字、文字、符號(hào)在內(nèi)并將圖像、視頻、音頻也囊括其中的多元化模式，這樣不僅能夠更全面的充實(shí)檔案內(nèi)容，同時(shí)還可以在此基礎(chǔ)之上利用數(shù)據(jù)模型技術(shù)將2D信息建造成3D影像和模型，從而更直觀的了解檔案內(nèi)容及各種信息。當(dāng)然大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也具有其特殊的設(shè)備要求，所以我們應(yīng)該在自身?xiàng)l件能及的情況下進(jìn)行檔案儲(chǔ)存設(shè)備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開展，讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出起更大作用。

2.4 加強(qiáng)軟件的開發(fā)與利用

管理軟件的使用對(duì)于現(xiàn)代企事業(yè)單位的管理工作來說可謂是理所當(dāng)然，在事業(yè)單位檔案管理工作中也應(yīng)該大力推行自動(dòng)化管理軟件的使用，針對(duì)事業(yè)單位與普通生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)在管理工作中的諸多差異，事業(yè)單位的檔案管理軟件不建議直接購買市面上的成品管理軟件，成品管理軟件雖然從價(jià)格上來說相對(duì)便宜，也能夠應(yīng)付一般化的管理內(nèi)容，但是針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜性與龐雜性，還是應(yīng)該盡量選擇定制軟件，將事業(yè)單位在人事檔案、建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、文件檔案等各方面的管理需要盡可能的實(shí)現(xiàn)于管理軟件當(dāng)中，從而幫助檔案管理工作能夠真正獲得質(zhì)量上的提升。

3 結(jié)束語

隨著我國的發(fā)展、社會(huì)的昌盛、時(shí)代的變遷以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相應(yīng)的進(jìn)行發(fā)展的還有各個(gè)事業(yè)單位，而如何使得事業(yè)單位又好又快并且穩(wěn)定的發(fā)展，這就需要事業(yè)單位在工作過程中著重的改善自身的檔案管理工作，并且將其工作模式以及方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而使得檔案管理這項(xiàng)工作可以為事業(yè)單位的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

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