人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施研究

孫仲秋

摘 要：現(xiàn)在我國(guó)高等教育已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普及化，高校畢業(yè)學(xué)生的數(shù)量越來(lái)越多，但是相比之下人們都更加重視畢業(yè)生的就業(yè)問(wèn)題，但是對(duì)檔案管理工作則沒(méi)有給予相應(yīng)的重視，很多學(xué)生甚至自己都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這在我國(guó)是一個(gè)非常普遍的問(wèn)題。我國(guó)很多人才交流服務(wù)中心本身也并不具備足夠的信息化程度，檔案流轉(zhuǎn)工作規(guī)范程度也存在嚴(yán)重不足，所以需要我們給予足夠的重視。本文首先探討了畢業(yè)生檔案信息管理工作中的問(wèn)題，之后結(jié)合實(shí)際情況提出了一些對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；人才交流中心；檔案管理

正常來(lái)說(shuō)，在高校學(xué)生畢業(yè)之后，檔案往往是從學(xué)校直接發(fā)往生源當(dāng)?shù)氐娜肆Y源管理中心，畢業(yè)生在去得畢業(yè)證書之后應(yīng)該前往人社局報(bào)到，之后直接轉(zhuǎn)入人才就留中心，也可以在擇業(yè)期結(jié)束之后轉(zhuǎn)入生源處當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心。但是目前我國(guó)每年都有近千萬(wàn)高校學(xué)生畢業(yè)，各地人才服務(wù)中心的檔案接收和處理工作也越來(lái)越繁重，管理工作中或多或少都出現(xiàn)了一些問(wèn)題，所以我們應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，不斷總結(jié)現(xiàn)有問(wèn)題才能提出對(duì)策，提高檔案管理工作的水平。

1 當(dāng)前人才中心在畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 信息技術(shù)普及程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，信息化技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，并且已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到了人們各項(xiàng)日常工作中，這也給我們的生活和工作提供了非常便利的條件，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)硬件在檔案管理工作中具有著相當(dāng)明顯的先天優(yōu)勢(shì)，例如處理速度快、儲(chǔ)存量大等等。但是就實(shí)際情況總結(jié)我們發(fā)現(xiàn)，很多人才中心信息化水平都存在著一些缺陷，無(wú)法滿足于日益繁重的工作需要，在這種條件下，很多人才中心無(wú)論是服務(wù)質(zhì)量還是服務(wù)效率都有所欠缺。很多基層人才服務(wù)中心硬件投入嚴(yán)重不足，并且很多地區(qū)學(xué)生檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，無(wú)論是整理還是錄入都存在著一定的困難沒(méi)這也給管理工作的信息化帶來(lái)了很大的不便。

1.2 棄檔管理的問(wèn)題

在學(xué)生畢業(yè)之后，檔案直接從學(xué)校轉(zhuǎn)入生源所在地，并且移交到當(dāng)?shù)氐娜松缇郑窃趯?shí)際工作中，人才中心在檔案管理工作中面臨著一些新問(wèn)題。舉例來(lái)說(shuō)，很多學(xué)生在畢業(yè)之后并沒(méi)有回到原籍報(bào)到，這樣一來(lái)，就導(dǎo)致了檔案的棄置。除此之外，很多畢業(yè)生在檔案轉(zhuǎn)入人才中心之后就不再過(guò)問(wèn)，檔案更新情況嚴(yán)重落后，這也是檔案棄置的重要原因，直接給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 人員數(shù)量不夠、檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性不強(qiáng)

其實(shí)在檔案管理工作中已經(jīng)出臺(tái)了一系列具體規(guī)定，相關(guān)規(guī)定中直接要求檔案的數(shù)量和專職管理人員的數(shù)量比例應(yīng)該維持在1000：1，但是由于人手匱乏，并且一直以來(lái)檔案管理工作都沒(méi)有得到足夠的重視，所以實(shí)際情況遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到相關(guān)要求的水平。目前每年高校畢業(yè)生數(shù)量都在不斷增加，檔案管理工作也將更加繁重，所以如果不采取有效措施，這個(gè)問(wèn)題將會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重。

對(duì)于檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，很多檔案都存在著非常嚴(yán)重的不規(guī)范問(wèn)題。首先在檔案轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，很多學(xué)校在會(huì)允許學(xué)生自行帶走，但是在報(bào)到的過(guò)程中，代辦和私自拆封檔案的問(wèn)題都非常嚴(yán)重。其次，很多畢業(yè)生在移交檔案的時(shí)候過(guò)程中也存在一定的違規(guī)問(wèn)題，舉例來(lái)說(shuō)，很多調(diào)檔部門要求本人攜帶檔案，但是時(shí)間很短，給畢業(yè)生帶來(lái)了很大的困難。

2 加強(qiáng)人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的策略

人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，平時(shí)的管理工作中對(duì)于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對(duì)于檔案管理的各個(gè)流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。

2.1 加快檔案管理電子化進(jìn)度

為使檔案管理變得更加簡(jiǎn)單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時(shí)，人才中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過(guò)程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)，地方政策應(yīng)支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對(duì)檔案管理軟件的資金投人，購(gòu)買適合縣級(jí)人才中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

2.2 進(jìn)一步完善檔案管理辦法

對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過(guò)統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來(lái)講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。

2.3 適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)

應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)則和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問(wèn)題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才。

2.4 強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性

實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來(lái)，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過(guò)程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，我們應(yīng)正確面對(duì)目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題，并不斷探索改進(jìn)的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升

3 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在畢業(yè)生檔案管理工作中存在著不少問(wèn)題，需要我們提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，這也是很多人才服務(wù)中心所需要面對(duì)的重要課題。首先需要相關(guān)財(cái)政部門對(duì)人才服務(wù)中心給予足夠的支持，提高經(jīng)費(fèi)投入，從軟件設(shè)施和硬件設(shè)施雙管齊下，提高信息化建設(shè)水平，同時(shí)也要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠勝任當(dāng)前越來(lái)越繁重的檔案管理工作，這樣才能不斷提高檔案管理工作的便利性。

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