檔案信息化的管理體會(huì)

王開(kāi)磊

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域。因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)檔案信息化的管理進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理體會(huì)

1 檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對(duì)此，檔案信息有其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案管理自動(dòng)信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動(dòng)信息化水平，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、管理變得尤為重要。

2 信息化檔案管理的特點(diǎn)

2.1 管理一體化

傳統(tǒng)的檔案管理都是相應(yīng)部門(mén)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，分類(lèi)，歸檔，其他的部門(mén)也要對(duì)日常工作中產(chǎn)生的專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個(gè)自動(dòng)化的系統(tǒng)，可以將單位的各個(gè)部門(mén)的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進(jìn)行，將各個(gè)部門(mén)形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門(mén)別類(lèi)的歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來(lái)，有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。另外，檔案管理部門(mén)也可以通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)的進(jìn)行必要的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案的預(yù)見(jiàn)性管理。

2.2 全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，單位的各個(gè)部門(mén)隨時(shí)可以將形成的有查考利用價(jià)值的文件存儲(chǔ)到服務(wù)器上，檔案管理部門(mén)也可以將原有的檔案原件掃描后儲(chǔ)存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定，就可以在單位的局域網(wǎng)上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì)，鑒定，銷(xiāo)毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還要對(duì)歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，通過(guò)管理員的授權(quán)，從而使每個(gè)人都可以通過(guò)電腦在辦公室獲得屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)。

3 檔案信息化的建設(shè)

3.1 建立檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的站點(diǎn)，是發(fā)布各類(lèi)檔案信息并提供檔案利用服務(wù)，構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，在檔案系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、探討檔案業(yè)務(wù)交流、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口，這項(xiàng)工作，極大地促進(jìn)了檔案信息化的建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.2 加強(qiáng)電子文件的管理

一是隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，也可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。檔案部門(mén)接收的電子文件一律存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

3.3 強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才；提高整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同的工作崗位。進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

3.4 加強(qiáng)安全防范，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)

實(shí)踐證明，無(wú)論是信息系統(tǒng)的安全還是信息資源的安全，技術(shù)手段都是最基本、最有效的防護(hù)手段。包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、加密與身份認(rèn)證技術(shù)等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發(fā)現(xiàn)。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)整的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過(guò)程，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。檔案部門(mén)應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。

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